Einführung
In einer Welt, in der Software meist auf SaaS basiert, wächst in Unternehmen der Bedarf an einer Optimierung der SaaS-Ausgaben. Dafür gibt es viele Gründe: SaaS hat Softwarebeschaffung extrem vereinfacht. Jede Person mit Kaufbefugnis in Unternehmen kann jederzeit eigenständig Lösungen kaufen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die nicht der IT-Abteilung angehören, Technologien erwerben können, ohne sich über bestehende oder bessere Lösungen im Klaren zu sein. Dieser Missstand führt zu erheblichen SaaS-Ausgaben, die sich durch die Optimierung von Prozessen verhindern lassen.
Aber wie genau kommen solche vermeidbaren SaaS-Ausgaben zustande? Mit der Zeit häufen sich in Unternehmen die Anzahl ungenutzter Tools und Lizenzen. Redundante Applikationen, die dieselben Anwendungsfälle bedienen, führen zu unnötigen Mehrkosten. Laut einer kürzlich durchgeführten Studie zu SaaS-Ausgaben fallen rund 40% aller SaaS-Kosten aufgrund redundanter oder nicht ausreichend genutzter SaaS-Tools an. Diese Situation muss jedoch nicht der Status quo in Unternehmen bleiben. Durch die Optimierung Ihrer SaaS-Ausgaben können Sie Ihr SaaS-Inventar verwalten und das volle Potenzial aus Ihren SaaS-Applikationen schöpfen.
In diesem Guide wird auf die gängigsten Ansätze und Best Practices für die SaaS-Optimierung eingegangen, mit denen Sie die SaaS-Ausgaben Ihres Unternehmens senken können.
Was umfasst die Optimierung von SaaS-Ausgaben?
Die Optimierung von SaaS-Ausgaben beschreibt die aktive SaaS-Verwaltung zur Reduzierung der vorhandenen SaaS-Applikationen oder -Lizenzen. Außerdem werden Verträge an die Unternehmensbedürfnisse angepasst. Es spielt eine wesentliche Rolle für die Reduzierung vermeidbarer SaaS-Ausgaben und unnötiger Sicherheitslücken, indem alle vorhandenen SaaS-Lösungen getrackt und gering genutzte SaaS-Applikationen ermittelt werden.
In den letzten Jahren hat SaaS die Softwarebeschaffung grundlegend verändert. Unternehmen setzen nun nicht mehr auf On-Premises-Technologien, wobei sich dieser Trend auch in Zukunft fortsetzen und zu einer neuen Realität wird. Der Schritt in die Cloud und die Etablierung von Cloud-First-Umgebungen ermöglicht einen besseren Kundenservice und eine bessere Mitarbeitererfahrung, was wiederum in einem Wettbewerbsvorteil und höheren Profiten resultiert.
Je mehr SaaS-Applikationen gekauft werden, desto unübersichtlicher wird die Cloud-Infrastruktur. Ohne SaaS-Management-Tools oder die Optimierung von SaaS-Ausgaben geben Unternehmen unnötig viel Geld für SaaS aus.
Der Hauptgrund für diese horrenden SaaS-Ausgaben lassen sich auf fehlende Transparenz hinsichtlich redundanter Abonnements, automatische Vertragserneuerungen ungenutzter oder nicht ausreichend genutzter Tools sowie ungewisse Ownerships zurückführen. Diese Probleme entstehen, wenn in Unternehmen keine einheitlichen Regelungen für die Beschaffung von SaaS-Applikationen festgelegt worden sind. Daher bezahlen Unternehmen häufig für Tools, die sich derselben Anwendungsfälle annehmen, oder für Lösungen, die nicht länger benötigt werden.
Die Optimierung von SaaS-Ausgaben bietet Strategien, mit denen Unternehmen den Überblick über vorhandene und genutzte Technologien behalten können und sie bei der Kontrolle und Reduzierung ihrer SaaS-Ausgaben unterstützen.
Die Vorteile der Optimierung von SaaS-Ausgaben
Die Optimierung von SaaS-Ausgaben erfordert den Einsatz der IT-, Infosec- und Finanzteams. Die IT kann die vermeidbaren SaaS-Ausgaben ermitteln, wodurch das Finanzteam seine Kosteneinsparungsziele erreicht. Gleichzeitig profitiert das Infosec-Team davon, wenn redundante SaaS-Applikationen rationalisiert und unnötige SaaS-Lizenzen entfernt werden.
Geringere SaaS-Ausgaben
Mit den richtigen SaaS-Einblicken können Unternehmen ungenutzte oder unnötige SaaS-Applikationen entfernen, redundante Applikationen mit denselben Funktionen rationalisieren, SaaS-Lizenzen optimieren und neue, bessere SaaS-Verträge aushandeln. All diese Maßnahmen tragen zum Unternehmenserfolg bei und legen den Grundstein für Kosteneffizienz in der Zukunft.
