Application Rationalization

Einleitung

Fundierte Geschäftsentscheidungen sind die treibende Kraft hinter jedem innovativen und erfolgreichen Unternehmen. Ein grundlegendes Verständnis des eigenen Application Portfolios ist daher wichtiger denn je. Ein agiles Application Portfolio ermöglicht eine schnelle Reaktion auf geschäftliche, technologische oder marktbezogene Veränderungen.

Für eine erfolgreiche Application Rationalization müssen Business und IT dieselbe Sprache sprechen. Dieser ultimative Guide liefert Ihnen ein Framework, mit dem Sie Ihr Application Portfolio in neun einfachen Schritten rationalisieren können.

Was ist Application Rationalization?

Mithilfe von Application Rationalization können Unternehmen ihr bestehendes Application Portfolio optimieren. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Komplexität zu verringern und die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu senken. Application Rationalization setzt den Grundstein für viele weitere Maßnahmen zur Kostensenkung, darunter:

• Optimierung der Softwarelizenzen
• SaaS optimization
• Außerbetriebnahme von Applikationen
• Serveroptimierung
• Projektrationalisierung
• Optimierung des Datenspeichers
• Außerbetriebnahme von veralteten und ungenutzten Applikationen
• Beseitigung von Redundanzen
• Standardisierung gemeinsamer Technologieplatttformen

Für eine erfolgreiche Application Rationalization müssen Business und IT miteinander in Einklang gebracht werden.

Mithilfe von Application Rationalization können all jene Applikationen ermittelt werden, die einen positiven Einfluss auf Ihr Business ausüben. Gleichzeitig werden die Kosten und der Nutzen aller bestehenden Applikationen in Echtzeit gegeneinander abgewogen. Dank Application Rationalization wird Ihre IT-Landschaft agiler, anpassungsfähiger und skalierbarer.

Warum sollte sich mein Unternehmen mit Application Rationalization befassen?

Etwa 70% aller Unternehmen haben keine Daten zu ihrem aktuellen Application Portfolio, die ihnen als Referenz für ihre Applikationslandschaft dienen könnte. Diese fehlende Dokumentation des eigenen Application Portfolios kann Unternehmen unter Umständen sehr viel Geld kosten. Infosys, ein weltweit führendes Unternehmen für Technologiedienstleistungen und Consulting, berichtet, dass jedes Unternehmen mithilfe von Application Rationalization potenziell mehr als 2 Millionen US-Dollar an Kosteneinsparungen erzielen könnte. Zurzeit werden 75-80% des IT-Budgets für den Betrieb und die Verwaltung von Applikationen ausgegeben.

Ohne Application Rationalization sind Unternehmen nicht dazu in der Lage:

• Rechtzeitig auf sich verändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren
• Angemessene Updates durchzuführen und Bugs zu fixen
• Neue und innovative IT-Projekte durchzuführen, die einen konkreten Mehrwert bieten
• Verschiedene Aspekte der IT- und Business-Landschaft effizient zu planen, optimieren und modernisieren
• Applikationsbedingte IT-Kosten zu senken
• Geschäftschancen wahrzunehmen

Mithilfe von Application Rationalization lässt sich nicht nur Kapital für neue Investitionen freisetzen, sondern auch eine gemeinsame Kommunikationsbasis für IT und Business festlegen.

Jede Applikation hat ihren eigenen Lebenszyklus – dies macht es so schwer, alle Applikationen im Blick zu behalten. Interne Untersuchungen von LeanIX zeigen, dass große Unternehmen (> 1 Milliarde Euro Jahresumsatz) durchschnittlich 650 Applikationen betreiben. Die größten Unternehmen verfügen sogar über durchschnittlich 3400 Applikationen – wobei nicht alle diese Applikationen unternehmenskritisch sind. Um mit den aktuellen Innovationstrends Schritt zu halten, erstklassigen Kundenservice anbieten zu können, Kosten zu senken und global zu skalieren, profitieren Unternehmen von einer straff rationalisierten Applikationslandschaft.

