Stratégie d’architecture d’entreprise

La valeur de l’AE ne saute pas forcément aux yeux d’une grande partie de votre organisation, voire de votre DSI. C’est à vous d’en démontrer la valeur. D’aucuns diraient même que vous devez vendre votre architecture avant de la concevoir.

Les DSI se soucient généralement de trois choses : économiser de l’argent, accentuer l’innovation et réduire les risques. L’AE peut leur permettre d’atteindre ces trois objectifs, il vous suffit d’en vendre les avantages lorsque vous répondrez aux questions les plus fréquentes de vos CIO.

Figure 1 : Valeur de l’architecture d’entreprise

Réduire les coûts

Selon Gartner, les entreprises qui possèdent une architecture d’entreprise solide réduisent de 25 % leurs coûts informatiques. Cela n’est pas surprenant étant donné que l’AE permet de découvrir des sources inexploitées d’économies, dont certaines sont énumérées ci-dessous. Nous allons nous concentrer sur quelques activités simples qui vous aideront à réaliser des économies le plus rapidement possible :

1. Rationaliser vos applications

Éliminer progressivement les applications obsolètes et consolidez les applications. Il est possible de réduire les coûts de 15 % en éliminant les applications redondantes sans nuire à la qualité ou à la valeur de l’entreprise. Vous pourrez ainsi réaliser des économies sur les coûts de licence et réduire les coûts d’assistance et de maintenance.

Analysez vos applications par capacité métier et groupe d’utilisateurs. Utilisez votre Matrice des applications avec les capacités métier et les groupes d’utilisateurs pour analyser vos applications et configurez-la pour voir si tout concorde d’un point de vue fonctionnel. Vous pourrez identifier les lacunes de prise en charge ainsi que les redondances dans votre cartographie des applications. Il peut être intéressant de définir des normes globales et d’éliminer progressivement les applications non standardisées.

En évaluant l’adéquation technique et fonctionnelle de vos applications, vous pourrez identifier celles qui ne remplissent pas leur rôle et ne répondent pas aux exigences techniques. Éliminez celles-ci en priorité tout en tenant compte de leur criticité métier afin de ne pas désactiver des applications critiques pour l’entreprise sans les avoir remplacées.

Selon une étude de McKinsey, menée lors de l’évaluation de son portefeuille d’applications, une banque de détail a découvert plus de 50 applications inutilisées, 150 applications redondantes à consolider, 800 interfaces point à point à placer sur une plateforme d’intégration et 400 applications à connecter par l’intermédiaire d’une plateforme d’intégration de données.

La rationalisation des applications peut être la base d’autres activités de réduction des coûts, comme l’optimisation des licences logicielles, le retrait d’applications ou la consolidation du serveur (voir figure 2) avec différents niveaux de complexité et de durée.

Figure 2 : Potentiel d’économies informatiques grâce à la rationalisation des applications (Deloitte)

2. Consolidez vos fournisseurs

Selon une étude mondiale de l’Everest Research Institute, axée sur les services informatiques externes des entreprises, la diminution du nombre de fournisseurs réduisait le coût total de possession (TCO) des applications de 22 à 28 % par an. Gartner a révélé qu’il était possible d’économiser jusqu’à 30 % sur les seuls coûts de licence logicielle, en les optimisant.

L’architecture d’entreprise peut fournir d’importantes informations sur les groupes d’utilisateurs et sur les nombres d’utilisateurs au sein de l’organisation. Utilisez votre inventaire d’AE pour analyser qui sont vos fournisseurs et combien vous dépensez avec eux, puis transmettez ces informations à votre département responsable des achats (voir Figure 3). Vous pourrez facilement identifier les cas dans lesquels vos fournisseurs peuvent être consolidés et ceux dans lesquels le département achats peut renégocier les tarifs, car vous aurez connaissance de vos dépenses totales avec chacun d’entre eux.

