Introduction
Ces dernières années, un nombre impressionnant d’entreprises ont adopté des solutions logicielles en tant que service (SaaS) pour offrir de meilleurs services et devancer leurs concurrents. Toutefois, cette volonté de rester à la pointe de la technologie n’est pas sans écueil.
En effet, les solutions SaaS sont encore assez nouvelles, et si ces applications tierces ne sont pas mises en œuvre et gérées correctement au moyen de bonnes pratiques de gestion des fournisseurs SaaS, leur adoption ne créera jamais la valeur escomptée.
La prochaine section vous explique comment mettre en œuvre efficacement les solutions SaaS.
Bonnes pratiques de SaaS Implementation
La SaaS Implementation consiste à adopter et intégrer une application logicielle à un flux de travail de l’entreprise. Ce processus peut s’avérer complexe et nécessite une évaluation préalable des besoins de l’entreprise, du budget, des avantages, des limites, et d’autres éléments. Dès lors que l’entreprise a élaboré le plan de mise en œuvre d’une solution SaaS pour le logiciel à adopter, le processus de mise en œuvre peut débuter.
Cette étape est également appelée étape d’accueil d’une solution SaaS. Le client communique au fournisseur tiers les processus internes, attentes, objectifs et calendriers. L’entreprise doit quant à elle étudier tous les détails importants des procédures du fournisseur pour s’assurer que les nouveaux outils s’intègrent parfaitement à la cartographie informatique de l’entreprise.
Abordons maintenant les bonnes pratiques de mise en œuvre de solutions SaaS qui vous permettront d’optimiser la valeur d’un logiciel en tant que service pour l’entreprise.
Attribuer la responsabilité
Avec la démocratisation du numérique, tous les employés ou presque peuvent acquérir des solutions SaaS sans avoir besoin des conseils ou de l’autorisation des départements informatiques. En d’autres termes, n’importe qui peut devenir responsable d’une application, ce qui génère du Shadow IT, des applications redondantes et une hausse inutile des dépenses sur le cloud. D’où l’importance de constituer une équipe de mise en œuvre logicielle chargée de mener le projet à bien.
Les petites entreprises doivent se doter d’une équipe d’au moins deux personnes, à savoir un administrateur et un formateur pour le nouveau logiciel. Idéalement, l’administrateur est un informaticien ayant l’habitude de travailler avec des fournisseurs. Le formateur utilise généralement le logiciel tous les jours et est l’interlocuteur privilégié pour toute question à ce sujet.
Les grandes entreprises ont en revanche besoin d’une équipe plus importante qui, outre l’administrateur et le formateur, comprend un chef de projet, un responsable fonctionnel, un responsable technique et une personne ou équipe chargée de la gestion des changements. Ce groupe d’experts est souvent appelé comité de pilotage.
Plan de déploiement avec des objectifs
Les équipes de projet ou les responsables d’une solution SaaS dressent une feuille de route pour la mise en œuvre de la solution, qui fixe les objectifs et les métriques permettant d’évaluer le succès de la mise en œuvre. Les principales métriques incluent l’étendue de l’adoption ou la durée prévue de la mise en œuvre. Il est également important de définir le niveau d’utilisation après 3 mois, 6 mois ou 1 an.
Par ailleurs, un bon plan de mise en œuvre d’une solution SaaS doit indiquer les premiers services à adopter le nouveau logiciel si l’adoption concerne l’ensemble de l’entreprise.
La façon la plus facile et la plus efficace de suivre le plan de déploiement et les objectifs de la mise en œuvre de la solution SaaS est de disposer d’un outil de visualisation généralement intégré à une plateforme de gestion SaaS. Cet outil vous indiquera si le taux d’utilisation évolue dans la bonne direction.
Embrasser le changement
Ce n’est pas pour rien que les entreprises engagent des experts pour la gestion des changements. Dans la plupart des cas, ils sont chargés de gérer le chaos engendré par l’abandon d’un système dépassé et la mise en œuvre de nouvelles solutions professionnelles. Il est important que les équipes et employés qui utilisent les nouveaux outils embrassent le changement, au même titre que l’équipe de mise en œuvre.
Pour adopter une solution SaaS de façon efficace et mobiliser toute votre équipe, il importe de suivre une méthode éprouvée en matière de gestion du changement et de bien présenter les avantages du nouvel outil.
Pour embrasser le changement, il convient également de convaincre toutes les parties prenantes de votre entreprise. Rien n’est plus frustrant que de se heurter à des obstacles inattendus en plein processus de mise en œuvre. D’où l’importance d’établir des canaux de communication efficaces et une bonne documentation.
