Strategie und Best Practices für die Enterprise Architektur

Der Mehrwert von EA wird für den Großteil Ihres Unternehmens nicht auf den ersten Blick erkennbar sein – vielleicht noch nicht mal für Ihren CIO. Sie müssen dazu in der Lage sein, diesen Mehrwert zu vermitteln. Manche sagen sogar, dass man zuerst die Stakeholder vom EA-Mehrwert überzeugen muss und sich erst dann um die Architektur als solche kümmert.

CIOs interessieren sich meistens für drei Dinge: Kosten senken, Innovationsfähigkeit steigern und Risiken minimieren. EA kann dabei helfen, all diese Ziele zu erreichen. Dafür müssen Sie es nur schaffen, den Mehrwert von EA verständlich zu kommunizieren, wenn Sie die wichtigsten Fragen Ihres CIOs beantworten.

Abbildung 1: Mehrwert von Enterprise Architecture

Kosten reduzieren

Laut Gartner haben Unternehmen mit einem soliden EA-Fundament rund 25% niedrigere IT-Ausgaben. Das ist nicht weiter verwunderlich, da mithilfe von EA bisher unentdeckte Einsparungspotenziale erschlossen werden können, die im Folgenden näher beleuchtet werden. Es wird sich auf eine Reihe von Quick-Win-Maßnahmen konzentriert, mit denen Sie in kürzester Zeit signifikante Kosteneinsparungen erzielen können:

1. Rationalisieren Sie Ihre Applikationen

Phasen Sie obsolete Applikationen aus und konsolidieren Sie funktionsähnliche Applikationen. Indem Sie redundante Applikationen abschaffen, können Sie Ihre IT-Kosten um 15% senken, ohne Auswirkungen auf Qualität oder das Geschäft. Dadurch können Sie nicht nur Lizenzkosten einsparen, sondern auch Kosten für Support und Wartung reduzieren.

Analysieren Sie Ihre Applikationen anhand von Business Capabilities und Benutzergruppen. Nutzen Sie die Applikationsmatrix, in der die Applikationen mit ihren jeweiligen Business Capabilities und Benutzergruppen angezeigt werden, und werfen Sie einen Blick auf die fachliche Eignung der dargestellten Applikationen. Dadurch können Sie Supportlücken und Redundanzen innerhalb Ihrer Applikationslandschaft ausmachen. Es ergibt sicherlich Sinn, sich unternehmensweit auf Standardapplikationen zu einigen und andere Applikationen auszuphasen.

Indem Sie Applikationen nach ihrer fachlichen und technischen Eignung hin bewerten, können Sie all jene Applikationen aufdecken, die weder ihren Zweck noch die technischen Voraussetzungen erfüllen. Diese Applikationen sollten Sie unverzüglich abschaffen – behalten Sie jedoch die Geschäftskritikalität im Blick, damit Sie nicht aus Versehen Applikationen ausphasen, die geschäftskritisch sind und noch keinen Nachfolger haben.

Laut einer von McKinsey durchgeführten Fallstudie hat eine Privatkundenbank bei der Bewertung ihres Applikationsportfolios eine erstaunliche Entdeckung gemacht. Sie fanden:

• mehr als 50 ungenutzte Applikationen, die ausgephast werden konnten
• 150 Applikationen, die konsolidiert werden konnten
• 800 E2E-Schnittstellen, die auf eine Integrationsplattform gestellt werden sollten
• 400 Applikationen, die mit einer Datenintegrationsplattform verbunden werden sollten

Die Rationalisierung von Applikationen legt das Fundament für weitere Kostensenkungsmaßnahmen, darunter die Optimierung von Softwarelizenzen, die Ausphasung von Applikationen oder Serverkonsolidierung (siehe Abbildung 2). All diese Maßnahmen unterschieden sich in ihrer Komplexität und Dauer.

Abbildung 2: Einsparungsmöglichkeiten im Bereich IT durch Applikationsrationalisierung (Deloitte)

2. Konsolidieren Sie Ihre Anbieter

Eine Studie des Everest Research Institutes kam zu dem Ergebnis, dass die Gesamtbetriebskosten für Applikationen durch die Anbieterkonsolidierung pro Jahr um 22%-28% gesenkt werden können. Gartner fand heraus, dass sich allein durch die Optimierung der Softwarelizenzen Kosteneinsparung in Höhe von 30% erzielen ließen.

Enterprise Architecture liefert wichtige Informationen zu den Benutzergruppen und der Anzahl der Endbenutzer innerhalb Ihres Unternehmens. Nutzen Sie Ihr EA-Inventar und finden Sie heraus, welche Anbieter Sie haben und wie viel Geld Sie für sie ausgeben. Diese Informationen sollten Sie dann an Ihre Beschaffungsabteilung weiterleiten (siehe Abbildung 3). Sie werden auf den ersten Blick feststellen können, welche Anbieter konsolidiert werden können oder wo Ihre Beschaffungsabteilung bessere Preise aushandeln kann. All das ist möglich, da Sie sich die anbieterspezifischen Kosten detailliert anzeigen lassen können.

