La rationalisation des applications

Introduction

Les entreprises innovantes prennent des décisions métier informées. Pour réussir, les organisations doivent prendre des décisions métier judicieuses qui couvrent l’ensemble de leur cartographie organisationnelle. Il est donc plus important que jamais de comprendre le portefeuille d’applications. Disposer d’un portefeuille d’applications agile permet de réagir rapidement aux évolutions de l’activité, de la technologie et du marché.

Pour réussir la rationalisation des applications, nous devons nous assurer que les ressources informatiques sont en phase avec les différents services de l’entreprise. Ce guide ultime vous fournit un cadre en 9 étapes qui vous permettra de mettre en œuvre une rationalisation fluide des applications.

Qu’est-ce que la rationalisation des applications ?

La rationalisation du portefeuille d’applications consiste à utiliser une multitude de processus pour améliorer l’efficacité des applications existantes et réduire leur complexité et leur coût total de possession (TCO). La rationalisation des applications pose les bases d’autres initiatives de réduction des coûts, notamment :

• Optimisation des licences logicielles
• Optimisation des SaaS
• Abandon d’applications
• Optimisation des serveurs
• Rationalisation des projets
• Optimisation du stockage des données
• Abandon des applications obsolètes et de faible valeur
• Élimination des redondances
• Standardisation des plateformes technologiques communes.

La rationalisation des applications vous permet également de sélectionner les applications qui ont un effet positif sur votre entreprise. Elle équilibre aussi la valeur et le coût des applications existantes, surveille continuellement la valeur des applications en temps réel et les ajuste en conséquence.

La rationalisation des applications rend votre cartographie des applications plus agile, plus adaptable et plus évolutive.

Pourquoi mon entreprise a-t-elle besoin de la rationalisation des applications ?

Environ 70 % des organisations ne disposent pas d’une documentation de référence pour connaître la version actuelle de leur portefeuille d’applications. Les résultats négatifs qu’engendre ce manque de documentation peuvent leur coûter beaucoup d’argent.

Infosys, une société leader mondiale des services et conseils technologiques, rapporte que la rationalisation des applications peut conduire une entreprise à réaliser des économies qui peuvent dépasser les 2 millions de dollars. Actuellement, 75 à 80 % des budgets informatiques sont consacrés à l’exploitation et à la gestion des applications.

Sans rationalisation des applications, les risques encourus par les organisations sont les suivants :

• Ne pas être en mesure de réagir en temps utile à l’évolution de la situation commerciale
• Ne pas appliquer les mises à jour et les correctifs de bug appropriés
• Conserver des projets informatiques de faible valeur
• Ne pas être capable de planifier, d’optimiser et de moderniser de manière efficace les différents aspects de la cartographie des équipements informatiques et de l’entreprise.
• Des coûts accrus
• Manquer des opportunités commerciales

La rationalisation des applications n’est pas seulement un moyen efficace d’identifier le capital qui peut être réinvesti, elle permet aussi d’optimiser la communication entre les dirigeants du service informatique et le personnel de l’entreprise.

Il est assez difficile d’assurer le suivi des différentes durées du cycle de vie de l’ensemble des applications. Les recherches de LeanIX indiquent que les grandes entreprises réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 1 milliard d’euros possèdent en moyenne 650 applications. Parmi ces entreprises, 10 % des plus grandes montent même à une moyenne de 3400. Cependant, toutes ces applications ne sont pas forcément pratiques ou utiles.

Afin de se tenir au courant des tendances innovantes actuelles, de fournir un service client de premier ordre, de réduire les coûts et de développer les opérations au niveau mondial, les entreprises peuvent profiter d’une cartographie des applications parfaitement intégrée.

Quels sont les avantages de la rationalisation des applications ?

La rationalisation des applications réduit la complexité de la cartographie des ressources informatiques et diminue les dépenses qui y sont liées. De nombreuses études montrent que l’élimination des inefficacités dans la cartographie des équipements informatiques peut engendrer des centaines de millions de dollars d’économies.

Quels sont donc les principaux avantages de la rationalisation des applications ?

Réduire les coûts informatiques

Il n’est pas rare de réaliser d’importantes économies après avoir mis en œuvre la rationalisation des applications. Ces fonds peuvent être réinvestis dans des initiatives innovantes comme l’IdO, l’intelligence artificielle et le machine learning.

Minimiser les dépenses informatiques inutiles

Grâce à une mise en œuvre d’une stratégie forte et continue de rationalisation des applications, une cartographie organisée permet de fournir les informations nécessaires pour discuter de la nécessité des futurs investissements dans d’autres applications.

