SaaS-Management

Einführung

SaaS entwickelte sich aus dem wachsenden Bedarf an zentralisierter Datenverarbeitung während der dritten industriellen Revolution. Die Kampagne „The End of Software“ von Salesforce¹ im Jahr 2000 und Concurs Widerstand gegen die Produktion von Disketten und CD-ROMs trugen zu unserer heutigen Welt bei, in der Applikationen und Services über das Internet bereitgestellt werden.

Dies führte zu einer explosionsartigen Entwicklung von Cloud Computing für den Normalbürger sowie zur Gestaltung preiswerter, webbasierter Geschäftslizenzmodelle. Diese disruptiven Fortschritte haben neben Produktivität und Wachstum auch zu Chaos und einer Vielzahl neuer Herausforderungen geführt.

Aber wie können Unternehmen dieses SaaS-Chaos unter Kontrolle bringen? Die Antwort lautet: SaaS-Management.

Was ist SaaS-Management?

SaaS-Management beschreibt alle Prozesse, die für die effiziente Skalierung von Cloud-Software, die Erweiterung strategischer Unternehmensziele und Unterstützung der Benutzerbedürfnisse erforderlich sind, bei gleichzeitiger Einhaltung der Datensicherheits- und Datenschutzstandards.

Anstelle Tabellenkalkulationsblätter für die Verwaltung von SaaS-Applikationen zu nutzen, setzt das SaaS-Management eher auf Integrationen mit modernen Unternehmenslösungen wie etwa ERP-, HR-, Ausgaben- und Vertragssysteme, SSOs, direkte SaaS-Integrationen, E-Mail-Scanning oder Web-Traffic-Monitoring.

In vielen Unternehmen verwaltet SaaS-Management die Prozesse, die einst für das Management von On-Premises-Software verwendet wurden und passt diese an die heutigen Abonnement-Modelle an.

Wo bestehende ITAM- und SAM-Tools an den Aufgaben eines umfassenden SaaS-Managements versagen, vereinfachen neue Plattformen verschiedener spezialisierter Anbieter den SaaS-Management-Aufwand erheblich.

SaaS-Management ermöglicht es Führungskräften aus den Bereichen IT, Finanzen und Sicherheit, schnelle und fundierte Entscheidungen für ihr Unternehmen zu treffen, was folglich zu einer verbesserten Kosteneffizienz und Sicherheit beträgt.

Welche Herausforderungen bringt das SaaS-Wachstum mit sich?

Erreichbarkeit, eine hohe Benutzerakzeptanz, geringe Kosten, einfache Upgrades und reibungslose Integrationen sind einige der Vorteile, die SaaS bietet. Sobald Unternehmen jedoch Verträge mit Hunderten von SaaS-Anbietern schließen und mehrere Instanzen und Lizenzen implementieren, können Unternehmen kaum noch von den Vorteilen profitieren.

Einige der Herausforderungen wachsender SaaS-Portfolios sind:

• Verschwendete Ausgaben für sich überschneidende Services, überschüssige Lizenzen oder Nutzung überteuerter Anbieter
• Erhöhter Zeitaufwand für das Service und User Lifecycle Management
• Verwaltung Hunderter Vertragsverlängerungen
• Fehlgeschlagene SaaS-Implementierungen
• Nicht verwaltete SaaS-Applikationen – Schatten-IT

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich beinahe ausschließlich auf den Übergang zu „Cloud-First“. Und genau dann sehen sie sich mit einem neuen Problem konfrontiert: eingeschränkte Transparenz und Kontrolle, sobald SaaS im gesamten Unternehmen verwendet wird.

Warum SaaS-Management?

Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihre SaaS-Landschaft angemessen verwalten können – gleichzeitig verlassen sich diese Unternehmen auf unvollständige CMP oder direkte Anbieteranalysen. SaaS ist weder eine On-Premises-Software noch ein typisches IT-Asset.

Da Softwareanbieter neue Technologien entwickeln, Pricing-Strukturen anpassen und Features bauen, um die Bedürfnisse der Cloud-begeisterten Unternehmen zu stillen, prognostiziert LeanIX ein rasantes Wachstum für den SaaS-Markt in den kommenden Jahren. Gartner² geht davon aus, dass bis zum Jahr 2025 rund 85% aller Unternehmen einen „Cloud-first“-Ansatz verfolgen.

Mitarbeiter und Abteilungen sind sehr gut darin, neue Technologien einzuführen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die Beschaffung neuer Technologien ist einfach, schnell und ermöglicht es, Produktivität gezielt zu steigern, wenn Ergebnisse erzielt werden müssen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 44 SaaS-Applikation³ für die Ausführung seiner Tätigkeiten benötigt.

