Introduction
Les applications logicielles basées dans le cloud ne cessent de gagner du terrain, chacune avec des coûts, des contrats et des valeurs propres. Face la multiplication des fournisseurs SaaS sur le marché, la gestion de ces derniers est devenue un élément fondamental des opérations SaaS, dans le cadre plus global de la gestion des actifs informatiques.
Une bonne stratégie vous permet d'épauler activement le service des achats informatiques, d'optimiser vos dépenses en applications SaaS et de trouver les meilleures solutions aux problèmes de votre entreprise. Découvrez les avantages de la gestion des fournisseurs SaaS et les bonnes pratiques en la matière.
Qu’est-ce que le SaaS Vendor Management ?
La gestion des fournisseurs SaaS est un processus ou une stratégie visant à gérer les relations avec les fournisseurs SaaS d’une entreprise. Son objectif est de trouver les solutions informatiques les mieux adaptées à chaque entreprise, de gérer ces solutions, d’en suivre l’utilisation, de faire état de leur valeur et enfin d’optimiser les coûts.
Les fournisseurs sont évalués et gérés, de l’approbation à la résiliation en passant par l’intégration et le renouvellement. Gérer les fournisseurs SaaS, c'est avoir la maîtrise totale de leur cycle de vie.
Les principales étapes du cycle de vie d’un fournisseur sont décrites ci-dessous.
Évaluation des fournisseurs SaaS
Afin d’évaluer un fournisseur SaaS, il faut d’abord qu’il y ait une nouvelle demande de fournisseur ou un besoin commercial. Une fois que vous avez identifié et défini un besoin spécifique, commencez par vérifier votre portefeuille SaaS existant pour vérifier si votre entreprise ne paie pas déjà un outil capable d'y répondre.
Si ce n’est pas le cas, recherchez de nouvelles solutions en comparant les résultats obtenus sur Google ou sur des places de marché SaaS comme Gartner, G2 ou Capterra.
Acquisition et approbation d’un fournisseur SaaS
Après avoir comparé toutes vos options et identifié le fournisseur idéal, vous pouvez lancer le processus d’acquisition et d’approbation. À ce stade, il est important de consulter d'autres départements de votre entreprise, parmi lesquels les achats, la sécurité des informations et vos équipes informatiques.
Ensemble, passez en revue les conditions générales du fournisseur, posez les bonnes questions pour les services choisis et vérifiez la date de renouvellement avant de signer le contrat.
Mise en œuvre SaaS et intégration d’un fournisseur
Lors de l’intégration ou de la mise en œuvre SaaS, c'est à vous, en tant que client, de vous assurer que le fournisseur a bien pris connaissance des processus, attentes et objectifs de votre entreprise ainsi que de votre calendrier. Vous devez quant à vous étudier les processus du fournisseur et examiner comment le département informatique peut intégrer la nouvelle application aux outils existants.
L’intégration implique également de définir un propriétaire de l’application, de surveiller l’adoption du fournisseur et de communiquer tout changement important aux utilisateurs finaux.
Gestion et suivi permanents
Cette étape est généralement la plus longue et varie d’une entreprise à l’autre. Elle englobe de nombreuses choses allant de l’enregistrement des informations relatives au fournisseur au suivi de l’utilisation SaaS en passant par les politiques de sécurité, la gestion des contrats et des accords et l’optimisation des flux de communication avec le fournisseur SaaS.
Une gestion SaaS appropriée et de bonnes relations avec votre fournisseur vous épargneront bien des maux et prépareront votre entreprise à l’étape suivante : le renouvellement ou la résiliation.
Renouvellement d’un fournisseur SaaS
Dans le cadre de votre stratégie de renouvellement des logiciels et avant l’arrivée à échéance de votre contrat SaaS, vous devez décider si vous souhaitez renouveler votre contrat ou migrer vers un autre fournisseur (référez-vous à la première étape). L’optimisation des dépenses SaaS peut vous aider à prendre cette décision en vous permettant d’évaluer votre environnement SaaS dans sa globalité et de distinguer les applications inutilisées ou redondantes.
