Einleitung
Die Welt der cloudbasierten Softwareapplikationen wird immer größer und komplexer. Jede Applikation verursacht unterschiedliche Kosten, ist an verschiedene Vertragsbedingungen geknüpft und variiert in dem Mehrwert, den sie für die jeweiligen Unternehmen schafft. Da die Zahl der vorhandenen SaaS-Anbieter kontinuierlich steigt, ist die Verwaltung von SaaS-Anbietern zu einem elementaren Bestandteil des SaaS-Betriebs geworden, der unter die umfassendere Disziplin des IT Asset Managements fällt.
Mit der richtigen Strategie können Sie die IT-Beschaffung aktiv unterstützen, die Ausgaben für Ihre SaaS-Applikationen optimieren und die besten Lösungen für Ihre Geschäftsprobleme finden. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Best Practices von SaaS Vendor Management.
Was ist SaaS Vendor Management?
SaaS Vendor Management ist ein Prozess oder eine Strategie, mit der Unternehmen Ihre SaaS-Anbieter verwalten können. Das Ziel ist es, die beste IT-Lösung für jedes Geschäftsbedürfnis zu finden, diese Lösungen zu verwalten, die Nutzung der SaaS-Services nachzuverfolgen, den Mehrwert festzuhalten und schlussendlich die SaaS-Ausgaben zu optimieren.
Anbieter werden in jedem Schritt bewertet und verwaltet – von der Genehmigung über das Onboarding bis hin zur Verlängerung bzw. Kündigung. SaaS Vendor Management bedeutet, dass Sie den gesamten Lebenszyklus der Anbieter verwalten und vollständig kontrollieren können.
Auf die wichtigsten Schritte im Lebenszyklus von SaaS-Anbietern wird in den nächsten Abschnitten eingegangen.
Bewertung von SaaS-Anbietern
Um einen SaaS-Anbieter bewerten zu können, muss zunächst eine Anbieteranfrage vorliegen oder ein Geschäftsbedarf bestehen. Sobald Sie einen spezifischen Bedarf ermittelt und definiert haben, sollten Sie Ihr SaaS-Portfolio dahin gehend überprüfen, ob Ihr Unternehmen bereits für ein Tool bezahlt, das diesen spezifischen Bedarf decken könnte.
Falls dies nicht der Fall ist, können Sie sich nach neuen Lösungen umschauen. Werfen Sie einen Blick auf Google oder SaaS-Markplätze wie Gartner, G2 oder Capterra und vergleichen Sie Lösungen, die in Frage kämen.
Auswahl und Genehmigung von SaaS-Anbietern
Sobald Sie alle Optionen miteinander verglichen und sich für den besten Anbieter entschieden haben, können Sie mit dem Beschaffungs- und Genehmigungsprozess der SaaS-Lösung beginnen. In dieser Phase ist es wichtig, sich mit anderen Abteilungen auszutauschen (z.B. Beschaffung, IT-Sicherheit und IT-Teams).
Prüfen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen aus den anderen Abteilungen die Geschäftsbedingungen und formulieren Sie gezielte Fragen zu den Services und ihren jeweiligen Verlängerungszeiträumen, bevor Sie einen Vertrag verbindlich eingehen.
SaaS-Implementierung und Onboarding von Anbietern
Während der Implementierungs- und Onboarding-Phase müssen Sie als Kunde sicherstellen, dass der Anbieter in kürzester Zeit mit den Prozessen, Erwartungen, Zielen und Zeitplänen Ihres Unternehmens vertraut gemacht wird. Gleichzeitig müssen Sie die Prozesse Ihres neuen Anbieters verstehen und prüfen, wie die IT die neue Applikation mit den Tools integrieren kann, die Ihr Unternehmen bereits besitzt.
Das Onboarding umfasst zudem die Festlegung eines Applikationsverantwortlichen, die Nachverfolgung der Nutzungsrate der neu eingeführten SaaS-Lösung sowie die Kommunikation wichtiger Änderungen an die Endbenutzer.
Kontinuierliche Verwaltung und Nachverfolgung
Dieser Schritt nimmt in der Regel die meiste Zeit in Anspruch und variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Hier passieren unterschiedliche Dinge: Von der Speicherung der Anbieterdaten über die Nachverfolgung der SaaS-Nutzung, Sicherheitsrichtlinien, die Verwaltung von Verträgen bis hin zur Optimierung der Kommunikation mit dem SaaS-Anbieter.
Ein ausgereiftes SaaS Management und eine gute Beziehung zu Ihren SaaS-Anbietern ersparen Ihnen viele Probleme und Kopfschmerzen – und bereiten Ihr Unternehmen gleichzeitig auf den nächsten SaaS-Schritt vor: die Verlängerung oder Kündigung.
Vertragsverlängerungen mit Ihren SaaS-Anbietern
Bevor Ihr SaaS-Vertrag ausläuft, sollten Sie im Rahmen Ihrer Software-Verlängerungsstrategie entscheiden, ob Sie den Vertrag verlängern oder zu einem anderen Anbieter wechseln wollen (siehe erster Schritt). Die Optimierung der SaaS-Ausgaben kann diesen Entscheidungsprozess erleichtern, da sie Ihnen bei der holistischen Bewertung Ihrer SaaS-Landschaft hilft und die Ermittlung ungenutzter oder sich überschneidender Applikationen erleichtert.