Als Enterprise Architect befinden Sie sich also in der perfekten Lage, um jedwede Auswirkungen von Änderungen in der Anbieterlandschaft zu analysieren. Erarbeiten Sie Konsolidierungsszenarien, die mögliche Funktionsprobleme beim Austausch von IT-Komponenten adressieren, und stimmen Sie etwaige Abhängigkeiten aufeinander ab. Arbeiten Sie eng mit der Beschaffungsabteilung zusammen, damit die Anbieterauswahl kontinuierlich optimiert wird und vergessen Sie auf keinen Fall, dass mit einem Anbieter- und Produktwechsel auch Änderungen im Support und zusätzliche Schulung notwendig werden.

Abbildung 3: LeanIX-Report zu Provider-Kosten

3. Weniger Zeit für die Dokumentation aufwenden

Wie viel Zeit bei der Suche nach IT-bezogenen Informationen eingespart wird, lässt sich nur schwer in konkreten Zahlen ausdrücken. Einigen Studien zufolge ist mithilfe eines EA-Tools eine erhebliche Zeitersparnis möglich. Dank moderner, stets aktueller Reports gestaltet sich die Dokumentation und Vorbereitung von Reports um ein Vielfaches zeitsparender.

Ein weiterer Vorteil von EA-Tools besteht darin, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den relevanten IT-Informationen erhält, wodurch eine enorme Zeitersparnis bei der Informationsverteilung erzielt werden kann. Ihre Mitarbeiter können zudem direkt im Tool zusammenarbeiten und alle Informationen im jeweiligen relevanten Geschäftskontext betrachten. Laut McKinsey können Unternehmen die Mitarbeiterproduktivität um 20 – 25% mithilfe sozialer Technologien steigern. Ein Informationskatalog, der aktiv vonseiten der Mitarbeiter durchsucht werden kann, kann den Zeitaufwand, den die Mitarbeiter für die Suche nach Informationen aufbringen müssen, nochmal um bis zu 35% reduzieren.

Außerdem können Sie Projekte schneller in Angriff nehmen, da Sie bereits über alle notwendigen Informationen verfügen. Dies resultiert wiederum in großen Zeit- und Kosteneinsparungen bei Mitarbeitern und Beratung. Wenn man bedenkt, dass ein einziger IT-Berater mindestens 20.000€ pro Monat kostet, summieren sich die Kosten sehr schnell.

Und unterschätzen Sie nicht die Vorteile einer ausführlichen und zugänglichen Dokumentation – der Verlust von Wissen ist eine ziemlich kostspielige Angelegenheit. Wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, verlieren Sie auch deren Expertise und Wissen zu den Systemen Ihres Unternehmens. Ohne eine richtige Dokumentation können die Kosten hier schnell in schwindelerregende Höhen schnellen. Schätzungen zufolge belaufen sich die Kosten dieses Wissensverlusts pro Jahr auf 11 Mrd. Euro.

Risiken reduzieren

1. IT-Sicherheitsvorfälle vermeiden

Ein aktuelles EA-Inventar liefert Ihnen Informationen über alle Applikationen, einschließlich ihrer zugrunde liegenden Technologien. So können Sie besser einschätzen, welche Applikationen möglicherweise risikobehaftet sind, da ihre zugrunde liegenden IT-Komponenten nicht länger unterstützt werden. Außerdem können Sie mit einem solchen EA-Inventar alle Technologiestandards im Blick behalten. IT-Vorfälle (sog. Incidents), die auf nicht unterstützte Technologiekomponenten zurückzuführen sind, kosten Unternehmen im Durchschnitt rund 600.000€.

„Ein wahrlich schockierendes Paradebeispiel dafür, welche katastrophalen Auswirkungen ein IT-Sicherheitsvorfall haben kann, bekam die Fluggesellschaft Comair, einer Tochtergesellschaft von Delta Air Lines, schmerzlich zu spüren. In der geschäftigen Vorweihnachtszeit im Dezember fiel das Crew-Planungssystem von Comair aus, weil es nur eine bestimmte Anzahl von Änderung pro Monat verarbeiten konnte.“

Das System funktionierte plötzlich nicht mehr, sodass in der Vorweihnachtszeit fast 200.000 Passagiere in den gesamten USA festsaßen. Die Einnahmeverluste als direkte Folge dieses Vorfalls werden auf etwa 20 Millionen US-Dollar geschätzt.