Par ailleurs, en tant qu’architecte d’entreprise, vous êtes dans une position idéale pour analyser l’impact des changements sur la cartographie des fournisseurs. Présentez des scénarios de consolidation qui abordent les problèmes de fonctionnalité liés au remplacement des composants informatiques et qui résolvent les interdépendances. Travaillez en étroite collaboration avec le département responsable des achats afin de sélectionner les bons fournisseurs, et n’oubliez pas de prévoir les changements et formations qui accompagnent chaque changement de fournisseur ou de produit.

Figure 3 : Rapport LeanIX analysant les coûts des fournisseurs

3. Gagner du temps sur la documentation

Il est plus difficile de quantifier la réduction des coûts liée aux gains de temps réalisés sur la recherche d’informations informatiques. Toutefois, des études estiment que l’utilisation d’un outil d’AE permet de réduire considérablement les coûts, et de gagner encore plus de temps sur la documentation et la préparation des rapports en utilisant des rapports de pointe et toujours actualisés.

La mise en place d’un outil d’AE a pour autre avantage d’accorder à tout le monde un accès aux informations informatiques pertinentes, et, ainsi, de faire gagner du temps au niveau de la distribution des informations. Les collaborateurs peuvent également collaborer dans l’outil lui-même, en lien direct avec le contexte donné. Selon McKinsey, les organisations peuvent augmenter la productivité des travailleurs de 20 à 25 % en utilisant les technologies sociales. Un registre de connaissances consultable peut réduire jusqu’à 35 % le temps passé par les collaborateurs à rechercher des informations.

Les projets peuvent ainsi démarrer plus rapidement, car toutes les informations utiles sont déjà en place, ce qui permet de réaliser d’importantes économies sur les coûts de personnel et de consultation. Étant donné qu’un consultant informatique coûte au minimum 20 000 euros par mois, les gains s’engrangeront rapidement.

Ne sous-estimez pas non plus les avantages liés à la documentation, car les pertes de connaissances peuvent coûter cher. Des collaborateurs peuvent quitter votre entreprise en emportant avec eux leurs connaissances des systèmes. Si vous ne disposez pas d’une documentation adéquate, vous risquez de perdre rapidement le contrôle de vos coûts. Pas moins de 11 milliards d’euros seraient perdus chaque année en raison des fuites de connaissances.

Réduire les risques

1. Éviter les incidents de sécurité informatique

Un inventaire d’AE à jour vous apporte des informations essentielles concernant l’ensemble de vos applications, ainsi que les technologies dont elles dépendent. Vous pourrez ainsi faire le bilan des applications qui courent un risque en raison d’un arrêt de la prise en charge des composants informatiques sous-jacents, et garder une trace de vos normes technologiques. Les incidents liés à la non-prise en charge de composants technologiques coûtent environ 600 000 euros aux entreprises.

Une solution d’AE permet de définir des responsabilités claires pour la sécurité informatique. Des responsabilités claires pour les applications, les processus et les composants informatiques peuvent être définies et maintenues. Les mécanismes d’assurance qualité garantissent que les données sont à jour et immédiatement disponibles dans le contexte adéquat en cas d’audit ou d’incident de sécurité.

Votre outil d’AE peut également vous aider à classifier la criticité des objets de données utilisés par les applications de votre entreprise. Avec l’aide de l’AE, vous pouvez baser vos décisions technologiques sur des données fiables et actualisées.

2. Éviter les pannes informatiques dues aux technologies obsolètes

La plupart des sociétés ont moins de mal à introduire de nouvelles technologies qu’à s’en séparer. Même les organismes publics ne sont pas à l’abri.

Représentation des risques technologiques d’une cartographie des applications :

Figure 4 : Impact de l’obsolescence des technologies sur l’entreprise

3. Ne pas se faire rattraper par les problèmes de conformité

Les entreprises doivent se conformer à de nombreuses règlementations de l’HIPAA, du PCI et de la FISMA. Même si la conformité a un coût et nécessite une vue globale et détaillée des applications et des technologies, le coût d’une éventuelle sanction sera toujours plus élevé. En règle générale, les experts estiment que la non-conformité a un coût 2,5 fois supérieur à celui de la conformité.