Wenn Sie einen SaaS-Vertrag verlängern möchten, können Sie diesen Vertrag neu aushandeln, die Lizenzanzahl an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und Ihren Anbieter auch nach Treuerabatte fragen.
5 Gründe für SaaS Vendor Management
Jüngsten Studien zufolge werden 73% aller Unternehmen bis Ende 2021 zur Unterstützung ihres Geschäftsbetriebs auf cloudbasierte SaaS-Lösungen setzen. Allein diese Prozentzahl spricht schon für die Notwendigkeit eines ausgereiften SaaS Vendor Managements in Ihrem Unternehmen.
Wenn SaaS Vendor Management richtig umgesetzt wird, kann es Ihnen dabei helfen, die Herausforderung der Cloud-First-World zu meistern und die wachsende Zahl von SaaS-Abonnements und -Anbietern zu verwalten.
Im Folgenden wird anhand von fünf Gründen ausführlich erklärt, wie genau Ihr Unternehmen von einem SaaS Vendor Management profitiert.
Fehlende Transparenz über SaaS-Käufe
Da digitale Kompetenzen immer stärker zunehmen, ist heute fast jeder Mitarbeiter dazu in der Lage, eine SaaS-Applikation kaufen. Dies führt zu einer Ausbreitung der Schatten-IT, sich überschneidenden Applikationen und unnötig hohen Cloud-Ausgaben.
SaaS Vendor Management schafft Transparenz über Ihre SaaS-Umgebung und erleichtert die Entdeckung von SaaS-Services innerhalb Ihres Unternehmens, besonders während des Evaluierungsprozesses der SaaS-Anbieter. Mit dieser gesteigerten Transparenz können Sie die richtigen IT-Lösungen für Ihr Unternehmen auswählen, was sich wiederum in einem gestärkten Wachstum und geringeren Kosten bemerkbar macht.
Unkontrollierte Sicherheitsrisiken
Eine wachsende Schatten-IT geht mit steigenden Sicherheitsrisiken Hand in Hand, die auf nicht verwaltete SaaS-Lösungen zurückgeführt werden können. Auch wenn Ihre Mitarbeiter gute Absichten haben, können Sie in den meisten Fällen nicht die Gefahren abschätzen, die mit der Onlinefreigabe von unternehmensspezifischen oder persönlichen Daten verbunden sind. Hacking- und Phishing-Versuche stellen eine nicht zu unterschätzende und sehr reale Bedrohung für den Geschäftsbetrieb und auch den Ruf von Unternehmen dar.
Mit einem soliden SaaS Vendor Management können Sie herausfinden, welcher Ihrer Mitarbeiter die meisten SaaS-Käufe tätigt, wo noch Schulungsbedarf im Bereich Risikominderung besteht, und so die SaaS-Sicherheit in Ihrem gesamten Unternehmen verbessern.
Zu hohe SaaS-Ausgaben
Für die meisten Unternehmen, die sich hauptsächlich auf SaaS-Applikationen stützen, sind zu hohe SaaS-Ausgaben keine Neuheit. Dieses Problem kann im letzten Schritt des SaaS Vendor Management Lifecycles angegangen werden, der sich mit der Verlängerung von SaaS-Verträgen und der Optimierung der SaaS-Ausgaben befasst.
Indem Sie Ihre jährlichen SaaS-Ausgaben mit einem SaaS Management Tool analysieren und einen genauen Blick auf Ihr Anbieterportfolio werfen, können Sie erhebliche Summen einsparen und so die Nutzung Ihrer cloudbasierten Applikationen maximieren.
Nicht überprüfte Verlängerungen von SaaS-Verträgen
Viele SaaS-Anbieter benachrichtigen ihre Kunden nicht früh genug, sodass diese das Verhandlungsfenster verpassen und Verträge automatisch verlängert werden – häufig mit erhöhten Preisen. Automatische Verlängerungen sind eine einfache Möglichkeit, Kunden an Bord zu halten.
Die richtigen SaaS Management Tools verfügen über viele nützliche Funktionen, darunter auch Vertragskalender, die Sie benachrichtigen, wenn eine Vertragsverlängerung ansteht. Neben solchen Vertragskalendern gibt es jedoch auch weitere nützliche Best Practices für die Verwaltung von SaaS-Verträgen, etwa die Förderung der Kaufverantwortung unter den Mitarbeitern.
Geringere Betriebseffizienz
Auch wenn SaaS-Applikationen viele großartige Vorteile bieten, sollte man sich auch mit den Nachteilen auseinandersetzen. Indem Unternehmen immer mehr SaaS-Services hinzufügt, gestaltet sich die IT-Infrastruktur zunehmend komplexer und stellt eine große Last für die IT-Abteilungen dar.