Réduire la complexité

Symantec affirme que, fin 2016, une entreprise utilisait en moyenne 928 applications cloud, contre 841 plus tôt dans l’année. Symantec ajoute dans son rapport que « Toutefois, la plupart des DSI pensent que leur organisation n’utilise qu’environ 30 à 40 applications cloud. » L’utilisation d’un trop grand nombre d’applications peut conduire à une cartographie beaucoup trop complexe qui rend toute innovation inconcevable.

Élimination des redondances

Une fois que le projet de rationalisation des applications est terminé, il devient très facile d’identifier les applications qui réalisent des fonctions similaires. La consolidation de ces applications semblables réduira les dépenses informatiques.

Réduire la formation

Chaque application utilisée dans une organisation nécessite une certaine quantité d’assistance de la part du fournisseur ou d’une équipe interne. Cette assistance est coûteuse. Si le nombre d’applications nécessitant une assistance baisse, les dépenses pour maintenir ces applications baisseront aussi. La rationalisation des applications améliore également l’efficacité globale des services informatiques en simplifiant la cartographie des applications. Ainsi, les organisations n’utilisent plus d’applications redondantes, réduisent leurs coûts de licences et n’investissent plus dans des programmes inutiles.

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Les principaux défis à relever pour réussir une rationalisation des applications

Manque de collaboration

Les acteurs désengagés peuvent anéantir vos efforts visant à mettre en œuvre une initiative de rationalisation des applications efficace et réussie. Une conversation basée sur des faits sur le coût total de possession des applications existantes est le meilleur moyen de commencer à les impliquer.

Si vous avez collecté des données sur le TCO de vos applications, vous devriez réussir à voir rapidement celles auxquelles vous pouvez renoncer.

Image 1 : Heat map d’une cartographie des applications illustrant les coûts annuels des composants informatiques associés aux applications.

Source: LeanIX GmbH

Dans l’exemple ci-dessus, nous voyons déjà que nous pouvons renoncer à certaines : nous utilisons par exemple « AC Management v1 » et « AC Management v2 ». Nous voyons également que le coût associé à la version 1 est beaucoup plus élevé que celui de la version 2. La première question à se poser est donc « Pourquoi utilisons-nous les deux applications ? Serait-il plus judicieux d’investir uniquement dans la version 2 (qui s’avère également moins coûteuse) ? ».

Vos acteurs savent certainement déjà que votre portefeuille d’applications présente des problèmes. Si vous ne disposez pas encore des informations concernant le TCO de toutes vos applications, nous vous conseillons de commencer par examiner les plus anciennes applications qui tournent sur les systèmes existants. Celles-ci sont susceptibles d’accumuler toutes sortes de ressources et peuvent donc permettre d’obtenir un résultat rapide.

Portefeuilles surchargés

Si vous vous penchez sur la rationalisation des applications, il est très probable que vous ayez des centaines d’applications... ce qui signifie généralement que le simple fait de réduire leur nombre sera déjà bénéfique.

Dans la vue ci-dessous, nous confirmons ce que nous pensions au point précédent. Nous pouvons voir que la capacité technique de « AC Management v1 » n’est pas bonne pour l’entreprise, tandis que son prédécesseur est adapté : une autre raison de renoncer à celui-ci.

Image 2 : Cartographie des applications présentant la capacité technique des applications.

Source: LeanIX GmbH

Applications sous-utilisées

Faire un nouvel achat est simple et souvent très excitant. Toutes les semaines, nous testons des applications ou nous installons de nouvelles extensions que nous utilisons une fois avant de les oublier complètement. Ce même comportement est constaté à grande échelle au sein des entreprises et il peut contrecarrer le bon déroulement des initiatives de rationalisation des applications.

Il est donc préférable d’optimiser l’utilisation des applications existantes avant d’en acheter de nouvelles. Vous pouvez également regarder ce que vos collègues utilisent de l’autre côté du globe.

Par exemple, sur la capture d’écran LeanIX ci-dessous, nous pouvons voir que la capacité fonctionnelle de « Personnel System » est parfaite, mais que cette application n’est utilisée qu’en Chine. Ainsi, quand les Brésiliens décident d’utiliser également une application pour gérer le personnel, ils devraient idéalement utiliser cette application existante plutôt que d’investir dans une nouvelle application redondante.

Image 3 : Cartographie des applications présentant la capacité fonctionnelle des applications en fonction des groupes d’utilisateurs.

Source: LeanIX GmbH

Comment pouvons-nous alors relever ces défis ? Et la question la plus importante : comment parvenons-nous à collecter toutes les données ?

9 étapes vers un cadre de rationalisation des applications réussi

1. Dresser une liste des applications
   Dresser une liste des applications passées, présentes et futures, actuellement déployées sur votre système. Cette liste doit inclure tous les bureaux sur tous les continents.
   