Anhand der Informationen, die EA-Tools bieten, können Sie umgehend die Rollen und verantwortlichen Personen ausmachen, die in Sachen IT-Sicherheit relevant sind. Klare Verantwortlichkeiten für Applikationen, Prozesse und IT-Komponenten können in solch einer Lösung eingerichtet und gepflegt werden. Qualitätssicherungsmechanismen sorgen dafür, dass die Daten stets aktuell sind und im Falle eines Sicherheitsaudits oder eben eines Sicherheitsvorfalls im richtigen Kontext zur Verfügung stehen.

Ein EA-Tool kann Ihnen auch dabei helfen, die Kritikalität der Datenobjekte zu klassifizieren, die von den Applikationen Ihres Unternehmens verwendet werden. Mithilfe von EA können Sie Ihre Entscheidungsfindung in Technologiefragen auf zuverlässige und aktuelle Fakten stützen.

2. Ausfälle vermeiden, die von obsoleten Technologien verursacht werden

Die meisten Unternehmen sind besser darin, neue Technologien einzuführen, als veraltete Technologien abzuschaffen – gleiches gilt auch für Regierungsbehörden:

„Wirtschaftsprüfer der US-Regierung haben die US-Bundessteuerbehörde (IRS) 2015 wegen versäumter Aktualisierungsfristen von Windows XP-Computern und Rechenzentrumsservern mit Windows Server 2003 – die beide nicht mehr von Microsoft unterstützt werden – lahmgelegt.“

Neun Monate nachdem Microsoft den Support für Windows XP eingestellt hatte, konnte die Behörde immer noch nicht mit Gewissheit sagen, wie viele der 1.300 Computer auf das neue Betriebssystem gebracht worden waren (etwa 1% der gesamten Anzahl an Computern). Die IRS musste Microsoft zudem für zusätzliche Supportverträge bezahlen, um auch weiterhin mit Sicherheitsupdates versorgt zu werden.

Dank Ihres EA-Inventars behalten Sie problemlos den Überblick über all jene IT-Komponenten, die nicht mehr unterstützt werden und deswegen ein Sicherheitsrisiko darstellen. In LeanIX können Sie die risikobehafteten Applikationen in Reports darstellen, weil die ihnen zugrunde liegenden IT-Komponenten ihr Lebensende erreicht haben.

Technologierisiko einer Applikationslandschaft:

Abbildung 4: Geschäftsauswirkungen von Technologieobsoleszenz

3. Lassen Sie sich nicht von Compliance-Problemen überrumpeln

Unternehmen müssen sich an viele Richtlinien halten – von HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act; Schutz von Gesundheitsinformationen) und die EU-DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) über PCI (Payment Card Industry Data Security Standard; Abwicklung von Kredikartentransaktionen) bis hin zu FISMA (Federal Information Security Modernization Act; Rahmenwerk zum Schutz der US-Regierung vor Cybersicherheitsangriffen und Naturkatastrophen, die sensible Daten gefährden). Obwohl Compliance Geld kostet und man eine detaillierte und akkurate Sicht auf die vorhandenen Applikationen und Technologien braucht, sind die durch Compliance-Verstöße entstandenen Kosten rund 2,5-mal höher als die getätigten Investitionen zur Einhaltung der jeweiligen Compliance-Richtlinien.

Ein aktuelles EA-Inventar liefert Ihnen nicht nur zuverlässige Daten, mithilfe derer Sie die Einhaltung von Compliance-Richtlinien angemessen dokumentieren können. Außerdem können Sie in LeanIX in regelmäßigen Intervallen Surveys an die entsprechenden Mitarbeiter verschicken, um genaue Informationen zur Verwendung vertraulicher bzw. personenbezogener Daten durch Applikationen zu erhalten. Natürlich können Sie Surveys auch flexibel ad hoc erstellen.

Agiler werden

Enterprise Architecture kann im gesamten Unternehmen als Innovationsmotor fungieren. Dank des verringerten Aufwands für Dokumentation, Governance und Reporting können sich Unternehmen darauf konzentrieren, Veränderungen voranzutreiben und Initiativen wie die Cloud-Migration, Big Data und die Digitalisierung erfolgreich umzusetzen. Moderne Entwicklungsmethoden wie DevOps brauchen ungehinderten Zugriff auf aktuelle Informationen und basieren auf der Wiederverwendung von Services.

1. Entwicklern mehr Freiraum geben

Indem Sie alle Informationen, die für die IT-Landschaft Ihres Unternehmens von Bedeutung sind, für alle in Ihrer EA-Lösung zugänglich machen, können Sie Hürden senken. Dokumentieren Sie in Ihrem IT-Inventar alle Services sowie deren Lebenszyklen und Schnittstellen, um aufsichtsrechtliche Vorschriften einzuhalten. Auch neue Mitarbeiter profitieren von diesem IT-Inventar, da sie dort alle notwendigen Informationen ihrer IT-Umgebung finden und dadurch schnell eingearbeitet werden können.

