Aktivitäten der Explore Phase

SAP Explore Phase: Ein Überblick

Die SAP Explore Phase ist die dritte der insgesamt 6 Phasen der SAP Activate Methodik. Diese Methodik ist Teil des übergreifenden SAP Activate Frameworks, das von SAP zur besseren und einfacheren SAP-Implementierung entwickelt wurde. Dies umfasst natürlich auch die SAP S/4HANA-Transformation.

Bevor sich die SAP-Implementierungsteams der Explore Phase widmen können, müssen sie zunächst die Discover und Prepare Phases der Methodik erfolgreich durchführen. Diese beiden Phases führen direkt zur Explore Phase, die wiederum den Grundstein für den langfristigen Erfolg des Gesamtprojekts legt.

Mithilfe von SAP Best Practices und Fit-to-Standard-Analysen werden in dieser Phase sowohl die Geschäftsprozesse als auch die Zielarchitektur festgelegt. Auf diese Weise wird bewertet, wie eine SAP-Standardlösung die Geschäftsanforderungen des Unternehmens erfüllt. Alle Nicht-SAP-Systeme und -Prozesse werden zur besseren Abstimmung in das SAP-RICEFW-Dokument aufgenommen.

Nach Abschluss der Explore Phase kann die Methodik in ihre letzten drei Phasen (Realize, Deploy und Run) übergehen.

Die wichtigsten Aktivitäten der SAP Explore Phase

Die Explore Phase ist wohl der wichtigste Teil der SAP Activate-Methodik. Hier wird ein Großteil der in der Prepare Phase durchgeführten Detailplanung abgestimmt und abgeschlossen – und damit das Fundament für den Erfolg des Projekts gelegt. Zu den zu erreichenden Ergebnissen der SAP Explore Phase gehören: 

• Bestimmung der Zielprozesse sowie der Zielarchitektur: Gemeinsam mit den Business Process Ownern und Stakeholdern.
• Demonstrationen und Tests: Teams können die Änderungsauswirkungen analysieren und anhand von Beispieldaten den Benutzern ermöglichen, die End-to-End-Prozesse auszuführen und etwaige Lücken zu erkennen.
• Schulungsstrategie: Wurde entwickelt, um SAP-Benutzer zu unterstützen und sie mit dem System vertraut zu machen.

Zielprozesse definieren

Die SAP-Teams führen eine Fit-to-Standard-Analyse durch, um die SAP-Zielprozesse zu testen und zu analysieren. Eine Fit-To-Standard-Analyse findet in unterschiedlichen Workshop-Sessions statt, in der die vordefinierten Geschäftsprozesse validiert, Anforderungen ermittelt und schließlich ein genehmigtes Design geliefert werden. Wenn die Projektimplementierung die SAP S/4HANA Cloud (Single-Tenant Edition) beinhaltet, wird eine zusätzliche Fit-To-Gap-Analyse durchgeführt.

Hier können alle zusätzlichen Anforderungen des Unternehmens ermittelt und dann auf der Grundlage der Machbarkeit auf das SAP-System abgebildet werden.

Die Berater erstellen ein Flussdiagramm der Geschäftsprozesse und zeigen es dem Business Process Owner. Daraufhin führen sie eine Demo mit dem ursprünglichen System durch. Das Projektteam und die wichtigsten Business User nutzen diese Erkenntnisse, um gemeinsam herauszufinden, wie das Unternehmen seine Prozesse am besten auf die Best Practices abbilden kann, und um die allgemeinen Zielprozesse in SAP Signavio zu definieren.

Zielarchitektur definieren

Mithilfe von Enterprise Architecture Tools können SAP Enterprise Architects mit der Erstellung einer SAP Technical Solutions Map beginnen, in der die Zielarchitektur definiert wird. Die Zielarchitektur legt den Rahmen für die Planung, die Zuweisung von Ressourcen und Abstimmung von Aktivitäten, um die angestrebten Ergebnisse der SAP-Lösung zu erreichen. 

In diesem Schritt werden alle Lücken ermittelt sowie notwendigen Änderungen und Aktualisierungen identifiziert, die vorgenommen werden müssen, um die S/4HANA-Zielarchitektur zu erreichen. Dadurch werden die zukünftigen Geschäftsanforderungen mit der bestmöglichen Technologie zur Unterstützung der operativen Ziele in Einklang gebracht. 

Dank EA-Tools können Projektteams Nicht-SAP-Cloudsysteme (SuccessFActors, Ariba, etc.) in die SAP-Zielarchitektur integrieren. Dies ermöglicht einen vereinfachten und optimierten Kommunikationsfluss zwischen unterschiedlichen Systemen – und das während der Einrichtung der S/4HANA-Integration.