Durant le processus d’adoption, vous pouvez également promouvoir l’utilisation des outils de formation proposés par le fournisseur SaaS et inciter les différents départements à dialoguer ouvertement entre eux pour résoudre les problèmes initiaux avec le logiciel et battre en brèche les fausses informations et rumeurs dès qu’elles apparaissent.
Encourager et suivre l’adoption
Après le déploiement du plan d’adoption de la solution SaaS, il est essentiel de suivre le processus d’adoption et d’encourager continuellement les départements et équipes à utiliser le nouvel outil, surtout lorsqu’un processus entier a été modifié.
L’utilisation de la solution SaaS peut avoir quelques retards à l’allumage, le temps de lever certaines barrières psychologiques. Un outil de suivi de l’utilisation de la solution SaaS vous permet de garder un œil sur chaque département et sur les utilisateurs du logiciel et d’évaluer l’évolution de son utilisation. Vous pourrez également distinguer les personnes qui ont besoin d’une formation et d’encouragements supplémentaires pour adopter la nouvelle technologie. Il peut s’avérer utile de travailler avec un fournisseur qui possède davantage d’expérience dans le déploiement du logiciel en question.
Suivre l’utilisation de la solution SaaS vous indiquera également à partir de quel moment la mise en œuvre peut être considérée comme réussie, généralement quand vous avez atteint les objectifs établis dans votre plan de déploiement. Il est parfois nécessaire d’ajuster les métriques mentionnées dans le plan si les objectifs s’avèrent irréalistes. Souvenez-vous que la mise en œuvre d’une solution SaaS est un processus d’apprentissage, qu’il n’est pas si dramatique ne de pas atteindre vos objectifs au premier coup. Voyez-y plutôt l’opportunité de repérer les écueils potentiels de l’adoption d’une solution SaaS et de faire mieux la prochaine fois.
Définir l’impact sur l’entreprise
Veillez à définir l’impact de la nouvelle application SaaS sur votre entreprise durant et après sa mise en œuvre. Les avantages et résultats escomptés dans votre plan de déploiement initial mettront probablement un certain temps à se concrétiser, et ce, à condition de continuer à promouvoir l’adoption et l’utilisation de la solution SaaS auprès de vos équipes. Il est indispensable de comparer la situation en l’état avec les objectifs de votre plan et de consigner avec clarté vos progrès, vos contretemps et l’incidence de l’outil sur la culture, le budget et la performance de votre entreprise.
Si l’application SaaS remplace l’intégralité d’un processus entier, il est presque plus facile de déterminer son impact sur les opérations, les équipes et les services de l’entreprise. Toutefois, si d’anciens processus sont toujours en place et disponibles pour les utilisateurs, il est important d’identifier leurs utilisateurs et les raisons de ces derniers avant de passer à l’étape finale de l’adoption.
Amélioration continue et optimisation
Lorsque la mise en œuvre du SaaS est menée à bien et certains objectifs sont atteints, ne vous reposez pas sur vos lauriers. Les outils SaaS nécessitent une maintenance continue reposant sur le suivi et l’optimisation.
Il est possible, par exemple, qu’une autre solution dont vous n’aviez pas connaissance soit mieux adaptée à votre entreprise. Ce scénario est très probable dans la mesure où le marché des solutions SaaS est très concurrentiel et de nouveaux fournisseurs font leur apparition au quotidien. Toutefois, un changement de fournisseur n’est pas à prévoir lors de la première année ou du premier cycle d’abonnement.
La phase de mise en œuvre est suivie d’une phase d’observation qui permet de définir les ajustements nécessaires. Vous devez attendre qu’une solution SaaS soit activée pour pouvoir en distinguer les points forts et les points faibles.
Une fois les ajustements apportés, des analyses régulières, effectuées notamment à l’occasion d’un renouvellement, vous permettront d’ajuster vos licences et de vous débarrasser des applications SaaS inutilisées. C’est là qu’un architecte d’entreprise entre en jeu, en intégrant l’application SaaS au plan de gestion du portefeuille des applications en vue d’en définir la valeur pour l’entreprise et d’optimiser les dépenses liées au SaaS.
Conclusion
Une mise en œuvre SaaS bien conçue favorise une amélioration des processus, une communication transparente et une culture d’entreprise ouverte au changement. Elle vous aide également à réduire les coûts au maximum et à améliorer la productivité de vos équipes.
Toutefois, une gestion et un suivi continus des solutions SaaS demeurent indispensables pour exploiter au mieux ces solutions.