Bessere Sicherheit
Die Rationalisierung ungenutzter, unnötiger und redundanter SaaS-Applikationen schließt Sicherheitslücken, die durch das unkontrollierte Wachstum des SaaS-Stacks entstanden sind. Während des SaaS-Optimierungsprozesses kann die IT sowohl Applikationen ausmachen, auf die ehemalige Mitarbeiter noch immer zugreifen können, als auch solche Applikationen ermitteln, die lediglich für ein bereits abgeschlossenes Projekt ihre Verwendung fanden.
Gleichzeitig können sie feststellen, dass Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen Applikationen mit ähnlichen Funktionalitäten nutzen, die sensible Daten verarbeiten – Applikationen, die vereinheitlicht werden können.
Wie sollten SaaS-Ausgaben optimiert werden?
Damit Sie Ihre SaaS-Ausgaben effizient optimieren können, müssen Sie alle existierenden SaaS-Applikationen Ihres Unternehmens bewerten (mithilfe von SaaS-Management) und eine logische Priorisierung festlegen. Anstatt alle Applikationen auf einmal zu optimieren, sollten Sie SaaS-Lösungen mithilfe folgender Kategorisierungen priorisieren:
- Nach Gesamtinvestition – Erstellen Sie eine Liste, in der Sie die 5 bis 10 kostspieligsten Applikationen erfassen. Sie können diese Applikationen dann nach den höchsten Gesamtausgaben ordnen. Mit dieser Methode erhalten Sie einen groben Überblick über die einzelnen Kosten und wissen sofort, welche Lösungen das größte Kostensenkungspotenzial bieten.
- Nach Verlängerungsdatum – Häufig entstehen hohe Kosten, wenn Applikationsabonnements automatisch verlängert werden, obwohl die Applikationen gar nicht oder nicht ausreichend genutzt werden. Konzentrieren Sie sich auf Applikationen, die kurz vor einer Vertragsverlängerung stehen und führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, bevor das Abonnement verlängert wird.
- Nach Benutzeranzahl – Es gibt Applikationen, auf die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen Zugriff haben. Meistens nutzt eine große Mehrheit dieser Mitarbeiter jedoch gewisse Applikationen nicht. Wenn alle Mitarbeiter nichtsdestotrotz eine Lizenz erhalten, führt dies zu unnötigen SaaS-Ausgaben.
- Nach Geschäftsfunktion und -wert –Während einige Applikationen ein „nice to have“ sind, gibt es andere, die für das Wachstum und den Erfolg von Unternehmen unentbehrlich sind. Um herauszufinden, welche Applikationen erfolgskritisch sind und welche nicht, sollte der Geschäftswert der Applikationen in Relation zu den anfallenden Applikationskosten gesetzt werden.
Best Practices für die Optimierung von SaaS-Ausgaben
Die Cloud und SaaS gibt es seit einigen Jahren, sodass sich für die SaaS-Optimierung bereits Best Practices herauskristallisiert haben. Das bedeutet, dass Unternehmen das Rad nicht neu erfinden müssen. Man muss wissen, dass es bei der Optimierung von SaaS-Ausgaben nicht etwa um die Pflege verschiedener Kalkulationstabellen geht – es gibt fortschrittliche Methoden und SaaS-Management-Tools, die mit bestehenden ERP-, Vertrags- oder Expense-Systemen integriert werden können.
Bevor Sie den Optimierungsprozess starten, sollten Sie jedoch die drei folgenden Schritte vollendet haben. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre SaaS-Ausgaben effizient optimieren:
- Vollständige Transparenz über Ihre SaaS-Landschaft: Zu Beginn sollten Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre SaaS-Abonnements verschaffen, einschließlich Benutzerlizenzen, Verträge und Ausgaben. Außerdem sollten Sie sich mit Ihrer Schatten-IT befassen. Mithilfe dieser Informationen können Sie fundierte Entscheidungen über Vertragsverlängerungen, Kündigungen und zukünftige Investitionen tätigen.
- Owner der SaaS-Applikationen ermitteln: Jede SaaS-Lösung hat einen Applikationsverantwortlichen, der die Lösung gekauft hat. Und da viele Unternehmen mehreren Mitarbeitern die Berechtigung zu SaaS-Käufen erteilen, ist es umso wichtiger, dass jede Applikation von einem bestimmten Mitarbeiter verantwortet wird. So können Sie während des Optimierungsprozesses schnell die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
- SaaS-Nutzung verwalten: In diesem Schritt ermitteln Sie, welche Applikationen genutzt werden und wie es um die Applikationsauslastung bestellt ist. Solch eine sorgfältige Analyse der SaaS-Applikationslandschaft ist manuell nicht zu bewältigen. Deshalb setzen viele Unternehmen dafür auf SaaS-Management-Lösungen, die SaaS-Landschaften automatisiert überwachen und nützliche Metriken liefern.
Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie genau diese drei Schritte in die Tat umgesetzt werden und zur effizienten Optimierung Ihrer SaaS-Ausgaben beitragen.
Ungenutzte oder vergessene SaaS-Applikationen rationalisieren
Ein wichtiger Teil der SaaS-Optimierung ist die Rationalisierung von Applikationen und Lizenzen. Damit Sie genau wissen, welche Software unnötige Ausgaben verursacht, sollten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre SaaS-Landschaft haben. Sobald Sie genau wissen, was in Ihrer SaaS-Landschaft vor sich geht, können Sie sich auf die zwei folgenden Schritte konzentrieren:
- Rationalisierung von SaaS-Applikationen oder -Lizenzen, die Mitarbeitern zugewiesen sind, die nicht mehr im Unternehmen sind: In diesem Szenario fokussieren Sie sich auf die Rationalisierung all jener SaaS-Applikationen, die von Mitarbeitern gekauft worden sind, die nicht mehr für das Unternehmen arbeiten, bzw. auf Lizenzen, die diesen Mitarbeitern noch immer zugewiesen sind. Der Grund liegt auf der Hand: Es ist sehr wahrscheinlich, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Lizenzen zu kündigen bzw. einen Nachfolgeverantwortlichen für diese Applikationen zu finden, bevor sie das Unternehmen verlassen. Deswegen ist die Ermittlung von SaaS-Applikationsverantwortlichen wesentlich für die Optimierung der im Unternehmen anfallenden SaaS-Ausgaben.
- Rationalisierung ungenutzter SaaS-Applikationen oder -Lizenzen: Dieses Szenario kann Überschneidungen mit dem oben beschriebenen Schritt aufweisen. Studien haben gezeigt, dass ein typisches SaaS-Inventar zu 40% aus nicht ausreichend genutzten SaaS-Lizenzen besteht, was auf unterschiedliche Ursachen zurückgeführt werden kann. Legen Sie Anwendungsfälle fest und etablieren Sie für jede einzelne Applikation Benchmarks für deren Nutzung. So können Sie umgehend die Applikationen ermitteln, die kaum bzw. gar nicht genutzt werden und entscheiden, ob diese Lösungen rationalisiert oder pausiert werden sollen.
Redundante SaaS-Applikationen rationalisieren
Redundante SaaS-Applikationen finden sich viel häufiger in Unternehmen, als man vielleicht vermuten würde. Meist entstehen solche Redundanzen, wenn Mitarbeiter eigenständig SaaS-Software beschaffen, ohne die IT-Abteilung dahingehend zu informieren. Diese Flexibilität kommt Unternehmen jedoch teuer zu stehen, da sie Unmengen an Finanzmitteln für doppelt vorhandene oder funktionsähnliche Applikationen verschwenden.
Auch wenn Sie das gesamte Inventar überprüfen sollten, gibt es dennoch Applikationstypen, die ein hohes Redundanzpotenzial aufweisen und daher priorisiert werden sollten. Beispiele dafür sind Tools zum Datenaustausch wie Dropbox oder Sharefile, genauso wie Projektmanagementplattformen wie Trello oder Basecamp. Ihr Unternehmen hat vielleicht sogar Abonnements unterschiedlicher Onlinetrainingsplattformen oder eine Vielzahl verschiedener Messaging-Tools wie Slack oder Teams.
Sobald Sie Applikationen in Ihrem SaaS-Inventar ausgemacht haben, die ähnliche oder gar dieselben Funktionalitäten bieten, können Sie mit dem Konsolidierungs- und Standardisierungsprozess beginnen. Ziehen Sie dafür die Informationen aus den Nutzungsmetriken Ihrer SaaS-Applikationen in Betracht, um fundierte Entscheidungen zu treffen und finden Sie heraus, welche Applikationen nicht genehmigt sind.
Seien Sie sich jedoch der Tatsache bewusst, dass die Rationalisierung redundanter Applikationen nicht immer der beste Ansatz ist. Eine Vielzahl ähnlicher Applikationen können auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen, wenn sie ausgiebig von Mitarbeitern zur effizienten Erledigung ihrer Aufgaben genutzt werden. Wenn Sie sich für standardisierte Lösungen entschieden haben, müssen Sie diese im gesamten Unternehmen einführen und die Mitarbeiter, die zukünftig mit diesen Lösungen arbeiten werden, angemessen schulen.