Mithilfe der Ergebnisse der Fit-to-Gap-Analyse und der Fit-to-Standard-Analyse können die Projektteams folgende Informationen sammeln:

• Daten und Informationen über zu installierende technische Komponenten,
• Erforderliche Integrationstechnologie und
• Informationen zum Deployment-Modell der Komponenten.

Diese Informationen können dann in Interface Maps und Datenflussdiagramme der EA-Lösung integriert werden. So können Änderungen an den Workflow-Prozessen für die Zielarchitektur aufgezeigt und hervorgehoben werden.

Das Ergebnis dieser Aktivität ist die Erstellung einer Technical Solutions Map der Zielarchitektur. Diese Map wird dann von allen aktiven Stakeholdern abgezeichnet, bevor sie in die Realize Phase der Activate-Methodik übergeben wird.

SAP Enterprise Architects sollten sicherstellen, dass sie die jeweiligen Stakeholder frühzeitig in den Prozess einbeziehen und die Gründe für die Änderungen und Aktualisierung der Zielarchitektur genau kommunizieren.

Änderungsauswirkungen 

Sobald die Technical Solutions Map erstellt wurde, kann eine SAP-Analyse zu den Änderungsauswirkungen durchgeführt werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wie genau das Unternehmen von dem neuen System profitieren wird. Außerdem wird deutlich, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zu einem neuen SAP-System zu ermöglichen.

Während der Analyse wird eine Ausgangsbasis für den aktuellen Zustand geschaffen und ein Ansatz zur organisatorischen Anpassung unter den Projektstakeholdern validiert.

Hier werden auch die Hauptnutzer identifiziert und eine Analyse der Lernbedürfnisse der Endnutzer - zusammen mit einem Lernplan - erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ergebnisse berücksichtigt wurden, was den Erfolg des Projekts in der Zukunft fördert.

Trainingsstrategie entwickeln

Zu guter Letzt wird eine Trainingsstrategie entwickelt, damit das SAP-Projekt seinen erfolgreichen Abschluss findet. Das Projektteam entwirft eine Teststrategie, die Ziele, Umfang, Test-Tools, Fehlerkoordination und die erforderlichen Rollen für die Durchführung des S/4HANA-Tests umfasst.

Hier beginnen die Teams damit, die Benutzerzugriffe, die Sicherheit, die wichtigsten Benutzererweiterungen etc. zu überprüfen sowie abzubilden und die Vorbereitungsmaßnahmen zur Datenlast durchzuführen. Sie planen auch SAP-Tests, einschließlich der Analyse des Lernbedarfs der Endbenutzer – so können sich diese schrittweise mit der neuen Lösung vertraut machen. Das Schulungsteam ist auch an der Vorbereitung und Bereitstellung der Lerninhalte für die ausgewählten Testbenutzer beteiligt.

Mit der Planung der SAP-Tests wird der Grundstein für den weiteren Erfolg der Implementierung gelegt. Mithilfe der Schulungsstrategie wird bestimmt, wie die verschiedenen Tests während des Projekts durchgeführt und abgeschlossen werden. Daher müssen sich alle Stakeholder vor der Durchführung der Test auf einen passenden Ansatz einigen und sich darauf abstimmen.

Fazit

Im letzten Schritt der Explore Phase zeichnen alle Teammitglieder und relevanten Stakeholder die vorgeschriebenen Quality Gate-Activities und ausgefülltem RICEFW ab. Diese Deliverables bzw. Projektergebnisse beinhalten die festgelegte Zielarchitektur und auch Zielprozesse, die in der nächste Phase der SAP Activate-Methodik umgesetzt werden können – diese Phase lautet Realize Phase.

SAP bietet eine Menge interner Tools zur Vereinfachung und Strukturierung des gesamten S/4HANA-Transformationsprozesses, darunter Assessments, Roadmaps und Templates. Diese Tools unterstützen auch Lösungen von Drittanbietern, wie beispielsweise LeanIX EAM. Dadurch können Unternehmen ihre Transformationsprojekte noch reibungsloser umsetzen. LeanIX EAM ist die einzige „Endorsed App“ für Enterprise Architecture im SAP Store.

Mithilfe einer alleinstehenden EA-Lösung oder auch in Kombination mit SAP Signavio können die Unsicherheit und Komplexität von IT- und Geschäftsprozesslandschaften verringert und Klarheit bei der Planung vor der Transformation geschaffen werden.