Was sind die Vorteile von Application Rationalization?

Application Rationalization verringert die Komplexität Ihrer IT-Landschaft und senkt zusätzlich Ihre IT-Ausgaben. Zahlreiche Studien zeigen, dass Unternehmen Kosteneinsparungen in Millionenhöhe erzielen können, wenn sie ihre IT-Landschaft effizienter gestalteten. 

Aber was genau sind nun die wesentlichen Vorteile von Application Rationalization?

IT-Kosten senken

Bereits nach dem ersten Rationalisierungsvorhaben lässt sich meist ein erhebliches Einsparungspotential finden. Diese frei gewordenen Finanzmittel können genutzt werden, um innovative IT-Initiativen im Unternehmen voranzutreiben, wie bspw. IoT, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.

Unnötige IT-Ausgaben minimieren

Mit einer starken und kontinuierlichen Strategie für Application Rationalization wird Ihre IT-Landschaft Ihnen die notwendigen Informationen liefern, die Sie als Verhandlungs- und Entscheidungsgrundlage für zukünftige Investitionen in neue Applikationen brauchen.

Komplexität reduzieren

Laut Symantec nutzten Unternehmen zum Ende des Jahres 2016 rund 938 Cloud-Apps – zum Jahresbeginn waren es noch 841. Symantec stellt in dem Bericht fest: „Dennoch sind die meisten CIOs der Meinung, dass ihre Unternehmen nur 30 oder 40 Prozent der Cloud-Applikationen nutzen.“ Eine übermäßige Anzahl an Applikationen führt zu einer viel zu komplexen und nicht mehr überschaubaren IT-Landschaft – Platz und Geld für Innovationen bleiben hier nicht mehr.

Redundanzen beseitigen

Sobald ein Projekt zur Application Rationalization vollendet ist, lassen sich ganz leicht diejenigen Applikationen ausmachen, die dieselben Funktionen ausführen. Die Konsolidierung dieser Applikationen senkt die IT-Ausgaben.

Weniger Fortbildungen

Jede Applikation, die in einem Unternehmen genutzt wird, erfordert einen gewissen Support durch den Anbieter oder interne Mitarbeiter. Dieser Support kostet natürlich Geld. Wenn weniger Applikationen genutzt werden, bedeutet dies im Umkehrschluss, dass weniger Geld für die Wartung dieser Applikationen aufgebracht werden muss. Application Rationalization verbessert die Effizienz der gesamten IT durch die Vereinfachung der Applikationslandschaft. Dadurch nutzen Unternehmen keine redundanten Applikationen, geben keine Unmengen an Geld für Lizenzen aus und investieren nicht in überflüssige Programme.

Die größten Herausforderungen für eine erfolgreiche Application Rationalization

Mangelnde Zusammenarbeit

Eine der größten Hürden für eine effiziente und erfolgreiche Application Rationalization ist die fehlende Zusammenarbeit und Koordinierung aller Stakeholder. Um alle Stakeholder in ein Boot zu holen, braucht es eine datengetriebene Diskussion über die Gesamtbetriebskosten der bestehenden Applikationen.

Wenn Sie bereits Daten zu den Gesamtbetriebskosten Ihrer Applikationen gesammelten haben, werden Sie sehr schnell feststellen, von welchen Applikationen Sie sich trennen können.

Bild 1: Heatmap der Applikationslandschaft – Gesamtjahreskosten der IT-Komponenten und der zugehörigen Applikationen.

In dem oben gezeigten Beispiel kann bereits davon ausgegangen werden, dass ein paar Applikationen ausgedient haben. Es werden beispielsweise „AC Management v1” und “AC Management v2“ genutzt. Zudem wird deutlich, dass Version 1 viel mehr kostet als Version 2. Die erste Frage wäre hier also: „Warum nutzen wir beide Applikationen? Wäre es nicht sinnvoller, nur in Version 2 zu investieren (die gleichzeitig auch noch die kostengünstigere Variante ist)?“

Ihre Stakeholder wissen wahrscheinlich schon, dass es Probleme mit dem Application Portfolio gibt. Falls Sie selbst noch keine Informationen zu den Gesamtbetriebskosten Ihrer bestehenden Applikationen haben, ist es immer eine gute Idee, sich ältere Applikationen anzuschauen, die sich meist noch auf Legacy-Systemen befinden. Diese Applikationen liefern Ihnen alle möglichen Informationen und sind daher häufig ein Quick Win.

