Introduction
Dans un monde où la majorité des logiciels achetés sont de type SaaS, les entreprises ont de plus en plus besoin d’optimiser leurs dépenses SaaS. Et les raisons à cela sont nombreuses. Avec le SaaS, acheter un logiciel n’a jamais été aussi simple. N’importe quel collaborateur autorisé peut acquérir une solution qui lui semble utile.
Autrement dit, les employés n’appartenant pas au service informatique peuvent acheter n’importe quel outil technologique qui leur semble nécessaire sans savoir s'il existe des solutions équivalentes ou meilleures. Il en résulte logiquement d’importantes dépenses SaaS inutiles.
Les solutions SaaS sont gaspillées de différentes manières : les outils et licences inutilisées s’accumulent au fil du temps, les abonnements à des applications faisant double emploi se chevauchent, générant plus de dépenses que nécessaire. En réalité, selon une récente étude sur les dépenses SaaS, une entreprise ayant un usage intensif du SaaS gaspille en moyenne plus de 40 % de ses dépenses en outils redondants ou sous-utilisés.
Mais ceci n'est pas une fatalité. SaaS Spend Optimization peut vous aider à gérer votre inventaire SaaS et à tirer le meilleur parti de vos applications SaaS.
Découvrez les approches les plus courantes et les bonnes pratiques en matière d’optimisation SaaS qui vous permettront de maîtriser vos dépenses SaaS.
Qu’est-ce que le SaaS Spend Optimization ?
L’optimisation des dépenses SaaS (SaaS Spend Optimization) est le processus actif de SaaS Management qui vise à réduire le nombre d’applications ou de licences SaaS et à conclure des contrats adaptés à votre entreprise. Ce processus joue un rôle crucial dans la lutte contre le gaspillage SaaS, les failles de sécurité évitables et l’accumulation des coûts en garantissant le suivi des solutions SaaS et la détection des licences en surnombre ou des applications SaaS sous-utilisées.
Ces dernières années, le SaaS a radicalement modifié la manière dont nous achetons des logiciels. La tendance des entreprises à tourner le dos aux technologies fonctionnant sur site risque fortement de durer. En effet, la migration sur le cloud ou la création d’environnements cloud-first s'avère bénéfique sur le plan du service client et de l’expérience utilisateur, et, en fin de compte, sur la compétitivité et la rentabilité.
Cependant, plus vous achetez de solutions SaaS, plus la maîtrise de votre infrastructure cloud vous échappe. À défaut d'utiliser les bons outils de SaaS Management et d'optimiser ses dépenses SaaS, une entreprise dilapide son budget dans des dépenses inutiles.
La principale source du gaspillage SaaS est le manque de visibilité sur les abonnements redondants, les renouvellements automatiques d'outils inutilisés ou sous-utilisés ou des responsabilités mal définies. Tous ces problèmes résultent d'un manque de règles formelles d’acquisition d’applications SaaS. Ainsi, les entreprises se retrouvent à payer pour des outils faisant double emploi ou des solutions dont elles n’ont plus besoin.
Pour faciliter le contrôle des technologies possédées et utilisées, l’optimisation des coûts SaaS met à disposition plusieurs stratégies qui aident à maîtriser et à réduire les dépenses en informatique. Le chapitre qui suit aborde en détail les avantages de l’SaaS Spend Optimization.
Avantages de l’optimisation des dépenses SaaS
Optimiser les dépenses SaaS est un processus qui mobilise les équipes informatique, de la sécurité des informations et financières, qui en tirent également parti. Le service informatique peut ainsi réduire le gaspillage SaaS, et le service financier atteindre ses objectifs de réduction des coûts. Le service de la sécurité des informations profite quant à lui de la suppression des solutions SaaS redondantes et des accès SaaS superflus.
