Einleitung
Wenn Unternehmen auf der Suche nach einer CRM-Software (Customer Relationship Management Software) oder einer ERP-Software (Enterprise Resource Planning Software) sind, können Sie sich zwischen verschiedenen Implementierungsoptionen entscheiden. Und da Software-as-a-Service (SaaS) und andere Cloud-basierte Modelle auf dem Vormarsch sind, wägen viele Unternehmen die Vorteile von SaaS gegenüber On-Premise-Lösungen ab und versuchen herauszufinden, welche Implementierungsart am besten geeignet sind.
In diesem Guide werden die Hauptunterschiede zwischen den beiden Modellen beschrieben und wie sie Ihnen dabei helfen können, das volle Potenzial Ihres Unternehmens auszuschöpfen.
SaaS vs. On-Premise im Vergleich
Der größte Unterschied zwischen SaaS- und On-Premise-Lösungen besteht darin, dass SaaS-Lösungen von einem Drittanbieter gehostet und gewartet werden, während On-Premise-Lösungen vom Unternehmen selbst gehostet werden. Welche Implementierungsart am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von einer Vielzahl unterschiedlicher Faktoren ab, etwa Ihr Budget, Ihre Ziele, Sicherheitsanforderungen und Unternehmenskultur im Allgemeinen. Ähnlich wie bei der Bewertung von SaaS-Lösungen müssen Sie zunächst Ihre Optionen bewerten, bevor Sie sich für eine Implementierungsart entscheiden.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Vor- und Nachteile von SaaS- und On-Premise-Lösungen. Diese Informationen werden Sie durch den Evaluierungsprozess leiten.
Implementierung und Zugriff
SaaS: Sobald sich ein Unternehmen für eine SaaS-Lösung entschieden hat, ist der Implementierungsprozess ziemlich einfach. Da der Service bereits über das Internet verfügbar ist, können Benutzer ihn sofort benutzen – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Wenn jedoch nicht von Anfang an genau festgelegt wird, wer für die SaaS-Applikation verantwortlich ist oder der Service von Mitarbeitern ohne Genehmigung oder Wissen der IT-Abteilung beschafft wird, können Unternehmen auf Sicherheitsprobleme und eine wachsende Schatten-IT stoßen.
On-Premise: Im Vergleich zu SaaS gestaltet sich der Implementierungsprozess von On-Premise-Lösungen langwierig und erfordert mehr Zeit in der Planung und Ausführung. Dies liegt an der Hardware, die ein Unternehmen für das In-House-Hosting der Software kaufen muss. Auch wenn diese Implementierungsart den Unternehmen mehr Kontrolle bietet, bedeutet es gleichzeitig auch weniger Flexibilität im Zugriff auf die Software: Außerhalb des Unternehmensgeländes kann auf die Software nicht zugegriffen werden.
Um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Entscheidungsfindung:
- Wie viele Benutzer müssen täglich auf die Daten zugreifen?
- Muss die Software außerhalb des Büros zugänglich sein?
- Sind genügend interne Ressourcen für eine On-Premise-Implementierung vorhanden?
Kosten und Finanzplanung
SaaS: Eines der Hauptargumente für SaaS-Lösungen sind ihre relativ niedrigen Anschaffungskosten. Da das Unternehmen einen Service abonniert, müssen keine großen Summen im Voraus ausgegeben werden. Die Abonnementgebühren werden monatlich oder jährlich gezahlt und richten sich nach dem Lizenztyp, der Anzahl der Benutzer oder den verfügbaren Funktionen. Auch wenn man damit die Kosten auf eine relativ einfache Art und Weise gering halten kann, können ungenutzte Lizenzen und redundante Applikationen die Cloud-Ausgaben erhöhen.
On-Premise: Traditionelle On-Premise-Lösungen sind recht teuer, da Unternehmen die dazugehörige Hardware kaufen und für die Einrichtung und Implementierung bezahlen müssen. Auch wenn die Wartungskosten gering sind, erfordern In-House-Lösungen eine eigene IT-Infrastruktur sowie ein eigenes IT-Team für Wartungsarbeiten und Problemlösung. Hardware-Upgrades führen im Verlauf der Jahre zu zusätzlich Kosten.
Entscheidungsfindung:
- Wie hoch sind Ihre aktuellen Kosten für Daten, einschließlich Hosting-Gebühren, IT-Infrastruktur, Wartung und andere interne Ressourcen?
- Welche Bezahlungsart passt am besten in Ihr Budget (einmalige Bezahlung oder Abonnementgebühr)?
- Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten (SaaS vs. On-Premise)?