Unternehmen können mit dem rasanten SaaS-Wachstum nicht Schritt halten, wenn sie sich für die Verwaltung Ihrer SaaS-Landschaft auf Kalkulationstabellen stützen. Hier ein Blick auf die Zahlen:

• 30% der in Unternehmen getätigten SaaS-Ausgaben ist auf redundante oder ungenutzte SaaS-Services zurückzuführen, die absolut keinen Mehrwert bieten.
• Die jährlichen SaaS-Ausgaben pro Mitarbeiter belaufen sich auf mehr als 13.000 US-Dollar.
• Ein typisches US-amerikanisches Unternehmen mit 800 Mitarbeitern verwendet rund 141 SaaS-Applikationen.

Die Beschaffung von SaaS-Services ist einfach, dezentral und dadurch für Führungskräfte kaum zu kontrollieren oder nachzuvollziehen.

Die wichtigsten Vorteile von SaaS-Management

Die fünf Hauptvorteile von SaaS-Management zur Verwaltung von SaaS-Landschaften lauten:

Transparenz über die SaaS-Landschaft

SaaS-Management bietet Unternehmen einen vollständigen Überblick über vorhandene SaaS-Abonnements, Benutzerlizenzen, Ownership, Verträge, Verlängerungen und Ausgaben. Gleichzeitig können mithilfe dieser Managementdisziplin wichtige Nutzungstrends erfasst werden, die als Entscheidungsgrundlage für anstehende Vertragsverlängerungen oder zukünftige Investitionen dienen.

Da Unternehmen durch SaaS-Management herausfinden können, welche Abonnements nicht genutzt werden bzw. keinen Mehrwert bringen, können sie diese SaaS-Lizenzen für die nächste Vertragsperiode aufkündigen. Transparenz ist und bleibt der wichtigste Anwendungsfall für SaaS-Management-Plattformen.

Optimierung der SaaS-Ausgaben – Steigerung des SaaS-ROI

IT-Administratoren können mithilfe der vom Tool erfassten Nutzungsdaten bestimmen, ob Unternehmen einen Mehrwert aus ihren SaaS-Investitionen ziehen. SaaS-Management-Plattformen und Optimierungsprozesse für SaaS-Ausgaben bieten ihnen die Möglichkeit, ungenutzte Lizenzen und redundante Software abzuschaffen.

Erkenntnisse über die SaaS-Abonnements können genutzt werden, um Vergünstigungen auszuhandeln, indem etwa viele unterschiedliche Salesforce-Instanzen und -Verträge konsolidiert werden. Außerdem können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen, wenn sie sich auf eine einzige Videokonferenzlösung einigen und bei den jeweiligen Anbietern (z.B. Webex, Zoom, GoToMeeting, Skype, etc.) das beste Angebot einholen.

Überwindung von Sicherheitslücken und Einhaltung von Compliance

Mit SaaS-Management können Unternehmen Sicherheitsrisiken überwinden, indem der Schatten-IT vorgebeugt wird. Durch Integrationen können Softwarekäufe in jeder Abteilung nachverfolgt werden – selbst dann, wenn die Software mittels Firmenkreditkarten gekauft worden ist.

Außerdem kann dank SaaS-Management der Zugriff auf sensible Daten gesichert werden, indem Lizenzen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, automatisch identifiziert und gekündigt werden.

Durch eine umfassende Transparenz über die SaaS-Landschaft können Führungskräfte und IT-Administratoren SaaS-Anbieter ermitteln, die den Compliance-Vorgaben des Unternehmens entsprechen und sich gleichzeitig an gesetzliche Richtlinien wie die DSGVO oder SOC II halten.

SaaS-Management ermöglicht es Unternehmen dank intelligenter Erkenntnisse, ihre Geschäftsrisiken zu kontrollieren.

Betriebseffizienz

Das kontinuierliche Wachstum des SaaS-Stacks bedeutet, dass Teams pro Woche mehrere Vertragsverlängerungen verarbeiten müssen. Dank SaaS-Management kann auch hier effizient gearbeitet und Zeit gespart werden, da sich alle Informationen zu Vertragsverlängerungen an einem Ort finden: Ownership, Nutzungsdaten, Vertragswert und Vertragskalender (mit genauen Verlängerungsdaten).