Aufgeblähte Portfolios

Wenn Sie erstmal mit Application Rationalization starten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie über Hunderte Applikationen verfügen. Häufig ist schon die Reduzierung der Applikationsanzahl bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung, der Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Unten sehen Sie, dass sich die die oben getätigte Vermutung bestätigt. „AC Management v1“ ist aus technischer Sicht nicht geeignet für das Unternehmen, wohingegen der Nachfolger dieser Applikation angemessen ist. Ein weiterer Grund, sich von der Applikation „AC Management v1“ zu trennen.

Bild 2: Darstellung der technischen Eignung der Applikationen innerhalb der Applikationslandschaft.

Ungenutzte Applikationen

Etwas Neues zu kaufen ist einfach und auch ziemlich aufregend. Jede Woche probieren wir neue Apps aus oder installieren neue Add-Ons, benutzen sie einmal und vergessen sie dann wieder. Genau das gleiche Verhaltensmuster kann auch innerhalb  großer Unternehmen beobachtet werden – dies führt zu Reibungspunkten mit etwaigen Rationalisierungsvorhaben.

Versuchen Sie, bestehende Applikationen vollends auszuschöpfen, bevor Sie neue kaufen. Oder schauen Sie, welche Applikationen Ihre Kollegen auf der anderen Seite der Welt nutzen.

In dem Screenshot unten sehen Sie beispielsweise, dass die fachliche Eignung von „Personnel System“ als „Perfekt“ eingestuft, jedoch nur in China genutzt wird. Wenn also in Brasilien entschieden wird, dass die HR-Abteilung dort auch eine Applikation zu Verwaltung von Mitarbeiterdaten braucht, sollte idealerweise eine bereits bestehende Applikation verwendet werden, anstatt in eine neue (redundante) Applikation zu investieren.

Bild 3: Darstellung der fachlichen Eignung der Applikation in Abhängigkeit zu den jeweiligen Benutzergruppen.

 Wie können wir diese Herausforderungen überwinden? Und noch wichtiger: Wie sammeln wir die dafür notwendigen Daten?

9 Schritte für ein erfolgreiches Application Rationalization Framework

1. Erstellen Sie eine Liste aller Applikationen
   

   Erstellen Sie eine Liste alter, aktueller und geplanter Applikationen. Diese Liste sollte alle Benutzer und Standorte Ihres Unternehmens weltweit einschließen.

2. Finden Sie heraus, wer die Applikationsverantwortlichen sind
   

   Identifizieren Sie die betroffenen Stakeholder (Benutzer) der Applikationen. Oft stellt sich während dieses Prozesses heraus, dass bestimmte Applikationen nur von wenigen Personen bzw. von niemandem genutzt werden.

3. Ermitteln Sie den Lebenszyklus der Applikationen
   

   Läuft ein technisches Produkt aus, muss sich das IT-Management mit vielen verschiedenen Herausforderungen auseinandersetzen, darunter: Integrationsprobleme, begrenzte Funktionalität, unterschiedliche Service-Levels, Mangel an verfügbaren Ressourcen und fehlender Support durch die Anbieter. Die Erfahrung zeigt, dass Führungskräfte sehr gut darin sind, Risiken in einem frühen Stadium zu managen – dennoch neigen sie häufig dazu, die Risiken nicht unterstützter Technologien zu unterschätzen oder gar zu ignorieren.

4. Bewerten Sie die Applikationsnutzung
   

   Missbräuchlich verwendete Applikationen können während der Application Rationalization entdeckt werden. Häufig wird das volle Potential der Applikationen nicht ausgeschöpft.