2. Problemlos zusammenarbeiten

Brechen Sie monolithische Strukturen auf und binden Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Ihr EA-Programm mit ein. Halten Sie Informationen allgemeinsprachlich, wenn Sie mit Ihren Stakeholdern sprechen – so lassen sich Missverständnisse einfach vermeiden und Arbeitsabläufe beschleunigen.

Laut McKinsey gaben fast 80% der in einer Studie befragten Führungskräfte an, dass eine effektive Koordinierung über Produkt-, Funktions- und Ländergrenzen hinweg für das Wachstum entscheidend sei. Dennoch bezeichneten nur 25 % der Befragten ihre Unternehmen als „effektiv“ in dieser Hinsicht.

Außerdem beschreiben sie, dass die Geschicke des Unternehmens zwangsläufig von den Entwicklern abhängen. Die Analyse einer der leistungsstärksten Gruppen des Unternehmens ergab, dass eine kleine Anzahl von Managern und Engineers allein für 35% der gesamten Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verantwortlich war.

Diese Art der Zusammenarbeit ermöglichte es der Gruppe, Wissen effizienter zu teilen und gemeinsam zu nutzen. Indem sich mit Spezialisten aus anderen Gruppen zusammengetan wird, konnte das Unternehmen seinen Umsatz in einem Jahr von 80 Millionen USD auf 275 Millionen USD steigern.

3. Die „Komplexitätsbarriere“ absenken

Unternehmen setzen sich aus Menschen, Abteilungen, Prozessen, Zielen, Richtlinien, Regeln, Events, Standorten, etc. zusammen. Besonders in großen Unternehmen ist es für die Mitarbeiter unmöglich, mit so vielen Variablen zu arbeiten und sinnvolle Änderungen durchzuführen, wenn die dafür notwendigen Informationen nicht mittels EA dokumentiert sind.

Wenn Informationen nicht niedergeschrieben werden und nur in den Köpfen der Mitarbeiter existieren, dann wird es für alle schwierig, Änderungen durchzuführen, neue Produktlinien hinzuzufügen, oder die Systemkapazitäten zu erhöhen. Wenn das System angepasst wird, um neue Anforderungen zu erfüllen, treten häufig in den ungewöhnlichsten Bereichen Fehler auf, da nicht alle Informationen vor Durchführung der jeweiligen Änderungen verfügbar waren.

Dies verlängert nicht nur die Zeit, die Unternehmen für die erfolgreiche Implementierung von Änderungen brauchen, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeiter eher ungern Änderungen anstoßen. Eine Studie von A.T. Kearny kam zu dem Ergebnis, dass Unternehmen ihren EBIT mithilfe eines systematischen Komplexitätsmanagements durchschnittlich von 3 auf 5 Prozentpunkte steigern können.

Indem alle Informationen in einem EA-Inventar zugänglich gemacht werden, können Mitarbeiter jederzeit Informationen über die Technologielandschaft erhalten. EA leistet somit einen wichtigen Beitrag zur Verringerung der Komplexität und Steigerung der Agilität in Unternehmen.

Ein Monat scheint nicht allzu lang zu sein – aber in nur 30 Tagen können Sie bereits viel erreichen. Sie sollten sich zunächst auf Quick-Wins konzentrieren, mit dem Sie Ihr Management für Ihre EA-Lösung begeistern und gleichzeitig eine solide Grundlage für zukünftige EA-Projekte schaffen können.

Konzentrieren Sie sich auf die folgenden sechs Schritte, um die Informationen Ihres Portfolios zu bereinigen und direkt mit Ihren EA-Projekten durchzustarten.

1. Sammeln Sie Daten für Ihr Applikationsportfolio

Zuverlässige Informationen über Ihre IT-Landschaft sind die Grundlage für alle zukünftigen Aktivitäten. Überprüfen und bereinigen Sie sowohl bestehende Datenquellen als auch Datenformate. Löschen Sie veraltete oder irrelevante Daten. Weisen Sie Content Owner zu und prüfen Sie mit ihnen gemeinsam die Datenqualität. Sobald die Daten bereinigt sind, können Sie zu Testzwecken einen Datensatz in Ihr EA-Inventar hochladen.

Falls alles reibungslos funktioniert, können Sie die Datenmigration durchführen. In LeanIX können Sie die Datenmigration selbst vornehmen, bspw. mithilfe einer standardisierten Excel-Vorlage oder mit einem Massenimport der Daten über die REST-API. Natürlich können Sie Ihr Inventar auch manuell aktualisieren.