Un inventaire de l’AE à jour ne se contente pas de fournir des données fiables servant à documenter votre conformité avec les règlementations. L’extension LeanIX Survey vous permet également de créer des sondages ponctuels ou réguliers pour inciter les équipes concernées à conserver des informations précises sur, par exemple, l’utilisation de données sensibles par les applications.

Devenir plus agile

L’architecture d’entreprise peut stimuler l’innovation dans l’ensemble de l’organisation. Placez l’accent sur l’innovation : en simplifiant les efforts de documentation, de gouvernance et de reporting, l’entreprise peut consacrer son temps à insuffler le changement et faire du cloud, du big data et de la numérisation un succès. Les méthodes de développement modernes telles que DevOps se basent sur l’accès aux informations et la réutilisation des services.

1. Responsabiliser vos développeurs

Vous pouvez lever les obstacles à l’efficacité en simplifiant les efforts de documentation, de gouvernance et de reporting, grâce à la mise à disposition, dans votre solution d’AE, de toutes les informations concernant la cartographie informatique de votre organisation. Documentez automatiquement tous les nouveaux services, leurs cycles de vie et leurs interfaces dans votre inventaire informatique afin de vous conformer aux exigences réglementaires. Ceci profite également aux nouveaux collaborateurs, qui bénéficient rapidement de toutes les informations concernant la cartographie informatique dont ils ont besoin pour faciliter leur intégration.

2. Collaborer facilement

Brisez les structures monolithiques et mobilisez vos collaborateurs à l’intérieur comme à l’extérieur de votre organisation informatique, en utilisant les fonctions de collaboration de votre outil d’AE. Développez un langage commun avec toutes les parties prenantes pour éviter les malentendus et gagner en vitesse.

Selon McKinsey, près de 80 % des cadres d’entreprises interrogés déclarent qu’une collaboration efficace entre les divisions produits, fonctionnelles et géographiques était essentielle pour la croissance de l’entreprise. Toutefois, seuls 25 % des répondants ont décrit leur organisation comme « efficace » sur le plan du partage des connaissances entre les départements.

Ils ont également présenté le cas d’une société d’ingénierie. Une analyse d’un des groupes les plus performants de la société a démontré qu’un petit nombre de directeurs des travaux et d’ingénieurs représentait 35 % de l’ensemble de la collaboration au sein de cette société.

Ce type de collaboration a considérablement amélioré la capacité de ce groupe à fournir des services d’experts. La définition et le renforcement de la connectivité entre les spécialistes d’autres groupes ont permis à la société de faire passer son chiffre d’affaires de 80 à 275 millions de dollars en l’espace d’un an.

3. Réduire les « obstacles à la complexité »

Les organisations sont composées de personnes, de choses, de départements, de processus, d’objectifs, de politiques, de règles, d’événements, de lieux, etc. Pour les grandes entreprises, il est impossible pour les collaborateurs de mémoriser et d’utiliser autant de variables, et d’apporter des changements importants si les informations qui les concernent ne sont pas documentées grâce à l’AE.

Si les collaborateurs ne partagent pas les informations, il est très difficile pour les autres de changer les choses, de créer de nouvelles gammes de produits ou d’étendre la capacité des systèmes. Lorsque des systèmes sont modifiés pour répondre à de nouvelles exigences, des erreurs se produisent souvent dans des emplacements inattendus, car les informations complètes ne sont pas mises à disposition avant le changement.

Non seulement cela rallonge le délai de réalisation des changements, mais les collaborateurs sont également plus réticents à initier des changements. Une étude d’A.T. Kearney révèle que les sociétés peuvent augmenter leur EBIT de 3 à 5 pour cent en moyenne grâce à la gestion de la complexité systémique.