Finanz-, HR- und IT-Analysten sehen sich nun also nicht mehr gezwungen, reaktiv zu handeln. Da sie ganz genau wissen, wann Vertragsverlängerungen anstehen, können sie einen proaktiven Ansatz verfolgen und dadurch folgende Fragen beantworten:

• Welche Software braucht ein Sales Rep für seinen Arbeitsalltag?
• Wie hoch sind die Softwarekosten pro Marketingmitarbeiter? Auf welchen Betrag belaufen sich die Abteilungskosten?
• Um welchen Betrag sinken unsere Softwareausgaben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Das On- und Offboarding von Mitarbeitern nimmt viel Zeit in Anspruch – besonders dann, wenn das komplette SaaS-Portfolio unbekannt ist. Dank SaaS-Management-Daten können IT-Administratoren schnell ermitteln, welche Applikationen von Mitarbeitern genutzt wurden, die das Unternehmen verlassen haben. Außerdem können IT-Administratoren durch die Automatisierung von IT-Request-Prozessen sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die Software erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Arbeit brauchen – und zwar schnell und mit minimalen Auswirkungen auf die IT-Ressourcen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Benutzer können durch SaaS-Management den Wert von SaaS-Investitionen nachvollziehen und sicherstellen, dass sie das volle Potenzial aus der erworbenen SaaS-Software schöpfen. SaaS-Management-Tools bieten detaillierte Einblicke in den Nutzungs- und Auslastungsgrad neuer Technologien seitens der Benutzer und decken Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf.

Mithilfe eines Self-Service-Portals für die im Unternehmen vorhandenen Applikationen und den zugrunde liegenden sicheren, autorisierten Workflows können Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Tools erhalten, die für ihren Arbeitsalltag notwendig sind.

Wie kann eine SaaS-Management-Plattform helfen? 

SaaS-Management-Plattformen entdecken programmatisch, welche SaaS-Services genutzt werden, wer für sie verantwortlich sind und welche Ausgaben sich durch die Hunderten von Integrationen für die Unternehmen ergeben.

Solche Einblicke ermöglichen eine Nachverfolgung und Aufzeichnung der SaaS-Services sowie ihrer unternehmensweiten Nutzung. Gleichzeitig decken diese Informationen auf, welchen Mehrwert/ROI die SaaS-Services tatsächlich liefern. Unternehmen können so ein System of Record erstellen, das die verschiedenen Merkmale der einzelnen Tools erfasst.

Mit dem Discovery-Prozess können Datenelemente ermittelt werden, die jedes Tool beinhaltet

• Gesamtzahl der SaaS-Applikationen
• Gesamtzahl der Lizenzen und Benutzer
• Ausgaben pro Applikation
• Gesamtausgaben (mit den erwarteten jährlichen und monatlichen Ausgaben)
• Sicherheit- und Compliance-Profil
• Applikationsverantwortlicher
• Applikationskategorie
• Kaufart
• SaaS-Verlängerungszeiträume und Vertragsbedingungen (SaaS-Vertragskalender)
• SaaS-Verlängerungszeiträume und Vertrags

Der Discovery-Prozess deckt SaaS-Services auf, die nicht eindeutig zugeordnet sind und denen ein Owner, sprich ein Verantwortlich fehlt. Unternehmen können sich nur schwer für oder gegen eine Vertragsverlängerung aussprechen, wenn es keinen Budget-Verantwortlichen oder Champion gibt.

Mit einer eingehenden Analyse des SaaS-Inventars können Führungskräfte in IT, Finance und Infosec eine proaktive Herangehensweise verfolgen, anstatt Herausforderungen nur reaktiv zu begenen:

• Sich überschneidende Services entfernen
• Nicht gebrauchte Lizenzen kündigen
• Mit teuren Anbietern in Verhandlungen zu den Vertragskosten gehen
• Nicht verwaltete Applikationen verwalten – Schatten-IT
• Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben aufseiten der SaaS-Anbieter nachverfolgen
• Vertragsverlängerungen planen
• SaaS-Ausgaben genau planen

Eine systematische Entdeckung der SaaS-Applikationen ist die effizienteste Möglichkeit, um die Kontrolle über wachsende SaaS-Portfolios zu gewinnen sowie zu behalten.

Etablierung von SaaS-Management

Sie kennen Ihr Unternehmen und wissen ganz genau, in welchen Bereichen es unwirtschaftlich agiert oder es nicht schafft, einen finanziellen Mehrwert aus den getätigten Technologieinvestitionen zu realisieren. Der Markt für SaaS-Management-Tools wächst kontinuierlich und jedes Tool zeichnet sich durch besondere Charakteristika aus. Genau darum ist es notwendig zu wissen, wie man ein SaaS-Management-Programm etabliert, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht:

Unterstützung seitens der Stakeholder

Der wohl wichtigste Schritt für die Etablierung eines SaaS-Management-Programms ist die Erarbeitung eines Business Case, mit dem alle notwendigen Stakeholder mit ins Boot geholt werden können. Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie warum erreichen möchten und diese deutlich kommunizieren, können Sie auf die Unterstützung Ihrer Stakeholder zählen. LeanIX schlägt vor, die Ansichten intern abzustimmen:

• Ownership an Teams mit fachübergreifenden Perspektiven und Beziehungen zuweisen
• Eine deutliche Vision für SaaS-Management definieren, einschließlich der wichtigsten Ergebnisse
• Auf einen holistischen SaaS-Management-Ansatz einigen. Dies beinhaltet die Verwaltung von SaaS-Software durch Genehmigung, Erwerb, Nutzung und Erneuerung oder Abschaffung
• Beziehungen aufbauen und Kollaboration mit SaaS-Management-Stakeholdern aufbauen
• Experience Owner festlegen (z.B. FP&A oder IT) und die erforderlichen Mitarbeiter für SaaS-Management zur Verfügung stellen
• SaaS-Management-Plattformen bewerten und einen Anbieter mit Branchenexpertise und einem dedizierten Support-Team auswählen

Festlegung der Anforderungen und Ziele

Stakeholder brauchen gemeinsame Ziele – dies beginnt mit der Festlegung der Erwartung auf der Führungsebene und zieht sich durch alle Unternehmensebenen durch. Die Definition dieser Ziele basiert auf einer Reihe gemeinschaftlicher Erfahrungen. Interessierte Stakeholder können zusammenarbeiten, um die Verbesserungsmöglichkeiten für das gesamte Unternehmen zu diskutieren. Anschließend können Projektleiter aus diesen Zielen konkrete Maßnahmen ableiten und auf die Erreichung der festgelegten Ziele hinarbeiten.

Hochrangige Führungspositionen sollten die wichtigsten Herausforderungen gemeinsam besprechen. Darunter fallen unter anderem Risiken, Compliance, Schaffung von Mehrwert, Mitarbeitereinbindung und/oder Kostenreduzierung. Diese Herausforderungen können priorisiert und quantifiziert werden sowie klaren Zielen zugeordnet werden. Eine Task Force, bestehend aus Führungskräften aus den Bereichen IT, Finance, HR und Sicherheit, kann ins Leben gerufen werden, um SaaS-Management-Plattformen zu bewerten und einen Implementierungsplan zu erarbeiten.

Analyse von Anbieter- und Plattformunterschieden

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen, innovativen SaaS-Management-Plattformen, die sowohl von Fortune-500-Unternehmen als auch von Startups genutzt werden. Die Features und Capabilities, die die Plattformen bieten, variieren jedoch stark.

Bewertung der SaaS-Lösungen

Um die perfekte Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, müssen die Features und Capabilities der Plattform verstanden werden. Auf den ersten Blick scheinen sich die Plattformen stark zu ähneln, dennoch fokussiert sich jede Plattform auf andere Funktionen und priorisiert unterschiedliche Business Driver.

Nachfolgend finden sich eine Reihe von Themen, die Sie bei der Auswahl und Bewertung einer SaaS-Plattform beachten sollten:

• Transparente SaaS-Landschaft und Ermittlung von SaaS-Applikationen
• Wertbeitrag der SaaS-Plattform
• Verbesserung des Risikomanagements
• Verbesserung der Betriebseffizienz

Festlegung des Zeitraums für den Roll-Out

Auch wenn die Dauer des Roll-Outs von der Projektkomplexität abhängt, kann als ungefährer Richtwert angegeben werden, dass SaaS-Management-Plattformen in den meisten Unternehmen nach rund sechs Wochen nach Unterzeichnung des Vertrags voll funktionsfähig sind.

Für ein reibungsloses Onboarding sollte im gesamten Unternehmen Einigung darüber herrschen, welche Probleme mit SaaS-Management gelöst werden soll. Danach müssen interne Ressourcen bereitgestellt, Informationen zum SaaS-Inventar erhoben und die Dokumentation vergangener SaaS-Management-Projekte allen Stakeholdern zugänglich gemacht werden.

Fazit

Unabhängig davon, wie ausgereift Ihre SaaS-Management-Prozesse sind – von gut etabliert bis hin zu nicht existent – ist es nie zu spät, die Kontrolle über die SaaS-Landschaft zu gewinnen.

Smarte Unternehmen setzen verstärkt auf SaaS-Management, um sowohl die Value Proposition von Cloud-Applikationen zu erfüllen als auch kritische Sicherheits- und Compliance-Probleme zu überwinden. Diese Unternehmen haben verstanden, welche Bedeutung agile, digitale Businesses in unserer heutigen Zeit einnehmen.

¹ https://www.provokemedia.com/latest/article/the-launch-of-salesforce-com-and-the-end-of-software

² https://www.gartner.com/en/documents/3994453/predicts-2021-building-on-cloud-computing-as-the-new-nor

³ Statistics are taken from 2019 The State of SaaS Business Spend report conducted by Cleanshelf (now a part of LeanIX).