Nutzen Sie mögliche Features zur Datenextraktion bestehender Tools – dies erleichtert Ihnen die Erstellung Ihres Inventars. Beziehen Sie die Content Owner in den Prozess der Datenpflege und Aufrechterhaltung der Datenqualität mit ein und vergessen Sie nicht, zu Testzwecken zunächst einige Daten hochzuladen. Sobald Sie Ihr Inventar erstellt haben, können Sie ganz einfach weitere Benutzer dazu einladen, sich an der Verwaltung der Informationen zu beteiligen.

2. Analysieren Sie die Daten Ihres Applikationportfolios

Bewerten Sie Ihr Applikationsportfolio anhand der Geschäftskritikalität sowie der fachlichen und technischen Eignung. In LeanIX EAM können Sie diese Kategorien auf einer Skala von 1-4 bewerten.

Die Geschäftskritikalität beschreibt das entsprechende Service Level und die Notfallwiederherstellung und kann wie folgt eingestuft werden:

• Verwaltungsleistungen: Ein Ausfall wäre lästig, würde aber keine Kunden betreffen und wäre kurzfristig tolerierbar.
• Operatives Geschäft: Wichtig für einen gut funktionierenden Geschäftsbetrieb, aber ohne direkte Auswirkungen für Kunden.
• Geschäftskritisch: Erfordert eine konstante Verfügbarkeit. Kurze Ausfälle wären aber nicht katastrophal.
• Erfolgskritisch: Eine Unterbrechung dieses Service wirkt sich unmittelbar desaströs aus. Die Verfügbarkeit muss um jeden Preis gewährleistet sein.

Die fachliche Eignung zeigt, wie gut Applikationen die derzeitigen bzw. künftigen geschäftlichen Anforderungen erfüllen.

• Unangemessen: Keine ausreichende oder falsche Funktionalität.
• Unzureichend: Rudimentäre fachliche Eignung.
• Geeignet: Alle Hauptfunktionen vorhanden.
• Perfekt: Hohe Anzahl an Funktionen verfügbar.

Bei der Bewertung der technischen Eignung geht es darum, ob aufgrund geschäftlicher Anforderungen heute oder in naher Zukunft der Bedarf besteht, Services, Software oder Hardware auszutauschen.

• Ungeeignet: Austausch zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen notwendig.
• Unangemessen: Austausch zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen empfehlenswert.
• Angemessen: Teilbereiche könnten weiter optimiert werden.
• Vollständig geeignet: Keine Veränderung notwendig, abgesehen von regelmäßiger Instandhaltung.

Abbildung 6: Fachliche Eignung von Applikationen, dargestellt in der LeanIX Application Matrix

Diese Ansicht bietet Ihnen bereits genügend Daten für eine erste Analyse. Bestimmen Sie die Geschäftsrelevanz einer Applikation und entscheiden Sie, in welche Applikationen Sie investieren und welche Sie ausgliedern sollten.

3. Ermitteln und kommunizieren Sie mögliche weitere Maßnahmen

Laden Sie alle dazu ein, Ihre EA-Lösung aktiv zu nutzen und diskutieren Sie regelmäßig Projekte, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Die Bewertung der Geschäftskritikalität sowie der fachlichen und technischen Eignung erlaubt es den verschiedenen Unternehmensabteilungen und der IT Verbesserungsmöglichkeiten auf einen Blick zu erkennen.

Wenn Sie zusätzlich noch Informationen über den Lebenszyklus Ihrer Applikationen und Technologien hinzufügen, können Sie sehr schnell Roadmaps erstellen, mit denen Sie die zukünftige Entwicklung Ihrer IT-Landschaft darstellen können.

4. Implementieren Sie „Quick-Hit“-Initiativen

Wenn Sie einige Schlüsseldaten gesammelt haben, werden Ihnen unweigerlich eine Menge Verbesserungsideen einfallen. Kurzfristige Ziele könnten hier bspw. die Rationalisierung Ihrer Applikationen, die Verbesserung des IT-Supports oder auch die Konsolidierung des Applikationshostings sein. Priorisieren Sie die Ziele nach ihren Auswirkungen und stellen Sie sicher, ob Sie die Ziele wirklich umsetzen können. Konzentrieren Sie sich erst einmal nur auf die Projekte, die eine große Wirkung in Ihrem Unternehmen erzielen werden und vergleichsweise einfach realisierbar sind.

Definieren Sie in Ihrem EA-Tool Ihre ersten Projekte, wobei Sie den Wert, die Risiken, das Budget und den Status verfolgen. Projekte sollten nicht länger als drei Monate dauern. Ein sinnvoller Einstieg ist die oben bereits beschriebene Portfolio-Analyse, die Ihnen eine umfassende Rationalisierung Ihrer Applikationen ermöglicht.