Réduire les dépenses SaaS
En disposant d'informations précises sur leur environnement SaaS, les entreprises peuvent supprimer les applications SaaS inutilisées, superflues et redondantes, réajuster le nombre de licences SaaS et négocier des contrats SaaS en ayant une connaissance précise de leurs besoins. Toutes ces actions ont une incidence sur le bénéfice net de l’entreprise et favorisent une maîtrise durable des coûts.
Une plus grande sécurité
La suppression des applications SaaS inutilisées, superflues et redondantes comble les failles de sécurité ouvertes par l'accumulation non maîtrisée d'applications SaaS. Durant le processus d’optimisation SaaS, le service informatique peut déceler des applications auxquelles d’anciens employés auraient encore accès ou utilisées uniquement dans le cadre d’un ancien projet.
Ce processus peut également révéler que des applications facultatives, aux fonctionnalités similaires et contenant des données sensibles sont utilisées par différents services.
Approche en matière d’optimisation SaaS
Afin d’optimiser au mieux votre portefeuille SaaS, vous devez évaluer toutes les applications SaaS ainsi que leurs utilisateurs au sein de votre entreprise (à l’aide du SaaS Management) et établir un ordre logique de priorité. Plutôt que de tenter d’optimiser toutes les applications à la fois, identifiez vos solutions SaaS et classez-les par ordre de priorité selon les quatre méthodes suivantes (qui peuvent être complémentaires) :
- Selon l’investissement total – Établissez une liste des 5 à 10 applications les plus onéreuses. Vous pouvez également les classer selon le montant total des dépenses. Cette méthode vous donne une vision globale du coût de chaque application et vous aide à identifier les solutions présentant le plus grand potentiel de réduction des coûts.
- Selon la date de renouvellement – Les coûts élevés s'accumulent lors des renouvellements automatiques d'applications inutilisées ou sous-utilisées. Comme expliqué dans notre guide des renouvellements SaaS, concentrez-vous sur les applications dont la date de renouvellement est imminente afin de pouvoir en analyser l'utilité et les tarifs avant de vous engager dans une nouvelle période contractuelle.
- Selon le nombre d’utilisateurs – Certaines applications sont très répandues au sein d’une entreprise, dont la quasi-totalité des employés y a accès. Cependant, il n’est pas rare qu’un grand nombre d'entre eux n’utilisent pas activement certaines applications. Il est donc possible qu'une application dont tout le monde possède une licence mène, dans l’ombre, une existence futile.
- Selon la fonction et la valeur commerciales – Alors que certaines applications sont simplement « utiles », d’autres sont indispensables à la croissance et au succès d’une entreprise. Afin de déterminer quelles applications sont les plus et les moins importantes pour votre entreprise, classez-les selon le rapport entre leur valeur commerciale et leur coût global.
Bonnes pratiques de SaaS Spend Optimization
Les environnements cloud et le SaaS existent depuis suffisamment longtemps pour que de bonnes pratiques existent en termes d’optimisation SaaS. Rassurez-vous, il ne s'agit pas de réinventer la roue et de mettre au point des stratégies qui n'ont pas encore fait leurs preuves.
Point important, le SaaS Spend Optimization ne nécessite généralement pas une multitude de feuilles de calcul. Il existe des méthodes et des outils pointus de SaaS Management que vous pouvez intégrer à un logiciel d'ERP ou de gestion contractuelle ou financière.
Avant de démarrer votre processus d’optimisation, veillez à réaliser les trois étapes suivantes qui vous aideront à optimiser au mieux vos dépenses SaaS.
- Créez une vue d’ensemble de votre environnement SaaS : Pour commencer, dressez la liste de tous vos abonnements SaaS et indiquez le nombre de licences utilisateur, les contrats et les coûts. Tenez compte de toutes les applications qui sont gérées ou non gérées par le service informatique (Shadow IT). Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées concernant les renouvellements, les éventuelles annulations et vos futurs investissements.