Si vous optez pour un renouvellement SaaS, vous devez renégocier votre contrat, réajuster le nombre de licences nécessaires et aussi demander à votre fournisseur une réduction au titre de votre fidélité.
5 raisons pour lesquelles la gestion des fournisseurs de SaaS est nécessaire
Selon de récentes études, d’ici la fin de l’année 2021, 73 % des entreprises auront migré vers le SaaS cloud pour leurs opérations courantes. Ce chiffre montre à lui seul l’importance de la gestion des fournisseurs SaaS pour votre entreprise.
Une gestion bien menée vous permet de lever les obstacles posés par les environnements cloud-first et de gérer la multitude d’abonnements et de fournisseurs SaaS.
Voici 5 raisons pour lesquelles votre entreprise a tout intérêt à gérer ses fournisseurs SaaS :
Manque de visibilité sur les achats SaaS
Avec la généralisation de la culture numérique, même les collaborateurs lambda n'ont aucun mal à acheter des solutions SaaS qui répondent à leurs besoins. Cela engendre du Shadow IT et gonfle les portefeuilles SaaS qui contiennent des applications et fournisseurs redondants.
La gestion des fournisseurs SaaS crée une visibilité SaaS et favorise la découverte SaaS au sein de l’entreprise, surtout durant le processus d’évaluation des fournisseurs.
Risques de sécurité non gérés
Avec la hausse du Shadow IT, vous serez également confrontés à une hausse des risques de sécurité SaaS non gérés. Aussi bien intentionnés soient-ils, vos employés n'ont peut-être pas les moyens d’évaluer les dangers qui vont de pair avec le partage en ligne d’informations personnelles ou relatives à l’entreprise. Les tentatives de piratage et d’hameçonnage constituent des menaces réelles pour la santé globale et la réputation d’une entreprise.
Cependant, avec un bon processus de gestion des fournisseurs, vous pourrez découvrir qui effectue la majorité des achats SaaS et former ces employés aux pratiques de réduction des risques et ainsi renforcer votre sécurité informatique.
Dépenses SaaS inutiles
La majorité des entreprises qui dépendent de plusieurs applications SaaS à travers leurs unités et départements en connaissent également le prix, ce qui nous amène au dernier stade du cycle de vie de la gestion des fournisseurs SaaS, à savoir le renouvellement SaaS et l’optimisation des dépenses SaaS.
En examinant de plus près leurs dépenses annuelles en SaaS ainsi que leurs fournisseurs à l’aide d’un outil de gestion approprié, les entreprises peuvent réaliser d'importantes économies et optimiser ainsi les avantages des applications basées dans le cloud.
Renouvellement d’un fournisseur SaaS sans révision
Faute de vous avertir suffisamment à l'avance, de nombreux fournisseurs SaaS ne vous laissent pas le temps de renégocier les prix avant un renouvellement, et augmentent systématiquement leur prix à cette occasion. La raison en est que le renouvellement automatique est une manière simple de conserver un client. Dans le cadre de leurs efforts d’optimisation des dépenses SaaS, les gestionnaires de fournisseurs SaaS surveillent de près les dates de renouvellement et peuvent ainsi prévoir les dépenses.
Connaître la date de renouvellement d’un abonnement est simple et les bons outils de gestion SaaS proposent notamment un calendrier des renouvellements qui envoie des alertes pour que vous révisiez votre contrat avant sa reconduction. Outre un calendrier des renouvellements, promouvoir la responsabilisation des achats parmi les employés s’avère être l’une des meilleures pratiques en matière de renouvellement des SaaS.
Une efficacité opérationnelle affaiblie
Les applications SaaS ont beau présenter de nombreux avantages, elles comportent également certains défauts dont il faut avoir conscience. À mesure que votre entreprise accumule les abonnements SaaS, votre infrastructure informatique gagne en complexité, ce qui augmente la charge de travail des départements informatiques.
La gestion des fournisseurs SaaS allège cette charge en mettant en lumière les gains de temps et d’argent que permet la rationalisation ou la consolidation des applications. L’efficacité opérationnelle des équipes informatiques est considérablement améliorée car elles reçoivent moins de tickets de support de la part d'employés qui ont du mal à jongler avec les différents types d’applications SaaS.