   
2. Identifier à qui appartient l’application
   Identifier les acteurs (utilisateurs) appropriés des applications. Au cours de ce processus de découverte, il n’est pas rare de constater que certaines applications sont utilisées par très peu de personnes. Vous pouvez même découvrir des applications qui ne sont pas du tout utilisées.
   
   
3. Identifier le cycle de vie de l’application
   Une fois que la technologie devient active, sa valeur augmente et son risque diminue. En fin de vie d’un produit technologique, la direction du service informatique doit faire face à des défis tels que des problèmes d’intégration, des fonctionnalités limitées, de faibles niveaux de service, un manque de compétences disponibles et un manque d’assistance par les fournisseurs. L’expérience montre que les responsables sont plutôt bons pour gérer les risques à un stade précoce – au moins, la plupart des responsables ne seront pas surpris par les problèmes rencontrés – mais aussi qu’ils ont tendance à sous-estimer ou à ignorer les risques d’une technologie en fin de vie.
   
   
4. Évaluer l’utilisation des applications
   Les applications mal utilisées peuvent être identifiées dans une initiative de rationalisation des applications. Les applications sont rarement utilisées à leur plein potentiel ou sont souvent mal utilisées.
   
   
5. Établir la valeur métier, la qualité et les coûts de l’application
   Déterminez le coût total et la valeur métier de chaque application – même celles qui sont rarement utilisées. Comparez ce coût au TCO d’applications similaires utilisées dans l’industrie.
   
   Il est préférable d’utiliser les capacités métier dans cette étape. Les capacités métier englobent ce qu’une entreprise fait actuellement et ce qu’elle devrait faire pour relever les défis actuels et futurs. Elles définissent ce que fait une entreprise plutôt que « comment » elle le fait.
   
   Les capacités métier aident à repérer les redondances dans l’environnement informatique, à identifier les risques et à développer des solutions technologiques innovantes.
   
   
6. Créer un cadre de l’architecture des applications
   Une bonne pratique consiste à développer une vision de l’architecture des applications ainsi qu’un cadre composé de principes et de règles pour l’architecture des applications. Définissez un ensemble de concepts métier, d’informations et d’applications que votre organisation souhaite voir refléter à long terme.
   
   
7. Documenter le cadre de l’architecture des applications
   C’est là toute l’intelligence de LeanIX. Une vue graphique, tangible et simple à consulter de la cartographie des applications permet de conserver un panorama complet des différents objectifs atteints par les applications actuelles. La pertinence de chaque application peut ainsi être déterminée.
   
   
8. Représenter l’ensemble du concept sur la cartographie
   Les dirigeants de l’entreprise, les responsables informatiques et les architectes d’entreprise doivent se réunir pour étudier les actions recommandées pour chaque application et formuler la feuille de route la plus adaptée pour mener à bien la mise en œuvre. Afin de favoriser la transparence et mettre en phase les ressources informatiques avec les différents services de l’entreprise, il est nécessaire d’impliquer divers dirigeants de la société lors de la création d’une architecture de soutien.
   
   Certaines initiatives de consolidation seront plus simples à mettre en œuvre que d’autres. Il est donc préférable de consolider les applications au sein d’un même domaine d’activité, par ex. Ressources humaines, Finance, etc. afin de développer un modèle métier partagé.
   
   
9. Faire de la rationalisation des applications un processus continu
   Maintenant que le portefeuille est officiellement optimisé, il est impératif de maintenir la cartographie en continu. Des initiatives ponctuelles de rationalisation des applications vous permettront d’économiser de l’argent au début du processus, mais elles vous feront perdre la valeur à long terme qu’offre une rationalisation continue des applications.
   
   La rationalisation des applications améliore l’efficacité globale des ressources informatiques et garantit la mise en phase efficace de leur cartographie avec les objectifs métier. La refonte continuelle du portefeuille d’applications est donc aussi importante que les étapes précédentes.

Conclusion

Dans le contexte économique actuel, il est essentiel d’utiliser une cartographie agile. La transformation numérique étant le moteur des demandes des clients, l’architecture informatique doit s’adapter de manière dynamique à l’évolution rapide des besoins du marché. La plupart des entreprises consacrent 70 à 80 % de leur budget informatique à la maintenance d’anciennes applications de faible valeur, et gardent donc très peu d’argent pour investir dans l’optimisation des processus métier.

L’objectif de la rationalisation des applications est de formuler une vision architecturale qui permette d’atteindre les objectifs métier, de répondre aux moteurs stratégiques, de respecter les principes et les normes d’architecture et de répondre aux préoccupations et aux objectifs des acteurs.

Les efforts de rationalisation des applications vous aideront à optimiser vos applications existantes, à favoriser la transparence entre les acteurs, à apporter de la valeur aux dirigeants de l’entreprise, à réduire considérablement les coûts et à trouver de l’argent pour investir dans des sujets d’actualité.