- Identifiez les responsables des applications SaaS : L'acquisition de chaque solution SaaS est affectée à un responsable. Compte tenu du nombre d'employés qui sont généralement autorisés à acheter des applications SaaS, il est important d’affecter un responsable à chaque application. Vous pourrez ainsi agir plus facilement lorsque vous détecterez des possibilités d’optimisation.
- Surveillez l’utilisation des applications SaaS : Durant cette étape, vous allez identifier les applications qui sont utilisées et à quel degré. Cette étape est impossible à réaliser manuellement. Les entreprises recourent donc à des solutions de SaaS Management qui surveillent leur portefeuille SaaS de manière automatique et génèrent des indicateurs très utiles.
Au paragraphe suivant, nous allons voir comment mettre en œuvre ces différentes étapes afin d’optimiser au mieux vos dépenses SaaS.
Supprimer les applications et licences SaaS inutilisées ou oubliées
Un élément fondamental de l’optimisation SaaS est la suppression d’applications et de licences. Afin de savoir lesquelles génèrent des coûts inutiles, vous devez, comme expliqué plus haut, dresser un tableau complet de votre portefeuille SaaS. Une fois cette visibilité obtenue, vous pouvez vous concentrer sur les deux étapes suivantes.
- Supprimer les applications et licences SaaS utilisées par d’anciens employés : Cette étape est axée sur la suppression des applications SaaS achetées par des employés qui ont quitté l’entreprise ou des licences qui leur sont encore attribuées. La raison à cela est très simple.
Il est fort probable qu’un employé oublie d’annuler ou de transférer la responsabilité d'une application avant de quitter l’entreprise. C’est pourquoi l’identification des responsables SaaS est un élément important de l’SaaS Spend Optimization.
- Supprimer les solutions SaaS inutilisées : Cette étape peut se dérouler en même temps que la précédente. Des études ont montré que plus de 40% de l’ensemble des licences SaaS sont en général sous-utilisés pour diverses raisons.
Définissez des cas d’utilisation et un taux d’utilisation de référence pour chaque application afin d’identifier celles qui sont beaucoup utilisées et celles qui ne le sont que rarement voire jamais. Vous pourrez ainsi rapidement déterminer les solutions à suspendre ou à supprimer.
Supprimer les applications SaaS redondantes
La redondance SaaS est beaucoup plus fréquente qu’on ne l’imagine. Elle survient lorsque des employés non informatiques achètent des solutions SaaS de leur propre initiative, sans avertir le service informatique. Mais cette flexibilité d’achat peut coûter très cher à l’entreprise qui risque de payer des applications faisant double emploi ou aux caractéristiques et fonctions très similaires.
Bien que nous vous conseillions d’examiner l’entièreté de votre portefeuille, certaines applications sont généralement plus redondantes que d'autres. C’est le cas notamment des outils de partage de fichiers tels que Dropbox ou Sharefile ou des plateformes de gestion de projets telles que Trello ou Basecamp. Il est même possible que votre entreprise soit abonnée à différentes plateformes de formation en ligne et à de multiples outils de messagerie comme Slack ou Teams.
Une fois ces redondances détectées, le processus de consolidation et de normalisation peut commencer. Utilisez les indicateurs issus de votre suivi de l’utilisation SaaS pour prendre des décisions éclairées et identifier les applications non approuvées.
Notez que la suppression des applications redondantes n’est pas toujours la meilleure approche à adopter. Des applications similaires peuvent chacune apporter une valeur ajoutée à l’entreprise si elles sont privilégiées par certaines équipes pour des raisons valables qu’elles devront vous exposer. Si vous avez sélectionné des solutions standards, veillez à les introduire dans l’ensemble de l’entreprise et à bien former vos collaborateurs.
Réajuster le nombre d'applications et de licences SaaS
La beauté des services SaaS et sur le cloud réside dans la facilité de leur mise à niveau. Si celle-ci est correctement effectuée, leur flexibilité se transforme en un modèle de « paiement à la carte » qui vous permet de réaliser des économies. Cependant, avec une hausse des solutions SaaS et un manque d'information des employés, vous payez sans doute beaucoup plus que nécessaire.