5. Entwickeln Sie Ihre Business Capability Map

Business Capabilities beschreiben, was ein Unternehmen macht und was getan werden muss, damit die Unternehmensstrategien umgesetzt werden können. Business Capabilities helfen Ihnen dabei, Redundanzen auszumachen, Risiken zu ermitteln und Lösungen zu entwickeln – deswegen sollten Sie zwingend eine Business Capability Map für Ihr Unternehmen aufstellen. Denken Sie zunächst über die geschäftskritischen Capabilities nach, ohne die Ihr Unternehmen nicht funktionieren könnte.

In der höchsten Hierarchieebene sollten ebenjene geschäftskritischen Capabilities abgezeichnet sein. Die meisten Unternehmen verfügen hier über 7 bis 10 Capabilities. Sobald Sie die erste Hierarchieebene festgelegt haben, können Sie sich mit der nächsten Ebene befassen.

Ihre Business Capability Map sollte alle Capabilities Ihres Unternehmens beschreiben, wobei sich die Capabilities nicht überschneiden sollten. 70% aller Unternehmen haben Business Capabilities mit nur einer oder zwei Hierarchieebenen. Als Faustregel gilt: Eher in die Breite als in die Tiefe.

6. Analysieren Sie Ihre Daten und Schnittstellen

Sobald Sie die wichtigsten Applikationen ermittelt, die dringendsten Verbesserungsmöglichkeiten bestimmt und operative Probleme ausgeräumt haben, ist es an der Zeit, den Blick auf die Daten und ihre Auswirkungen auf das Geschäft zu richten. Konzentrieren Sie sich auf die für Ihr Unternehmen wichtigsten Datenobjekte und die zugehörigen Schnittstellen. Normalerweise brauchen Sie für den Einstieg nur zehn bis zwanzig Datenobjekte.

Selbst mit dieser geringen Anzahl an Datenobjekten lassen sich bereits viele verschiedene Fragen beantworten, bspw. welche Applikationen Zugang zu welchen Daten haben und welche nicht. Zudem können Sie erkennen, welche Informationen vertraulich sind, welche bedenkenlos in die Cloud migriert werden können oder durch einen API-Wechsel betroffen wären. Schauen Sie sich den Informationsfluss innerhalb Ihres Applikationsportfolios an und ermitteln Sie Applikationen, die aufgrund ihrer hohen Anzahl an Schnittstellen ein erhöhtes Ausfallrisiko aufweisen

Was nach diesen sechs Schritten passiert, hängt von Ihrem spezifischen Anwendungsfall ab. Denken Sie über die Fragen nach, die Sie zu beantworten gedenken und welche Analysen Sie dafür brauchen. So können Sie schon viele nützliche Informationen ableiten. Wir empfehlen, dass Sie sich zunächst auf einen oder zwei Anwendungsfälle konzentrieren und diese implementieren, bevor Sie sich mit dem nächsten Anwendungsfall befassen.

Ineffektive EA-Programme sind keine Neuheit. Tatsächlich scheitern mehr als 66% aller EA-Projekte. Vermeiden Sie daher die folgenden Stolpersteine, damit Ihr EA-Programm Früchte trägt und Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Mehrwert bieten kann.

1. Fehlende Balance zwischen Strategie und Taktik

Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf, Dinge bis ins kleinste Detail zu planen oder zu modellieren. Manchmal wird Enterprise Architects vorgeworfen, dass sie in einem „Elfenbeinturm“ leben und keinen Blick mehr dafür haben, was wirklich wichtig für das Unternehmen ist.

Stellen Sie sicher, dass die Architektur im Einklang mit der IT, dem Business und dem Budget Ihres Unternehmens steht.

2. Nicht alles modellieren

Versuchen Sie nicht, alle Eventualitäten zu modellieren. Sie werden niemals mit Gewissheit alle Ereignisse vorhersagen können, die sich disruptiv auf das Geschäft auswirken könnten. Indem Sie Ihre EA-Modelle einfacher gestalten und sich auf Ihre Business Capabilities fokussieren, bleiben Sie flexibel genug, um auf unerwartete Ereignisse bzw. Trends reagieren zu können.

Bevor Sie beginnen, Ihr EA-Inventar zu erstellen, überlegen Sie sich, welche konkreten Fragen oder Probleme Sie beantworten möchten. Basierend darauf können Sie genau definieren, welche Daten Sie erfassen und pflegen müssen, um das Problem zu lösen. Wenn Sie bspw. Applikationen hinsichtlich ihrer fachlichen und technischen Eignung rationalisieren möchten, brauchen Sie dafür natürlich erst die Daten, die eine akkurate und aktuelle Einschätzung zur fachlichen und technischen Eignung der jeweiligen Applikationen ermöglichen.

