Introduction
À l’ère du numérique où les applications basées sur le cloud sont devenues la norme, il est primordial de disposer de données exactes et actualisées sur les utilisateurs pour satisfaire l’ensemble des parties prenantes. Si vous ignorez qui dans votre entreprise utilise quelle application, vous pourrez difficilement gérer ou optimiser les licences et les coûts SaaS.
Ce guide vous montrera les bonnes pratiques en matière de gestion des utilisateurs SaaS et vous apprendra à surveiller l’utilisation SaaS de vos employés pour optimiser la productivité.
Qu’est-ce que le SaaS User Management?
La SaaS User Management est un processus qui vise à gérer et à contrôler l’accès des employés aux produits SaaS au sein d’une entreprise. Plus les données concernant l’utilisation SaaS sont centralisées, plus les efforts de gestion seront efficaces.
L’époque où des programmes étaient préinstallés sur l’ordinateur de chaque employée est révolue, et les entreprises disposent désormais d'outils variés pour avoir une visibilité totale sur leurs produits SaaS et optimiser l'utilisabilité de ces derniers.
Une plateforme de SaaS User Management offrant une vue globale de toutes les applications SaaS utilisées et consultées est utile aux départements informatique, financier, des RH, de la sécurité des informations et aux autres départements amenés à gérer le SaaS de manière directe ou indirecte.
Dans les chapitres suivants, nous allons explorer ce qui justifie la gestion des utilisateurs SaaS et l'importance de disposer d’une source unique de vérité.
Quels sont les objectifs de la gestion des utilisateurs SaaS ?
Ces dernières années, la gestion des logiciels s'est progressivement décentralisée. Cela s’explique en partie par le fait que presque tout le monde se sent aujourd’hui habilité à acheter des solutions logicielles professionnelles basées dans le cloud. Et dans la plupart des entreprises, il est très peu probable que les feuilles de calcul des utilisateurs et des applications multiples soient examinées et mises à jour régulièrement.
C’est précisément pour cette raison que des outils de gestion des utilisateurs SaaS s’avèrent nécessaires dans toute entreprise qui utilise des solutions SaaS. Si elle est mise en œuvre et utilisée correctement, une source unique vous permettra d’atteindre les objectifs suivants :
- Augmenter la productivité de tous les utilisateurs SaaS au sein de l’entreprise en allouant les bonnes ressources aux bonnes personnes.
- Améliorer la collaboration avec le département informatique qui a renoncé au contrôle des logiciels face à la décentralisation de l'acquisition des produits SaaS.
- Réunir les parties prenantes lorsqu’elles doivent rassembler toutes les données importantes sur les utilisateurs SaaS (applications, dépenses dans le cloud, schémas d’utilisation et comportements d’utilisation), le tout dans un seul système.
- Sécuriser l’entreprise grâce à une vision globale de l’environnement SaaS de la société.
Dans le chapitre suivant, nous allons en détail pourquoi les différentes parties prenantes doivent gérer l’utilisation des solutions SaaS pour tirer le meilleur parti de leurs solutions basées dans le cloud.
Pourquoi est-il important de gérer les utilisateurs SaaS ?
N'importe quelle partie prenante souhaiterait avoir le contrôle des produits SaaS et savoir qui les utilise. Cependant, la SaaS User Management est plus qu’un « gadget utile », il s’agit d’une pratique essentielle pour les entreprises actives dans le cloud.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez gérer vos utilisateurs SaaS :
Croissance du SaaS : L’adoption rapide de produits SaaS entraîne une multiplication des utilisateurs et des outils et, en définitive, des licences à gérer pour chaque utilisateur. Cela peut entraîner des lacunes au niveau du flux de travail de l’entreprise.
Achats décentralisés de produits SaaS : Compte tenu de l'absence de lien ou de plateforme commun(e) aux solutions SaaS, ne disposent pas d'une plateforme ou d'un lien partagé, il est impossible d'adopter une gestion centralisée sans outil adéquat.
Remplacement de systèmes obsolètes : Bon nombre de sociétés utilisent encore des feuilles de calcul qui ne sont ni synchronisées ni mises à jour automatiquement. Avec un taux de rotation du personnel de 20 % aux États-Unis, de tels documents s’avèrent peu utiles.
Des processus inefficaces : La croissance continue des solutions SaaS alourdit le travail administratif, ce qui peut aboutir à des processus métier inefficaces et à des failles de sécurité.
Conformité : Travailler dans le cloud signifie que les entreprises doivent respecter un plus grand nombre de politiques réglementaires. Il est important de savoir comment et où les données des utilisateurs sont utilisées et conservées. Des utilisateurs non gérés constituent une menace pour la sécurité.
Suivi de l’utilisation et de l’adoption du SaaS : Une adoption lente peut signifier que les employés ont besoin d'être épaulés pour adopter des outils SaaS. Une faible utilisation peut aussi constituer une occasion de réduire les coûts.