En plaçant dans votre inventaire d’AE toutes les informations utiles dans un format accessible, les collaborateurs peuvent accéder aux données sur l’entreprise et sa cartographie technologique dès qu’ils en ont besoin. L’architecture d’entreprise peut considérablement réduire les complexités au sein de l’entreprise qui peut ainsi gagner en agilité.

[SUITE DE L’ARTICLE]

Les programmes d’AE peuvent très facilement s’effondrer. En effet, plus de 66 % des pratiques d’architecture d’entreprise échouent. Mais l’échec n’est pas inévitable. Évitez ces écueils courants pour garantir que votre programme d’AE sera réussi et apportera de la valeur à votre organisation :

1. Trop de planification, pas assez d’action

Évitez de passer trop de temps à planifier et à modéliser le moindre détail. Les architectes d’entreprise sont parfois accusés de vivre dans une « tour d’Ivoire » et de ne rien savoir des réalités de la vraie vie et de ce qui compte pour l’entreprise.

Assurez-vous que votre architecture est en phase avec les réalités de l’informatique, du métier et du budget de votre organisation.

2. Essayer de tout modéliser

N’essayez pas de tout modéliser et de parer à toutes les éventualités. Vous ne pouvez pas anticiper tous les événements qui perturbent votre entreprise. En simplifiant vos modèles d’AE et en vous concentrant sur vos capacités métier, vous restez suffisamment flexibles pour réagir aux événements inattendus et aux nouvelles tendances.

Avant de créer votre inventaire d’AE, prenez le temps de comprendre le problème à résoudre, et définissez ensuite les données que vous devez capturer et conserver. Par exemple, si vous voulez identifier les applications dans lesquelles investir ou désinvestir en fonction de leur utilité technique et fonctionnelle, vous devrez collecter des informations qui vous aident à évaluer leurs capacités techniques et fonctionnelles.

Ne collectez pas de données sans une bonne raison de le faire. Plus vous avez de détails dans votre inventaire d’AE, plus il sera difficile d’en garantir la qualité. Il faut toujours trouver un compromis :

« Si vous souhaitez un modèle profond et détaillé, vous devez trouver un juste milieu entre l’actualisation de vos données et les efforts à fournir pour les maintenir. »

Réfléchissez attentivement à vos cas d’utilisation. De quels rapports avez-vous vraiment besoin ? Commencez par un ou deux rapports importants et collectez les informations nécessaires. Il peut s’agir d’une rationalisation des applications. Vous pourrez penser à étoffer vos cas d’utilisation plus tard, lorsque votre programme d’AE sera mieux implanté.

Lorsque vous créez vos cartographies des capacités métier, privilégiez la largeur à la profondeur. Une analyse des espaces de travail de LeanIX montre que les sociétés utilisent généralement entre 7 et 10 capacités au plus haut niveau, et 70 % n’ont qu’un ou deux niveaux de capacités métier. Adoptez une approche légère pour être certain de réduire la complexité et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

3. Résoudre les problèmes au mauvais niveau

Il est inutile de vous attaquer à des détails techniques complexes ou de consacrer tout votre temps à des modèles stratégiques de haut niveau. Efforcez-vous de faire « juste assez » d’AE « juste à temps » (Gartner) afin d’obtenir des résultats rapides qui sont bien accueillis par la direction.

Ne cherchez pas à faire une architecture d’entreprise qui répond aux attentes de tout le monde. Concentrez-vous sur un petit groupe d’objectifs clairs, puis mesurez et suivez leur succès. Il importe de garder la bonne perspective. Ne risquez pas de perdre de vue les réalités de votre organisation.

4. Pas d’outil, ou un outil inadapté à la mission

Il est judicieux d’introduire un outil d’AE le plus tôt possible. Les solutions qui ne sont pas développées sur mesure, comme Excel ou Visio, finissent par nécessiter plus de travail, car elles atteignent rapidement leurs limites. Le manque de mécanismes d’assurance qualité crée des problèmes au fil du temps et génère d’importantes dépenses de dépannage.

