Aktivitäten der SAP Prepare Phase

SAP Prepare Phase: Ein Überblick

Die SAP Prepare Phase ist der zweite Schritt der SAP-Methodik, die zum SAP Activate Framework zählt. Diese Phase umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die von SAP zur vereinfachten Implementierung der SAP S/4HANA-Transformation entwickelt wurden.

Nachdem sich die SAP-Stakeholder durch alle Aktivitäten der Discover Phase gearbeitet haben, können sie mit der Prepare Phase beginnen. Das Hauptziel der SAP Prepare Phase besteht in der Finalisierung des Projektplans sowie des S/4HANA-Business Case.

Nach dieser Phase verfügen die Stakeholder über finale Pläne und können mit der Projektimplementierung beginnen. Es ist wichtig, dass sowohl Teammitglieder als auch Stakeholder gemeinsam die wichtigsten Aktivitäten überprüfen.

Während dieser Phase werden alle Rollen finalisiert – so wird sichergestellt, dass ausgereifte Governance-Prozesse vorhanden sind, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Das Projektteam kann einige Iterationen durchlaufen, um die Projektziele abzustimmen und zu bestätigen.

Die wichtigsten Aktivitäten der SAP Prepare Phase

Die folgenden Elemente der SAP Prepare Phase stellen die allgemeinen Aktivitäten der SAP S/4HANA-Implementierung dar, wobei jede einzelne Bereitstellungsoption (Cloud vs. On-Premise) ihre ganz eigenen Anforderungen hat.

Die in dieser Phase durchzuführenden Hauptaktivitäten lauten (Reihenfolge gemäß Best Practices):

• Projekt-Governance etablieren
• SAP ECC-Prozesse analysieren
• Die wichtigsten KPIs und Benchmarks ermitteln
• Reports zur Technologielandschaft erstellen
• Business Capabilities abbilden
• Den übergeordneten Projektzeitrahmen fertigstellen

Das Ziel dieser Phase ist es, die SAP-Kunden auf die wichtigste Phase der SAP Activate-Methodik vorzubereiten: die Explore Phase. In der Prepare Phase finden sich Antworten auf alle Fragen, die die Kunden hinsichtlich der SAP-Lösung und der Implementierungsroadmap haben könnten.

Projekt-Governance etablieren

Die erste Aktivität der SAP Prepare Phase besteht in der Einrichtung einer Aufsichtsfunktion, die für den Erfolg des gesamten Projekts von entscheidender Rolle ist.

SAP Governance bietet ein Framework für die konsistente Projektverwaltung. Es bietet Tools für die unterschiedlichen Projektaspekte, z.B. Entscheidungsfindung, Rollendefinition, Zuständig- und Verantwortlichkeiten. Außerdem stimmt es die Stakeholder auf den Zweck und Ziele des Projekts ab.

Die Etablierung der Projekt-Governance ist ein unkomplizierter Prozess, der sogar noch einfacherer wird, wenn Unternehmen über ein sogenanntes SAP Center of Excellence verfügen. Die Projektmanager legen zunächst die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder fest. Bei diesem Schritt sollten die Qualifikationen und die Verfügbarkeit für den gesamten Projektzeitraum berücksichtigt werden.

Die Projektmanager bestimmen die Organisationsstruktur des Teams und unterstützen die Management- und Nebenpläne auf der Grundlage des Projektumfangs.

SAP ECC-Prozesse mithilfe von SAP Signavio analysieren

In der SAP Discover Phase wurden bereits die Geschäftsprozesse und die jeweiligen Prozessverantwortlichen ermittelt. Dies liefert den Beratern und Teams die Grundlage zur Implementierung des Projekts. Mittels SAP Signavio BPA können die Teams die aktuellen Prozesse ihrer SAP-Lösung analysieren. Bei vielen handelt es sich bei der SAP-Lösung um SAP ECC.

Die in der Discover Phase durchgeführte Geschäftsprozessanalyse liefert die notwendige Dokumentation, in der Engpässe bzw. Schwachstellen aufgenommen und der Projektumfang definiert werden, was wiederum zu einer Verbesserung der betrieblichen Effizienz führt.