Wartung und Support
SaaS: Da SaaS-Lösungen von Drittanbietern als sofort nutzbarer Service bereitgestellt werden, muss sich der Kunde weder um die Applikationswartung noch um deren Support kümmern. Der Anbieter muss die Verfügbarkeit des Service sicherstellen und ist auch für die Notfallwiederherstellung verantwortlich, falls etwas passieren sollte. Dennoch sollten sich Unternehmen nicht einfach blind auf ihren Anbieter verlassen, sondern Datensicherheit und Compliance immer im Blick behalten.
On-Premise: Bei dieser Implementierungsart ist das Unternehmen in Sachen Software-Wartung, Support und Upgrades im Grunde genommen auf sich allein gestellt. On-Premise-Software erfordern ein internes IT-Team mit exzellentem Fachwissen, das mit Notfällen umgehen kann und weiß, wie man Bugs oder andere Probleme behebt, die die Verfügbarkeit oder Sicherheit des Services beeinträchtigen können. Auch wenn das Unternehmen hier mehr Verantwortung übernehmen muss, hat es im Vergleich zu SaaS-Applikationen auch mehr Kontrolle über die Daten.
Entscheidungsfindung:
- Ist Ihr Unternehmen oder Ihre IT-Abteilung in der Lage, Software-Support zu leisten?
- Wie viel Kontrolle brauchen Sie über die Speicherung Ihrer Daten?
- Wie stark müssen Ihre Softwareapplikationen angepasst werden?
Skalierbarkeit
SaaS: Einer der größten Vorteile von SaaS ist die Tatsache, dass die Software schnell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Die meisten Anbieter ermöglichen es ihren Kunden, zusätzliche Lizenzen, Server, Bandbreite oder Speicherkapazität während eines laufenden Abonnementzeitraums hinzuzufügen. Wenn Sie Ihr Abonnement verkleinern möchten, müssen Sie in den meisten Fällen auf den nächsten Verlängerungszeitraum warten. Dieser Verlängerungszeitraum liegt in der Regel etwa 12 Monate nach Vertragsbeginn.
On-Premise: Es ist wohl keine Überraschung, dass sich On-Premise-Lösungen viel schwieriger skalieren lassen als SaaS-Applikationen. Sie müssen sich auf längere Planungsprozesse und größere Hürden gefasst machen, die den Geschäftsbetrieb für einen ungewissen Zeitraum verlangsamen können. Deswegen sind On-Premise-Services nicht die beste Lösung, wenn Ihr Unternehmen stark wächst und Sie flexibel bleiben müssen.
Entscheidungsfindung:
- Ist es möglich, die Speicherkapazität an den wachsenden Geschäftsbedarf anzupassen?
- Verfügen Sie über genügend interne Ressourcen, um die On-Premise-Software bei Bedarf zu erweitern?
- Passen zusätzliche Server, Hardware, Migration Workloads, Speicherkapazität und CPUs in Ihr Budget?
Anpassungen und Upgrades
SaaS: Ähnlich wie bei der Skalierbarkeit sind auch Upgrades mit Software-as-a-Service eine einfache Sache. Die meisten Anbieter verfügen über abgestufte Lizenztypen und zusätzliche Funktionen, die gegen einen Aufpreis erhältlich sind. Je nach Software gibt es auch ein gewisses Maß and Anpassungsmöglichkeiten, die Unternehmen nutzen sollten – schließlich ist jedes Unternehmen einzigartig, sodass auch der Service zu einem gewissen Grad angepasst werden sollten.
On-Premise: Das Upgrade von On-Premise-Lösungen erfordert mehr Planung und höhere Vorabinvestitionen. Es ist wichtig, mit qualifizierten IT-Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, die während der gesamten Planungs-, Bereitstellungs- und Kontrollphase Verantwortung übernehmen. On-Premise-Software bieten Ihnen jedoch mehr Möglichkeiten, die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen oder einzigartige Funktionen hinzuzufügen, die von internen Entwicklungsteams erstellt werden.
Entscheidungsfindung:
- Ist Ihre derzeitige Hardware gut genug, um alle Anforderungen zu erfüllen?
- Verfügen Sie über genügend interne Ressourcen, um Anpassungen oder Upgrades durchzuführen?
- Können Sie sich den zusätzlichen Arbeitsaufwand für Anpassungen oder Upgrades von On-Premise-Software leisten?
Sicherheit und Compliance
SaaS: Entgegen der weit verbreiteten Meinung ist die Speicherung Ihrer Daten in der Cloud – wie etwa in SaaS-Applikationen – nicht riskanter als die On-Premise-Speicherung. In beiden Fällen können Daten Hackern zum Opfer fallen. Im Allgemeinen setzen SaaS-Anbieter neuste Technologien ein, um die Daten ihrer Kunden sowie ihren eigenen Ruf zu schützen. Doch auch wenn die Anbieter ihre Schutz- und Abwehrmaßnahmen kontinuierlich verbessern, sollten Unternehmen überprüfen, ob alle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt sind.