Pour adapter le nombre de licences SaaS à vos besoins, analysez de très près votre utilisation SaaS. Les indicateurs d’utilisation fournis par votre outil de SaaS Management peuvent rapidement vous indiquer quelles applications sont sous-utilisées. Prenons un exemple : si un employé ne s’est pas connecté à une application pendant 30 ou 90 jours, il sera préférable de diminuer le nombre de licences lors du prochain renouvellement.
En établissant des indicateurs de référence et en prenant le temps d’étudier votre utilisation SaaS, vous pourrez également identifier les utilisateurs qui n’ont plus besoin de licence ou des fonctionnalités premium que les fournisseurs proposent souvent moyennant un supplément. Une fois que vous avez identifié les 10 principales applications à réajuster, vous pouvez passer à l’action.
Dans un premier temps, supprimez simplement toutes les licences non utilisées ou recyclez-les au sein de votre entreprise afin d’éviter les achats faisant double emploi à l’avenir. Lisez attentivement les clauses de vos contrats pour échapper aux pénalités de résiliation. Pour ce qui est des licences sous-utilisées, il est important de bien connaître les différents types de licences proposés par chaque fournisseur. De nombreux fournisseurs SaaS proposent des versions basiques et gratuites de leurs produits qui pourraient peut-être vous suffire. Si vous n'avez pas besoin des fonctionnalités premium, optimisez vos licences SaaS en les faisant passer à un niveau ou à un plan inférieur.
Négocier les contrats SaaS
Les solutions SaaS offrent une énorme flexibilité dont vous devez tirer parti. Les contrats et les prix ne sont pas gravés dans le marbre. Vous pouvez obtenir de meilleures conditions en misant sur la fidélité, le volume, l’utilisation, les modalités, les promesses futures, etc. Si vous travaillez pour une entreprise renommée, vous pouvez jouer de votre image de marque auprès de fournisseurs SaaS plus petits qui tentent de se faire une place dans le secteur.
Cependant, pensez à mettre en place une stratégie de renouvellement SaaS et lancer les négociations dès que possible. Si vous êtes au milieu d'une période contractuelle, attendez la date de renouvellement. Le marché étant de plus en plus concurrentiel, comparez les fournisseurs et leurs tarifs et négociez un meilleur prix avec votre fournisseur SaaS actuel. Les fournisseurs accordent de l'importance à la durabilité des contrats clients et seront souvent prêts à des concessions pour vous conserver.
Vous pouvez (et devriez) optimiser vos contrats SaaS en recourant aux indicateurs d’utilisation fournis par vos outils de SaaS Management . Et ce, pour une simple et bonne raison : si vous savez exactement ce dont vous avez besoin, vous savez également ce dont vous n’avez pas besoin. Faites part de vos propres conditions aux différents fournisseurs et laissez-les se battre pour vous. La plupart des tarifs SaaS sont fonction du nombre de points de terminaison. En ayant une idée précise du nombre d’utilisateurs, vous éviterez les dépenses inutiles.
Conclusion
Si vous ne gardez pas à l’œil la croissance de votre environnement SaaS, vous passerez sans doute à côté de tout ce qui rend les solutions SaaS si attrayantes. Les applications aux fonctions redondantes, les outils SaaS sous-utilisés ou inutilisés ainsi que les solutions sans finalité précise ou responsable peuvent peser énormément sur vos dépenses.
Ces coûts peuvent être évités avec une bonne optimisation des dépenses SaaS, pilier du SaaS Management. En surveillant et en examinant votre portefeuille SaaS, et en supprimant, consolidant et adaptant le nombre de licences à l’aide d’outils de SaaS Management, vous optimiserez la rentabilité de vos applications SaaS, protégerez votre entreprise et conserverez un avantage concurrentiel.
