Introduction
À l’heure où les logiciels jouent un rôle crucial dans les activités quotidiennes et la croissance de toute organisation moderne, la software asset management présente de nombreux avantages pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques et à assurer le bon fonctionnement de leurs logiciels.
Voici ce que la software asset management peut apporter à votre organisation :
- Réduction des coûts ;
- Assurance de la conformité ;
- Augmentation de la productivité des employés ;
- Renforcement de l'efficacité informatique ;
- Établissement de politiques de cycle de vie des fournisseurs.
La software asset management est un défi de taille pour n'importe quelle organisation, mais sans cela, elles pourraient être confrontées à des problèmes de conformité complexes et à des dépenses logicielles totalement inutiles.
Nous allons passer en revue les bonnes pratiques en matière de software asset management que vous pouvez appliquer dès la mise en œuvre de votre programme SAM, ou même après si celui-ci est déjà en place.
Les bonnes pratiques en matière de SAM
Lors de la planification et de la mise en œuvre d’une stratégie de software asset management, les bonnes pratiques en matière de SAM constituent un cadre qui permet de surmonter ce qui peut sembler être une tâche colossale.
Les outils SAM aideront la direction à évaluer la cartographie logicielle de l’entreprise, à mettre en œuvre de nouvelles solutions logicielles le cas échéant et à gérer les différentes licences associées à l’achat de logiciels.
1. Évaluer votre niveau de maturité SAM
La première étape de toute initiative de SAM consiste à évaluer votre niveau de maturité de software asset management. En d’autres termes, déterminer votre avancement du processus et établir un plan pour atteindre votre objectif. La plupart des organisations mettent des mois, voire des années, à atteindre une maturité SAM complète, et de nombreux outils permettent de déterminer le stade où se situe votre entreprise.
Pour évaluer les niveaux de maturité du SaaS, le calculateur de retour sur investissement de LeanIX permet de réaliser une estimation du niveau actuel de l’entreprise. La maturité SAM comporte cinq niveaux :
- Niveau initial : il s’agit du niveau de maturité SAM le plus chaotique. À ce stade, il suffit aux entreprises de déterminer les logiciels qui sont déjà en leur possession et documenter leurs actifs. Cette étape représente le strict minimum.
- Niveau reproductible : au niveau suivant, les entreprises ont une idée de leur profil logiciel et sont en mesure de déterminer les licences dont elles disposent par rapport à ce qui se trouve dans leur système. Elles ne maîtrisent pas encore parfaitement les actifs informatiques utilisés, mais sont en mesure de démarrer le processus.
- Niveau défini : à ce stade de la maturité SAM, les entreprises assurent le suivi de leurs actifs et sont en mesure d'analyser les tendances. Les données sont disponibles et les organisations sont entièrement conformes en matière de logiciels, et peuvent donc se soumettre sans problème à des audits externes le cas échéant.
- Niveau maîtrisé : à ce niveau, les entreprises s’appuient sur des outils, des procédures et des politiques pour automatiser les processus et gérer le cycle de vie de leurs actifs logiciels. À ce stade, les entreprises peuvent commencer à travailler sur la valeur ajoutée de leur stratégie SAM.
- Niveau optimisé : les organisations en phase d’optimisation ont atteint la maturité SAM complète. À ce niveau, les entreprises peuvent confortablement réinvestir des fonds dans leur environnement logiciel et recueillir suffisamment d’informations précises pour gérer efficacement leurs actifs.
2. Déterminer votre processus de base
Plusieurs processus de base constituent l’ADN de la software asset management. L’étape précédente, à savoir la détermination de votre niveau de maturité SAM, vous aura aidé à identifier les processus de base autour desquels votre projet SAM doit être articulé. Mieux vaut choisir le processus le plus important pour votre organisation qui vous permettra de remporter l’adhésion des parties prenantes et de constituer une équipe à l’étape suivante.
- Utilisation des logiciels : ce processus/cette politique décrit ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec tout logiciel installé.
- Achat de logiciels : ce processus aide les entreprises dans le cadre des achats de logiciels.
- Mise en œuvre de logiciels : les processus SAM accompagnent le bon déploiement et la bonne approbation des demandes de nouveaux logiciels.
- Mobilité des employés : les logiciels doivent être suivis et gérés afin d’être réattribués et utilisés de manière efficace.
- Récupération après sinistre : les services informatiques et les logiciels essentiels doivent être maintenus jusqu'à ce que le sinistre soit résolu.
- Recyclage : lorsque des employés quittent l’entreprise, le recyclage des logiciels permet de s'assurer la redistribution efficace des actifs logiciels, selon les bonnes méthodes et sans frais cachés.
- Conformité des licences : la conformité des licences doit être assurée afin de pouvoir passer des audits logiciels et de s’assurer que tout problème soit traité efficacement.
3. Remporter l’adhésion des parties prenantes et constituer une équipe
Le succès d’un processus SAM repose sur l’implication des parties prenantes. La software asset management est inenvisageable sans leur engagement, car elle nécessite l'embauche de personnel spécialisé en SAM afin de guider le processus et de le mener à pleine maturité.