Abbildung 1: Compliance-Review eines SaaS-Portfolios mit LeanIX SaaS Management Platform (SMP)
On-Premise: Solange Sie nicht über ein spezielles IT-Team verfügen, das ständig die neusten Sicherheitsmaßnahmen auf dem Markt im Unternehmen umsetzt, werden Ihre On-Premise gespeicherten Daten weniger gut geschützt sein, als sie es bei Drittanbietern wären. Bei On-Premise-Lösungen müssen Sie Ihre eigenen – oft sehr kostspieligen – Sicherheitsmauern und -barrieren einrichten, über fundierte Compliance-Kenntnisse verfügen und in der Lage sein, potenzielle Eindringlinge umgehend zu erkennen.
Entscheidungsfindung:
- Verfügen Sie über genügend interne Ressourcen zur Sicherung Ihrer Daten und digitalen Systeme?
- Verfügen Sie über das notwendige Budget zur Einstellung von IT-Experten, die Ihre Systeme angemessen sichern können?
- Hält sich der Anbieter an alle wichtigen Vorschriften (DSGVO, SOC2, etc.)
Backup und Recovery
SaaS: Die Speicherung Ihrer Daten in der Cloud bei einem Drittanbieter bedeutet in der Regel, dass ein automatisierter Datenbackup stattfindet. Im Falle eines technologischen Totalausfalls erleichtern Ihnen dies die Datenwiederherstellung, was wiederum Ihre eigenen IT-Mitarbeiter entlastet. Ob Backup- und Recovery-Services in Ihrem Abonnement enthalten sind, hängt vom Produkt ab. Es kann sein, dass Sie für diese wichtigen Funktionen einen Aufpreis zahlen müssen,
On-Premise: Die Kosten für Recovery-Systeme für On-Premise-Lösungen sind sehr hoch. Die effektivste Art der Datensicherung ist die Einrichtung eines doppelten Datenspeichers, auf den zugegriffen werden kann, wenn die Hauptprozessoren ausfallen. Unternehmen, die nicht genügend in die Datensicherung investieren, riskieren nicht nur den Verlust ihrer Daten, sondern auch den ihres Rufs.
Entscheidungsfindung:
- Erfüllt Ihr SaaS-Anbieter die Backup- und Recovery-Richtlinien Ihres Unternehmens?
- Können Sie die redundante Anschaffung von Maschinen, Daten, etc. finanziell leisten?
Funktionalität und Analyse
SaaS: Bei SaaS-Applikationen können Sie Features problemlos hinzufügen und entfernen, sodass sie Ihren Geschäftsbedürfnissen perfekt entsprechen. Diese Funktionalitäten sind bereits vollständig ausgereift und können genutzt werden, bevor der Anbieter sie ausliefert. Das bedeutet, dass Sie keine externen Experten oder Entwicklungsteams beauftragen müssen, um die von Ihnen benötigten Funktionen zu entwickeln. Ein weiterer Vorteil von SaaS sind die leistungsstarken Reporting-Tools, mit denen sich die Nutzung und die Daten leicht analysieren lassen.
On-Premise: Bei On-Premise-Lösungen gibt es nur eine begrenzte Anzahl an Funktionalitäten. Die meisten Unternehmen mit On-Premise-Software haben in der Vergangenheit große Softwarepakete gekauft, die sich nur schwer anpassen oder neu programmieren lassen. Außerdem bedeutet die Änderung eines Elements in den meisten Fällen, dass das gesamte Netzwerk überarbeitet werden muss, um neue Prozesse in das alte System zu integrieren.
Entscheidungsfindung:
- Welche Features erwarten Sie von der Software und wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dies in Zukunft verändern wird?
- Haben Sie das notwendige Budget, um bestehende Altsysteme oder Ihr gesamtes Netzwerk neu zu programmieren?
- Verfügen Sie über die IT-Mitarbeiter, die kompetent genug sind, um gründliche Software-Analysen durchzuführen und neue Funktionen zu entwickeln und einzusetzen?
Fazit
Auch wenn On-Premise-Lösungen für Unternehmen, die noch nicht auf die Cloud umgestiegen sind, nach wie vor die bequemste Option zu sein scheint, überwiegen die Vorteile von SaaS gegenüber den schwindenden Vorteilen herkömmlicher Software-Implementierungen.
Um das Beste aus SaaS herauszuholen, sollten Sie unsere Guidelines für SaaS-Implementierung befolgen und lernen, wie Sie Ihre SaaS-Applikationen richtig verwalten, damit Sie Ihre Cloud-Ausgaben minimieren und deren Mehrwert maximieren können.