La saisie et la maintenance des données dans des feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs, fastidieuses et gourmandes en ressources. La répartition des dossiers dans différents services ne permet pas de brosser un tableau complet des interdépendances au sein de l’architecture et engendrent des sources de données incohérentes, et dès lors peu fiables.

Trouvez un outil d’AE qui est facile à mettre à jour, qui favorise la communication et la collaboration sur l’ensemble de l’organisation, qui simplifie le partage des informations et l’extraction de rapports de qualité. Grâce à l’accès distribué, les flux de travaux seront optimisés et les parties prenantes seront en mesure de lancer leurs propres analyses.

La qualité de vos données augmentera grâce aux mécanismes d’assurance qualité et votre organisation disposera d’une bien meilleure base pour prendre des décisions.

Maintenir la qualité des données

Si vous gardez vos utilisateurs mobilisés, ils entretiendront les données dans votre inventaire d’AE. Pensez à réaliser des enquêtes régulières pour maintenir la qualité des données ou à utiliser un mécanisme qui demande aux propriétaires d’applications de vérifier l’exactitude de leurs informations à intervalles réguliers.

Concentrez-vous sur les données qui créent de la valeur et qui vous aident dans vos cas d’utilisation. Intégrez des sources de données automatisées lorsque ceci a du sens. Au fil du temps, votre référentiel d’AE deviendra une source d’informations fiable sur laquelle vous pourrez baser vos décisions.

Rendre les données disponibles et impliquer tout le monde

Avez-vous pensé à mettre vos rapports clés à disposition sur votre intranet ? Les entreprises agiles mettent les informations en accès libre pour que chacun puisse y avoir accès en temps utile.

Utilisez vos données pour aider les autres à comprendre la complexité, les priorités métier et les budgets de votre entreprise. Ne limitez pas l’implication au seul service informatique. Mobilisez l’ensemble de l’organisation et maintenez un dialogue ouvert. Ouvrez votre plateforme d’AE aux collaborateurs de tous les services pour les tenir informés.

Les décisions technologiques influent sur l’ensemble de l’entreprise : il est dès lors important d’impliquer un maximum de personnes. Assurez-vous que tout le monde a bien saisi que la numérisation concerne chaque aspect de l’entreprise.

Parler un langage que vos collègues comprennent

Évitez de tomber dans le jargon lorsque vous parlez d’architecture d’entreprise. Car si l’AE n’est pas un concept facile à aborder, l’utilisation d’un vocabulaire complexe ne fait qu’empirer les choses. Adaptez votre message au public visé : par exemple, parlez d’une mise sur le marché plus rapide avec le service marketing.

Aider les équipes à résoudre les vrais problèmes

Mettez en avant les avantages rapides et concrets de l’AE afin de gagner des alliés. Par exemple : aidez l’équipe chargée de l’acquisition d’une nouvelle entreprise en lui fournissant des informations sur la future cartographie informatique. N’utilisez pas des modèles complexes qui n’auront de sens que pour vous, et concentrez-vous sur les avantages concrets.

Intégrer graduellement l’AE aux processus de votre entreprise

Au début, il est préférable de vous concentrer sur quelques domaines et cas d’utilisation. Cependant, en fin de compte, vous avez tout intérêt à lier l’AE à tous les processus de l’entreprise. Définissez toutes les responsabilités techniques et commerciales et élaborez des politiques selon lesquelles aucun projet ne doit être approuvé avant que toutes les données liées à l’informatique soient obtenues.

N’oubliez pas que l’établissement d’un programme d’AE demande du temps et doit se faire par étapes. Une fois les premiers succès engrangés, vous serez en mesure d’utiliser l’AE de manière plus active que réactive.

À terme, votre AE sera si bien établie que vous pourrez davantage vous consacrer à l’identification des opportunités et des principales perturbations et piloter ensuite la transformation de l’entreprise et l’innovation.