Gardez à l’esprit que quelques éléments rendent la gestion des logiciels SaaS plus difficile que celle des solutions traditionnelles. Tout d’abord, le SaaS offre une variété de rôles reposant sur différents modèles d’accès utilisateur, ainsi qu'une variété de licences gratuites ou payantes.
En outre, les fournisseurs SaaS utilisent différentes méthodes pour stocker les données qui ne se trouvent pas toutes dans le même cycle de vie du fournisseur (par exemple, essai gratuit, applications approuvées par le service informatique, applications non approuvées par le service informatique, ou applications inutilisées mais pas encore annulées).
Les principaux avantages d’une solution de gestion des utilisateurs SaaS
Le principal avantage d’un outil intelligent de gestion des utilisateurs SaaS comme LeanIX est qu’il remplace un ancien système ou multitude de feuilles de calcul par une source unique et moderne de vérité qui synchronise automatiquement toutes les informations et aide ainsi de nombreux départements et leurs responsables. Voici comment les différentes parties prenantes internes peuvent bénéficier d’une plateforme de gestion des utilisateurs SaaS :
Département financier : Avec un accès direct aux données d’utilisation des solutions SaaS, les responsables financiers peuvent établir un budget et prévoir avec plus de précision les dépenses de la société dans le cloud. Ils peuvent facilement déterminer le coût de chaque licence et le degré d'utilisation d'une solution SaaS donnée.
Une plateforme de gestion des utilisateurs leur fournit des informations telles que les dépenses mensuelles et annuelles prévues en solutions SaaS, les dépenses par département ou par utilisateur ainsi que le nom du responsable de l’application, autant d’informations importantes pour les efforts d’optimisation SaaS.
Département informatique : La visibilité SaaS constitue le principal avantage pour les services informatiques. Les équipes informatiques peuvent facilement retrouver des informations sur les utilisateurs qui ont souscrit à des solutions SaaS non gérées. Cela leur permet également d’identifier les applications SaaS utilisées par un ancien employé et de réattribuer les licences concernées.
Ils peuvent également surveiller l’évolution de l’adoption et identifier les employés ayant besoin d’une formation supplémentaire après la mise en œuvre SaaS initiale.
Département des ressources humaines : Avec une plateforme de gestion des utilisateurs SaaS, le département des ressources humaines peut s’assurer que les nouveaux employés disposent des accès et des outils nécessaires à la fonction qu’ils occupent en vérifiant la liste des applications SaaS du département.
Département des achats : Les départements des achats peuvent recourir aux données d’utilisation des utilisateurs pour négocier le renouvellement des solutions SaaS avec le fournisseur. Lorsque l’utilisation est inférieure à la valeur contractuelle, le département des achats peut optimiser cette solution SaaS en l'adaptant à son utilisation réelle.
Parmi les informations importantes que le département des achats peut tirer de la plateforme figurent par exemple les dates de renouvellement des solutions SaaS, l’utilisation du service par utilisateur et par département ainsi que le nom des propriétaires de l’application.
Département de sécurité des informations : Le département de sécurité des informations peut limiter les risques de sécurité liés aux solutions SaaS en surveillant les applications utilisées par les employés et en s'assurant de leur conformité aux politiques de sécurité de l’entreprise. Si la société a migré vers une autre solution SaaS, ce département peut également contrôler quels utilisateurs recourent encore à l’ancienne solution.
Les bonnes pratiques en matière de gestion des utilisateurs SaaS
Une fois que vous disposez d’une plateforme de gestion des utilisateurs SaaS, tirez parti de toutes ses fonctionnalités et avantages afin d'optimiser l'utilité des solutions SaaS pour votre entreprise. Voici 6 bonnes pratiques :
- Découvrez toutes les applications SaaS que vos employés utilisent afin d’avoir une vue globale.
- Identifiez les responsables des applications et réattribuez les licences des employés ayant quitté l’entreprise.
- Établissez une stratégie de renouvellement SaaS proactive grâce à un calendrier des renouvellements qui vous alerte lorsque le moment est venu de réexaminer un contrat SaaS pour le renégocier.
- Surveillez l’utilisation SaaS des utilisateurs afin de faire le tri entre les applications essentielles à votre activité et les obsolètes.
- Identifiez tout nouveau service SaaS récemment ajouté par les utilisateurs des différents départements.
- Mettez en avant les services SaaS qui augmentent la productivité, favorisent la collaboration et respectent les normes de sécurité.
Conclusion
Les solutions SaaS ont révolutionné la manière dont les entreprises modernes travaillent au quotidien. Tandis qu’elles offrent de nombreux avantages, elles ont aussi créé de nouveaux risques en matière de sécurité et bouleversent les styles de gestion traditionnels qui méritent un réajustement.
De plus en plus de données étant stockées hors site, les entreprises dépendent de plateformes de gestion des utilisateurs SaaS qui offrent une vue la plus complète possible tout en permettant la SaaS Vendor Management.