Die Projektteams erstellen Implementierungsmodelle, die bei jeder Speicherung automatisch vom SAP Signavio Process Manager überprüft werden. So können alle möglichen Prozesse und Diagramme problemlos identifiziert und verbessert werden. Während dieser Aktivität sollten die Projektmanager ein Umfeld schaffen, in dem Zusammenarbeit großgeschrieben wird. Um das gesamte Unternehmen mit ins Boot zu holen, können die Projektmanager auf Collaboration Hub zurückgreifen.

SAP Signavio bietet den Benutzern auch Funktionen zur Prozessanalyse, um die anfallenden Kosten immer im Blick zu haben, Geschäftsabläufe zu verbessern und Risiken zu minimieren.

Am Ende dieser Aktivität steht die vollständige Abbildung der Geschäftsprozesse, die den Stakeholdern einen Überblick über die SAP ECC-Prozesse liefert und die Grundlage für die nächste Phase bildet.

Die wichtigsten KPIs und Benchmarks ermitteln

Die Geschäftsprozessanalyse gibt Aufschluss darüber, welche KPIs und Benchmarks Unternehmen erstellen müssen, damit ihr Implementierungsprojekt einen erfolgreichen Abschluss findet. Dies geschieht durch die Bestimmung einer Performance-Baseline der Geschäftsprozesse, die all jene Bereiche aufdeckt, die Optimierungspotenzial bieten und vorrangig behandelt werden sollten.

Die Durchführung dieser Aktivität basiert auf den Erkenntnissen, die das Unternehmen durch das SAP Process Mining in der vorherigen Phase gewinnt. Mithilfe dieser Informationen können Unternehmen die Bereiche identifizieren, die für sie von Interesse sind. SAP Process Discovery ermöglicht es den Teams, die Prozess-Performance zu analysieren, Prozessbereiche zu ermitteln und Best Practices festzulegen.

Danach erstellen die Teams ein KPI-basiertes Performance-Benchmarking. Mithilfe von SAP Signavio können die Benutzer die Geschäftsprozess-Performance des alten SAP ERP-Systems besser verstehen.

Außerdem können Sie mithilfe von BPI-Tools Warnhinweise, Vorhersagen, Automatisierungen, Inhalte und Empfehlungen für die Verbesserung der End-to-End-Prozesse erstellen. Alle Ergebnisse dieser Aktivitäten werden während der Realize Phase der SAP Activate-Methodik verwendet.

Landschaftreports mit LeanIX EAM erstellen

Während sich Business Process Transformation Tools (Signavio) mit der Prozesslandschaft von Unternehmen befassen, verfügen Enterprise Architects dank EAM-Tools über eine ganzheitliche Übersicht über ihre IT-Landschaft.

Basierend auf den in der Discover Phase erlangten Erkenntnissen können Teams nun konfigurierbare Landschaftreports erstellen. Diese Reports sind bei der Projektplanung hilfreich und spielen in der Abbildung von Business Capabilities und ihren Value Drivern eine wichtige Rolle.

Landschaftreports stellen IT-Landschaften zu einem bestimmten Zeitpunkt oder einer bestimmten Zeitspanne dar. Sie können anhand der Business Capabilities, Prozesse, verwendeter/bereitgestellter Schnittstellen, IT-Komponenten und vielen weiteren Aspekten zur fachlichen und technischen Anforderungen gruppiert werden.

Durch die Nutzung der verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten können Benutzer farbkodierte Heatmaps ihrer IT-Landschaften erstellen. Dies hilft den Benutzern bei der graphischen Darstellung ihres S/4HANA-Projekts, sodass sie aus den Reports konkrete Erkenntnisse gewinnen können. In der Reportansicht gibt es zudem einen Bearbeitungsbereich, mit dem Benutzer unkompliziert und schnell Tags, Attribute und Relationen in LeanIX Fact Sheets bearbeiten können.

Projektmanager können mithilfe der Landschaftreports die gesamten Business Capabilities ihres Unternehmens abbilden.

Business Capabilities abbilden mit LeanIX EAM

Basierend auf den Erkenntnissen der Discover Phase und der Landschaft Reports können die Teams nun die im Unternehmen vorhandenen Business Capabilities abbilden und ihren Value Drivern zuweisen.