SaaS Vendor Management hat das Ziel, den IT-Abteilungen diese Last von den Schultern zu nehmen, indem Applikationen rationalisiert und konsolidiert werden und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden. Auf diese Weise wird die Betriebseffizienz der IT-Teams erheblich verbessert, da sie sich weniger mit Support-Tickets von Mitarbeitern befassen müssen, die mit verschiedenen Arten von SaaS-Applikationen zu kämpfen haben.
Best Practices für SaaS Vendor Management
Da Sie nun wissen, warum SaaS Vendor Management ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements ist, wird im Folgenden auf nützliche Best Practices dieser Managementdisziplin eingegangen. In Verbindung mit einer Vendor-Management-Plattform, die automatisierte Tools bietet, erleichtern diese Best Practices die Auswahl und Verwaltung von Anbietern und helfen Ihrem Unternehmen dabei, in der Cloud-First-World erfolgreich durchzustarten.
Ownerships festhalten und ein einheitliches Anbieterinventar führen
Im Prinzip kann so ziemlich jeder Mitarbeiter SaaS-Applikationen ohne die Genehmigung der IT-Abteilung einkaufen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass all diese Mitarbeiter theoretisch Applikationsverantwortliche bzw. Software-Eigentümer sein können. Auch wenn es immer besser ist, so wenige Applikationsverantwortliche wie möglich zu haben, sieht die Realität in den meisten Unternehmen doch anders aus.
Aus diesem Grund nimmt ein eindeutige Festlegung der Ownerships eine wichtige Rolle im SaaS Vendor Management ein. Neben dem richtigen SaaS-Verantwortlichen müssen Sie zudem einen Überblick über die Daten aller Ihrer Anbieter behalten. Wenn Sie alle Informationen zu einer bestimmten Software schnell abrufen können, fördern Sie das Verantwortlichkeitsgefühl und sparen Zeit, falls sich die Anbieterdaten in Zukunft ändern.
Verlängerungen proaktiv angehen
Wie in diesem Guide bereits erklärt wurde, sind ungeprüfte SaaS-Vertragsverlängerungen einer der größten Kostentreiber und tragen zu aufgeblähten SaaS-Portfolios bei. Dies ist jedoch nicht weiter verwunderlich – bei der Menge an SaaS-Verträgen und all den unterschiedlichen Beteiligten, die Teil des SaaS Vendor Managements sind, kann es ziemlich schwierig sein, den Vertragszeitraum nicht zu verpassen.
Deshalb sollten Sie eine Strategie zur Vertragsverlängerung ausarbeiten, Best Practices befolgen und einen detaillierten Vertragskalender nutzen, der Sie auf anstehende Vertragsverlängerungen hinweist. So haben Sie genug Zeit, die SaaS-Nutzung zu analysieren, ungenutzte Lizenzen aufzudecken und sich ausgiebig auf neue Verhandlungen mit Ihren SaaS-Anbietern vorzubereiten.
Governance implementieren – SaaS-Audits durchführen
Eine SaaS-Management-Plattform hilft Ihnen nicht nur bei der Entdeckung von SaaS-Services und bei der Schaffung von Transparenz, sondern ermöglicht Ihnen auch die Implementierung von SaaS-Governance. IT-Governance ist entscheidend für die Festlegung von Befugnissen und Berechtigungen, die die Mitarbeiter im Rahmen des SaaS Vendor Managements haben.
Neben der Erarbeitung eines guten Governance-Plans sollten Sie auch in regelmäßigen Abständen SaaS-Audits durchführen (vierteljährlich oder zweimal im Jahr). Durch Gespräche mit tatsächlichen Endbenutzern dieser SaaS-Services erfahren Sie, welche Applikationen tagtäglich genutzt werden, welche Applikationen überflüssig sind und ob die Mitarbeiter bereits kostenlose Tools als Ersatz für kostenpflichtige Versionen verwenden.
Nutzung nachverfolgen
Dieser Schritt wird häufig übersehen, da es sich um eine fortlaufende Maßnahme handelt, die nie wirklich abgeschlossen ist. Durch die Verfolgung der SaaS-Nutzung innerhalb Ihres Unternehmens erhalten Sie jedoch viele wichtige Einblicke in die vorhandenen SaaS-Applikationen und welchen Mehrwert bzw. Unkosten diese dem Unternehmen einbringen.
Wenn Sie wissen, wie viele Lizenzen Sie benötigen und welche zusätzlichen Softwarefunktionen überflüssig sind, haben Sie am Verhandlungstisch mit Ihren Anbietern die Oberhand und können letztendlich ein besseres Angebot erhalten oder einen besseren Anbieter finden. Die Optimierung von SaaS-Ausgaben ist nur mit einer SaaS-Management-Plattform möglich, die eine detaillierte Nachverfolgung der SaaS-Nutzungsdaten erlaubt.
Fazit
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ausgefeiltes SaaS Vendor Management etabliert haben, behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre SaaS-Käufe und können Ihre SaaS-Umgebung kontinuierlich optimieren. Falls Sie bereits über ein SaaS Vendor Management System verfügen, sollten Sie darüber nachdenken, wie eine SaaS-Management-Plattform Sie bei kontinuierlichen Aufgaben unterstützen und die Einführung von Best Practices zur Verwaltung von SaaS-Anbietern erleichtern kann.