L’adhésion des parties prenantes peut être obtenue en présentant les avantages que la SAM apporte à une organisation moderne, à savoir la réduction des coûts, la diminution des risques associés aux licences logicielles complexes et l’optimisation des actifs.
L’étape suivante consiste à créer une équipe SAM. Les entreprises peuvent choisir d'engager une équipe complète de software asset management interne ou des consultants en licences logicielles.
Une équipe interne, certes plus coûteuse sur le long terme, partage les valeurs et les objectifs de l'entreprise et permet ainsi à la SAM de devenir un processus intégré et continu qui s'adapte à l'évolution de l’entreprise.
Il existe également une option hybride, qui associe du personnel à temps plein à une expertise externe.
4. Évaluer et mettre en œuvre la solution SAM
Les évaluations réalisées au cours des deux premières étapes du processus de mise en œuvre SAM permettent aux organisations de décider quelle solution SAM est la plus adaptée à leurs besoins.
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour choisir le bon outil. Les entreprises doivent évaluer la taille de leur société et vérifier si l’infrastructure de l’entreprise est suffisamment solide pour supporter la solution choisie.
Les équipes SAP doivent également veiller à choisir l’outil le plus adapté, que ce soit pour la collecte de données ou la gestion des licences. Il est important que les organisations utilisent des solutions qui génèrent un RSI positif pour leurs objectifs.
5. Identifier tous les actifs logiciels
Cette étape sert de base pour tous les processus fondamentaux de la SAM. La découverte des logiciels, qui inclut la recherche de toutes les solutions SaaS et la détection du Shadow IT, est indispensable et doit être maîtrisée et documentée en préalable aux étapes suivantes du processus SAM.
Il est possible de le faire automatiquement à l'aide des outils SAM propres au SaaS, comme la SMP de LeanIX qui vous donne une meilleure vue d’ensemble de votre environnement SaaS, accroît le retour sur investissement de vos solutions SaaS, fait disparaître les lacunes de sécurité et assure la conformité.
6. Catégoriser les licences logicielles et analyser leur utilisation
Comme vu précédemment, une des principales raisons de mettre en œuvre une software asset management est de démystifier les licences logicielles et d'analyser où ces logiciels sont utilisés (et à quelle fréquence), et c’est justement l'objet de cette étape.
Les outils de gestion des logiciels sont conçus pour organiser les licences par département et détecter les logiciels sous-utilisés.
L’utilisation des logiciels est analysée au moyen des données sur les tendances d'utilisation, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées sur les renouvellements et les investissements futurs.
7. Recycler et optimiser vos licences logicielles
Les responsables SAM peuvent ensuite utiliser les données relatives à l’utilisation et aux licences recueillies à l'étape précédente pour déterminer si l’entreprise tire profit de ses investissements en solutions SaaS et en logiciels.
À partir de là, les organisations peuvent apprendre à optimiser leurs dépenses SaaS et décider de la manière dont elles souhaitent recycler, réattribuer et optimiser leurs licences afin de tirer le meilleur RSI possible de ces contrats.
Ce processus permet de supprimer ou de réajuster le nombre de licences et d’applications SaaS inutilisées ou oubliées.
8. Mettre en œuvre des politiques d'achat de logiciels
Votre organisation est à présent prête à mettre en œuvre des politiques d'achat de logiciels. Au cours des étapes précédentes, les équipes SAM ont pu identifier les endroits où des politiques sont nécessaires et les personnes à impliquer.
Les politiques de gestion du cycle de vie des fournisseurs et la stratégie de renouvellement SaaS sont quelques exemples de politiques pouvant être mises en œuvre à ce stade. Toutes deux établissent des lignes directrices claires pour les relations entre client et fournisseur et aident à automatiser les renouvellements et les mises à jour.
Une fois ces politiques établies, les organisations peuvent se concentrer sur les plus grands avantages de leur stratégie SAM : la transformation et la valeur.
Les politiques d’achat permettent aux entreprises de comprendre quand une solution ne fonctionne plus et réduisent le risque d'audits onéreux et de dépenses excessives pour des logiciels inutilisés.
9. Établir et prévoir un budget logiciels
Enfin, chacune des étapes de la stratégie de software asset management aide les entreprises à prévoir et à établir un budget logiciels en fonction de leur évolution.
L’argent gaspillé dans des logiciels SaaS inutilisés constitue un problème important pour beaucoup d’organisations. La mise en place d’un processus SAM complet permet de mettre en avant les zones d’amélioration de l’utilisation ainsi que l’historique des dépenses.
Cela permet de prévoir les budgets logiciels avec plus de précision et de trouver des solutions pour améliorer la rentabilité des solutions SaaS.
Conclusion
L’étape la plus importante de votre programme SAM consiste à choisir le logiciel ou la plateforme de SaaS Management le plus adapté à votre stratégie commerciale et qui servira les objectifs généraux de votre entreprise.
Si certains outils se concentrent uniquement sur des cas d'utilisation spécifiques, d’autres permettent également de faire concorder vos actifs logiciels et vos capacités métier à l’aide de la pratique de la gestion du portefeuille d’applications.