Bonnes pratiques en matière de gestion des fournisseurs SaaS
À présent que vous savez pourquoi la gestion des fournisseurs SaaS constitue un élément important de votre gestion informatique, nous allons passer en revue quelques-unes des bonnes pratiques à appliquer pour créer votre propre système de gestion des fournisseurs SaaS. Associées à une plateforme de gestion des fournisseurs dotée d'outils automatisés, ces bonnes pratiques simplifient les achats et la gestion des fournisseurs et permettront à votre entreprise de prospérer dans un environnement cloud-first.
Favoriser la responsabilisation et tenir un inventaire de tous les fournisseurs
Le feu vert des départements informatiques n'étant plus nécessaire pour acheter une application SaaS, tout le monde peut devenir responsable d’un logiciel. Même s’il est toujours préférable de limiter au maximum le nombre de responsables, la réalité est tout autre dans la majorité des entreprises.
Une certaine cohérence dans ce domaine est donc un élément important du SaaS Management et de la gestion des fournisseurs. En plus de bien choisir les responsables, il est également très important de tenir un inventaire contenant toutes les informations sur vos fournisseurs. La possibilité d'extraire rapidement toutes les informations relatives à un logiciel donné favorise la responsabilisation et vous fait gagner du temps si les informations du fournisseur évoluent.
Traiter les renouvellements en amont
Comme mentionné plus haut, les renouvellements SaaS non révisés sont une des principales causes des dépenses excessives et des portefeuilles SaaS gonflés. Cela n’a rien de surprenant. Au vu du nombre de contrats SaaS et des éléments instables de la gestion des fournisseurs SaaS, la planification des renouvellements est tout sauf une mince affaire.
C’est pourquoi il est préférable de mettre en place une stratégie de renouvellement, d’appliquer les bonnes pratiques et d'élaborer un calendrier global des renouvellements qui vous enverra des rappels pour vous laisser le temps d'examiner vos schémas d’utilisation SaaS et les licences inutilisées, et de préparer de nouvelles négociations.
Mettre en œuvre la gouvernance - Réaliser des audits SaaS
Une plateforme de gestion des abonnements SaaS vous aide non seulement à distinguer l’ensemble de vos solutions SaaS et à créer une visibilité SaaS, mais aussi à mettre en œuvre une gouvernance SaaS. La gouvernance informatique est vitale pour établir les pouvoirs et les autorisations dont sont investis les contributeurs dans le cycle de gestion des fournisseurs.
En plus d’établir un bon plan de gouvernance, vous avez tout intérêt à réaliser des audits SaaS réguliers (chaque trimestre ou semestre). Discutez avec les utilisateurs finaux pour savoir quelles applications sont utilisées quotidiennement, lesquelles sont redondantes et si les employés utilisent déjà des outils gratuits en lieu et place de versions payantes.
Surveiller l’utilisation
Cette bonne pratique est souvent négligée, car il s’agit d’une activité systématique qui n’a pas véritablement de fin. Cependant, la surveillance de l’utilisation SaaS au sein de votre entreprise fournit des informations précieuses sur les applications SaaS existantes et la valeur qu'elles apportent ou les coûts inutiles qu’elles engendrent.
En connaissant le nombre de licences nécessaires et les fonctionnalités logicielles superflues, vous serez armé pour les négociations avec les fournisseurs et pourrez en fin de compte conclure un accord plus avantageux ou trouver un meilleur fournisseur. En réalité, l’optimisation des dépenses SaaS n’est possible qu’avec un suivi de l’utilisation à travers des plateformes de SaaS Management.
Conclusion
Établir un système de gestion des fournisseurs SaaS dans votre entreprise vous permettra de garder la main sur vos achats SaaS et de réaliser des améliorations continues sous la forme d’optimisation SaaS.
Si vous disposez déjà d’un système de gestion des fournisseurs, imaginez à quel point une plateforme de SaaS Management pourrait faciliter les tâches courantes et vous aider à adopter les bonnes pratiques en matière de gestion des fournisseurs SaaS.