LeanIX EAM bietet Enterprise Architects und S/4HANA-Projektmanagern die Möglichkeit, Business Capabilities abzubilden und zu modellieren. Business Capability Modeling ist eine Technik zur Darstellung der Geschäftsfunktionen eines Unternehmens, unabhängig von der Unternehmensstruktur, den Prozessen oder den Personen.

Business Capability Maps schaffen einen gemeinsamen Raum, in dem strategische Entscheidungen besprochen und getroffen werden können. Außerdem dienen sie als strukturierendes Element zur Aufdeckung möglicher IT-Redundanzen.

Mit dem EAM-Tool kann man Business Capabilities auf unterschiedlichen Ebenen betrachten (Pace-Layering-Methode). Diese Ansicht erlaubt es den Teams, die Applikationslandschaft aus einer anderen Perspektive zu verstehen und die Beziehungen zwischen Business Capabilities und den strategischen Zielen klar hervorzuheben.

Anhand der Business Capability Maps können Architects nun die Unternehmensziele mit den SAP-fokussierten und allgemeinen IT-Zielen abstimmen, und Transformationselemente entwickeln oder verfeinern. Business Capability Maps beschreiben, was ein Unternehmen macht, und was getan werden muss, um sowohl aktuelle als auch künftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Sie verbinden Strategie und Ausführung miteinander und sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden SAP-Projektzeitrahmens.

Den übergeordneten Projektzeitrahmen feststellen

Anhand der in der Prepare Phase gesammelten Informationen können die SAP-Teams den Projektplan und den Projektzeitrahmen der SAP S/4HANA-Transformation endgültig fertigstellen. Während dieser Aktivität werden die Rollen und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit der Auswahl der Teammitglieder, Bestimmung der Governance-Prozesse und Eskalationsmatrix festgelegt.

Der finalisierte Plan umfasst eine Reihe spezieller Aktivitäten und Ziele, die als Leitpunkte im SAP-Projekt dienen:

• Projektmanagementplan: Planung geeigneter Managementstrategien und Einbindung der Stakeholder.
• Beschreibung des Projektumfangs: Die Festlegung des Projektumfangs entwickelt sich während der Projektplanung und beschreibt die Deliverables (Ziele und Ergebnisse) des S/4HANA-Projektplans.
• Projektstrukturplan: Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP). Dieser ist für das Unternehmen und die Projektkoordinierung von besonderem Wert.
• Projektzeitplan: Der Projektzeitplan definiert die durchzuführenden Arbeiten, die Ressourcen, die damit verbundenen zeitlichen Verpflichtungen und die einzelnen Projektphasen.
• Budget-/Risiko-/Kommunikationsplanung: Hier wird das zur Verfügung stehende Budget festgelegt und die Projektrisiken ermittelt sowie bewertet. Außerdem wird ein Kommunikationsmanagementplan aufgesetzt, in dem die Kommunikationsanforderungen für das Projekt skizziert werden.
• Beschaffungsplanung: Die Planung umfasst die Vorbereitung der Guidelines/Richtlinien für alle Beschaffungsaktivitäten, einschließlich aller Materialien, Produkte oder Services, die für die externe Beschaffung vorgesehen sind.

Fazit

Die SAP Prepare Phase bereitet den Weg für die Explore Phase – eine der wichtigsten Schritte der SAP Activate-Methodik. SAP liefert eine Vielzahl interner Tools, darunter Bewertungen, Roadmaps und Vorlagen (RICEFW), die die S/4HANA-Transformation strukturieren und zu einem unkomplizierten Prozess werden lassen.

SAP arbeitet zur Erleichterung der Transformationsbemühungen auch mit einigen Applikationen von Drittanbietern zusammen, darunter LeanIX EAM. Sowohl als alleinstehendes Tool als auch im Tandem mit SAP Signavio sind komplexe IT-Landschaften dank LeanIX EAM ein Ding der Vergangenheit.

LeanIX EAM ist die einzige EA-Lösung, die zu den SAP „Endorsed Apps“ zählt.