Kurz gesagt – sammeln Sie nicht wahllos EA-Daten. Je größer und detailreicher Ihr EA-Inventar wird, desto schwieriger wird es für Sie, ein qualitativ hochwertiges Inventar gewährleisten zu können. Es muss also ein Kompromiss gefunden werden:

„Wenn Sie ein tiefgreifendes und detailliertes Modell haben möchten, müssen Sie einen effizienten Weg zur Aktualisierung Ihrer Daten finden, was Zugeständnisse an anderen Stellen erfordert.“

Denken Sie also sorgfältig über Ihre Anwendungsfälle nach. Welche Reports brauchen Sie wirklich? Beginnen Sie mit einem oder zwei wichtigen Reports und sammeln sie gezielt die notwendigen Daten. Die Reports könnten bspw. die Application Rationalization oder Technology Risk Management sein – oder auch ein ganz anderer Report, der im direkten Zusammenhang mit Ihren Geschäftstätigkeiten steht.

Gehen Sie bei der Abbildung Ihrer Business Capabilities lieber in die Breite als in die Tiefe. Eine Analyse der LeanIX-Workspaces zeigt, dass Unternehmen häufig sieben bis zehn Capabilities auf der höchsten Ebene nutzen und nicht tiefer als drei Ebenen gehen. Solch ein schlanker Ansatz meidet unnötige Komplexität und legt den Fokus auf die Bedürfnisse des Unternehmens.

3. Problemlösung auf falscher Ebene

Sich in komplexen, technischen Details zu verlieren ist alles andere als effektiv. Genauso wenig sollten Sie all Ihre Zeit auf allgemeine strategische Modelle verwenden. Sie sollten „gerade genug“ EA „zur richtigen Zeit“ schaffen (Gartner), um so frühzeitig Ergebnisse zu erzielen, die wiederum vom Management unterstützt werden.

Versuchen Sie nicht, allen die Bedeutung von Enterprise Architecture ans Herz zu legen. Fokussieren Sie sich eher auf kleine Gruppen mit klaren Zielen, die Sie verfolgen und deren Erfolg Sie erfassen. Sie müssen den richtigen Blick auf die Dinge bewahren. Enterprise Architecture könnte für viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu weit von ihrer Unternehmensrealität bzw. Arbeitswirklichkeit entfernt sein.

„Ein Beispiel dafür, dass sich EA im schlimmsten Fall nicht ausreichend mit der Unternehmenswirklichkeit auseinandersetzt, wurde bei einem Rationalisierungsvorhaben eines globalen Logistikunternehmens deutlich, das mit der Durchführung dieses Projekts Kosten sparen wollten. Das EA-Team erarbeitete eine Reihe von Maßnahmen, darunter die Ablösung einer Paketverfolgungsapplikation durch ein webbasiertes System.

Das EA-Team hatte die Planung bereits abgeschlossen und das notwendige Budget zugewiesen, als der italienische Bereichsleiter sie darauf hinwies, dass die von den Fahrern in seiner Region verwendeten Handhelds nicht in der Lage waren, einen Webbrowser auszuführen.“

4. Kein Tool oder das falsche Tool

Es ist sinnvoll, bereits frühzeitig ein EA-Tool einzuführen. Nicht zweckbestimmte Behelfslösungen, wie bspw. Excel oder Visio, bereiten auf lange Sicht nur mehr Arbeit, da diese Tools schnell an ihre Grenzen geraten. Fehlende Qualitätssicherungsmechanismen werden im Laufe der Zeit Probleme verursachen und zu erheblichen Ausgaben für Fehlerbehebungen führen.

Das Erfassen und die Pflege von Daten in Excel-Dateien ist fehleranfällig, zeitaufwendig und beansprucht umfangreiche Ressourcen. Da sich die Dateien in den meisten Fällen über unterschiedliche Abteilungen hinweg verteilt finden, ist es Unternehmen kaum möglich, sich ein Bild von der Gesamtsituation samt Interdependenzen innerhalb der Architektur zu machen – was wiederum zu Unstimmigkeiten und dadurch zu unzuverlässigen Datenquellen führt.

Entscheiden Sie sich daher für ein datengetriebenes EA-Tool, das EA-Daten in Echtzeit erfasst, leicht in der Handhabung ist, Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Unternehmens stärkt sowie einen einfachen Informationsaustausch und die Erstellung aussagekräftiger Reports ermöglicht. Je mehr Benutzer aktiv mit dem EA-Tool arbeiten, desto besser wird der Workflow im Unternehmen.

Dank der Qualitätssicherungsmechanismen verbessert sich Ihre Datenqualität stetig, was Ihrem Unternehmen eine weitaus bessere Grundlage für die Entscheidungsfindung verschafft.