5. Ermitteln Sie den Wert der Applikation für das Unternehmen, die Qualität und die Kosten

   Bestimmen Sie die Gesamtkosten und den Unternehmensnutzen jeder einzelnen Applikation – auch derer, die kaum genutzt werden. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem TCO ähnlicher Applikationen, die in der Branche verwendet werden. Am besten nutzen Sie für diesen Schritt die Business Capabilities.

   Business Capabilities fassen zusammen, was ein Unternehmen gerade tut und was getan werden muss, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu meistern. Sie definieren das „Was“ und nicht das „Wie“ unternehmerischen Handlungen.

   Business Capabilities helfen dabei, Redundanzen in der IT zu erkennen, Risiken aufzudecken und innovative Technologielösungen zu entwickeln.

6. Erstellen Sie ein Application Architecture Framework

   Die Entwicklung einer Vision und eines Frameworks mit Prinzipien und festgelegten Regeln für eine Application Architecture ist empfehlenswert. Definieren Sie eine Reihe von Geschäfts-, Informations- und Anwendungskonzepten, die Ihr Unternehmen langfristig dargestellt sehen möchte.

7. Dokumentieren Sie das Application Rationalization Framework
   

   Und genau hier kann LeanIX glänzen. Die leicht greifbare, visuelle Darstellung der Applikationslandschaft hilft dabei, einen vollständigen Überblick darüber zu behalten, welche Unternehmensziele durch die bestehenden Applikationen erfüllt werden.  Außerdem lässt sich die konkrete Relevanz jeder einzelnen Applikation feststellen.

8. Bilden Sie das Gesamtkonzept der Landschaft ab
   Um die empfohlenen Maßnahmen zu überprüfen und eine geeignete Roadmap für zukünftige Implementierungen zu formulieren, sollten sich Business Leader, IT Leader und EAs zusammensetzen. Die Einbeziehung verschiedener Führungskräfte des Unternehmens bei der Erstellung einer unterstützenden Architektur hilft dabei, Transparenz zu schaffen und das Business mit der IT zu koordinieren. Einige empfohlene Maßnahmen werden leichter umzusetzen sein als andere. Um ein gemeinsames Geschäftsmodell zu erstellen, konsolidieren Sie am besten Applikationen innerhalb eines Geschäftsbereiches – z.B. Personalwesen, Finanzen usw.

9. Etablieren Sie Application Rationalization als kontinuierlichen Prozess 

   Nachdem das Portfolio nun offiziell optimiert wurde, ist eine kontinuierliche Pflege unerlässlich. Ein einmaliges Rationalisierungsvorhaben kann dem Unternehmen zwar anfangs Geld sparen, verpasst jedoch den langfristigen Erfolg einer kontinuierlichen Rationalisierung. Application Rationalization verbessert die Effizienz der gesamten IT und stellt sicher, dass sich die IT-Landschaft aktiv an den Geschäftszielen ausrichtet.

   Die kontinuierliche Überprüfung des Application Portfolios ist ebenso wichtig wie alle anderen beschriebenen Schritte.

Fazit

In der heutigen Zeit ist eine agile IT-Landschaft der Schlüssel zum Erfolg. Die digitale Transformation erhöht die Kundenanfragen, weshalb sich die IT-Architektur dynamisch an die schnell wechselnden Bedürfnisse des Marktes anpassen muss. Viele Unternehmen investieren 70-80% ihres IT-Budgets in alte bzw. geringwertige Applikationen. Damit bleibt nur wenig Geld für die Optimierung von Geschäftsprozessen übrig.

Das Ziel von Application Rationalization ist es, eine EA-Vision zu formulieren, die die Geschäftsziele realisierbar macht, auf die strategischen Triebkräfte reagiert, mit den Architektur-Prinzipen und Standards übereinstimmt und die Anliegen und Ziele der wichtigsten Stakeholder berücksichtigt.

Application Rationalization hilft Ihnen dabei, Ihre Applikationslandschaft zu optimieren, Transparenz zwischen den Stakeholdern herzustellen und Ihren Business Leadern einen Mehrwert zu bieten.