Aufrechterhaltung der Datenqualität

Binden Sie Ihre Kollegen aktiv ein und motivieren Sie sie, die Datenqualität des EA-Inventars zu pflegen. Sie können regelmäßig Surveys zur Sicherstellung der Datenqualität durchführen oder einen Qualitätsprüfungsmechanismus einrichten, der die Applikationsverantwortlichen in regelmäßigen Abständen auffordert, ihre Informationen zu überprüfen.

Konzentrieren Sie sich auf die Daten, die einen Wert schaffen und für Ihre Anwendungsfälle nützlich sind. Integrieren Sie automatisierte Datenquellen, falls notwendig. So wird Ihr EA-Repository mit der Zeit eine vertrauenswürdige und zuverlässige Datenquelle und dient Ihrem Unternehmen als Entscheidungsgrundlage.

Sofortiger Zugang zu Daten für Stakeholder

Agile Unternehmen sind auf einen offenen und direkten Zugang zu Informationen angewiesen, damit alle Stakeholder jederzeit auf benötigte Daten zugreifen können. Stellen Sie die wichtigsten Reports in Ihrem Intranet zur Verfügung – denn Sie wissen nie, wann ein Vorstandsmitglied eine Frage stellt, die Sie unverzüglich beantworten müssen.

Demonstrieren Sie mithilfe Ihrer LeanIX iPhone App, welche Vorteile es hat, EA-Daten immer zur Hand zu haben.

Technologieentscheidungen beeinflussen das gesamte Unternehmen, deswegen ist es umso wichtiger, Kollegen aus allen Abteilungen in Ihre EA-Initiativen einzubeziehen. Begrenzen Sie die Zusammenarbeit nicht nur auf die IT-Abteilung. Holen Sie das gesamte Unternehmen mit ins Boot und halten Sie das Gespräch am Laufen. Stellen Sie sicher, dass alle verstanden haben, dass die Digitalisierung das Unternehmen als Ganzes betrifft.

Halten Sie es allgemeinsprachlich

Verfallen Sie nicht in Fachjargon, wenn Sie über Enterprise Architecture sprechen – ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Ihre Kollegen Ihnen inhaltlich nicht folgen können und EA als etwas Abstraktes abtun, ohne jeglichen Praxisbezug. EA ist kein gerade einfaches Konzept, zudem sind Ihre Kollegen mit ihren eigenen Alltagsaufgaben beschäftigt. Passen Sie Ihre Botschaft dem jeweiligen Zielpublikum an und geben Sie Ihren Kollegen so zu verstehen, welchen Beitrag EA zur Erreichung ihrer jeweiligen Ziele spielen kann. Einem Kollegen im Marketing könnten Sie so bspw. erklären, dass mit den richtigen Technologien zum richtigen Zeitpunkt eine schnellere Markteinführung möglich ist.

Helfen Sie Teams bei der Lösung konkreter Probleme

Bieten Sie schnelle und eindeutige Vorteile, um Verbündete zu gewinnen. Unterstützen Sie bspw. das M&A-Team, indem Sie ihm die Informationen über die zukünftige IT-Landschaft zur Verfügung stellen. Verstricken Sie sich nicht in komplexen Modellen, die keine direkten Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse haben. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf konkrete Vorteile, unter denen Stakeholder sich etwas vorstellen können.

Integrieren Sie EA schrittweise in die Unternehmensprozesse

Zu Beginn macht es Sinn, sich nur auf eine Handvoll Bereiche und ausgewählte Anwendungsfälle zu fokussieren. Mit der Zeit sollten Sie Ihre Enterprise Architecture jedoch vollends in alle Unternehmensprozesse einbinden. Sobald Sie gezeigt haben, dass sich mit EA wiederholbare Erfolge erzielen lassen, werden Sie EA aktiver nutzen können, anstatt nur auf Anforderungen zu reagieren.

Vergessen Sie nicht, dass die Implementierung eines EA-Programms Zeit braucht und unterschiedliche Phasen durchläuft. Sobald Sie jedoch den konkreten Mehrwert von EA bewiesen haben, können Sie EA proaktiv nutzen, anstatt reaktiv Unternehmensanforderungen nachzukommen.

Schließlich wird Ihre Enterprise Architecture in Ihrem Unternehmen so gut etabliert sein, dass Sie sich auf die Aufdeckung neuer Chancen und Identifizierung möglicher Störungen konzentrieren können. Und genau da beginnt das wahre Vergnügen, da Sie nun die digitale Transformation und Innovation in Ihrem Unternehmen aktiv vorantreiben können.

Denken Sie immer daran: EA ist kein starres Gebilde, sondern eine sich ständig wandelnde Struktur, die sich mit dem organischen Wachstum und den Entwicklungen Ihres Unternehmens verändert. Je genauer die manuell eingegebenen – im besten Fall importierten – Daten sind, desto aussagekräftiger werden die Übersichten, Reports und letztendlich das unternehmensweite Optimierungspotenzial.