SaaS-Applikationen und -Lizenzen an Unternehmensbedürfnisse anpassen
Der Vorteil von SaaS und Cloud-Services besteht darin, dass sie sich relativ schnell up- und downgraden lassen. Aus dieser flexiblen Skalierbarkeit lässt sich ein „Pay-as-you-go“-Modell ableiten, das bei der Einsparung von SaaS-Kosten hilft. Durch die zunehmende Anzahl von SaaS-Lösungen und Mitarbeiter, die den Überblick über die gekauften Applikationen verloren haben, zahlt Ihr Unternehmen viel mehr, als es eigentlich müsste.
Um SaaS-Lizenzen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, sollten Sie einen genauen Blick auf die SaaS-Nutzung werfen. Aus den Nutzungsmetriken Ihres SaaS-Management-Tools können Sie umgehend erkennen, welche Applikationen nicht ausreichend genutzt werden. Wenn ein Mitarbeiter bspw. eine Applikation mehr als 30 oder 90 Tage nicht genutzt hat, sollte diese Lizenz vor der nächsten Verlängerungsperiode angepasst werden.
Indem Sie Benchmarks setzen und ein ausgiebiges Verständnis der SaaS-Nutzung gewinnen, können Sie außerdem Benutzer ermitteln, die keine Lizenz mehr benötigen oder etwaige Premium-Features nicht in Anspruch nehmen, die vonseiten der Anbieter oft gegen einen Aufpreis angeboten werden. Nachdem Sie die zehn wichtigsten Applikationen identifiziert haben, deren Lizenzen bzw. Verträge optimiert werden müssen, können Sie konkrete Maßnahmen ergreifen.
Im ersten Schritt kündigen Sie alle ungenutzten Lizenzen oder verwenden die Applikationen in Ihrem Unternehmen wieder, um der Beschaffung redundanter Software in Zukunft vorzubeugen. Um Kündigungsstrafen zu vermeiden, sollten Sie sich die Vertragsbedingungen genau durchlesen. Hinsichtlich nicht ausreichend genutzter Lizenzen sollten Sie die spezifischen Lizenzversionen Ihrer Anbieter kennen. Viele SaaS-Provider bieten eine kostenlose Basis- oder Light-Version Ihrer Produkte an, die für die Zwecke Ihres Unternehmens bereits ausreichen könnten. Falls Premium-Features nicht notwendig sind, dann sollten Sie die jeweiligen SaaS-Lizenzen downgraden.
SaaS-Verträge aushandeln
SaaS-Lösungen bieten Ihnen ungeahnte Flexibilität, die Sie für sich nutzen können. Verträge und Preise sind nicht in Stein gemeißelt – Faktoren wie Loyalität, Umfang, Nutzung, Laufzeit und Zukunftsversprechen sind wesentlich für die Aushandlung besserer Verträge. Wenn Sie für ein bekanntes Unternehmen arbeiten und mit einem kleinen SaaS-Anbieter in Verhandlung gehen, dass sich in seiner Industrie etablieren möchte, dann können Sie Ihr Standing bzw. Ihr Logo nutzen, um einen besseren Deal auszuhandeln. Ganz getreu dem Prinzip „Eine Hand wäscht die andere“.
Sie sollten so früh wie möglich mit der Aushandlung besserer Verträge beginnen. Wenn Sie bereits an einen Vertrag gebunden sind, sollten Sie bis zum Verlängerungsdatum warten. Da der Markt immer kompetitiver wird, können Sie Anbieter samt ihrer Tarife vergleichen und bessere Preise mit Ihren derzeitigen Service-Providern aushandeln. Anbieter sehen den Mehrwert langfristiger Verträge und werden sich daher anstrengen, Ihnen entgegenzukommen und Sie als Kunden zu behalten.
Sie können (und sollten) Ihre SaaS-Verträge mithilfe Nutzungsmetriken Ihrer SaaS-Management-Tools optimieren. Warum? Wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, wissen Sie im Umkehrschluss auch genau, worauf Sie verzichten können. Teilen Sie Ihren Service-Providern Ihre eigenen Bedingungen mit und lassen Sie die Anbieter um Ihr Business konkurrieren. Die meisten SaaS-Tarife basieren auf Endpunkten – wenn Sie also die genaue Anzahl der Benutzer kennen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viel bezahlen.
Fazit
Wenn Sie keinen Überblick über Ihre wachsende SaaS-Landschaft haben, werden Sie das volle Potenzial Ihrer SaaS-Lösungen niemals ausschöpfen können. Applikationen mit sich überschneidenden Features, ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte SaaS-Tools, sowie Lösungen, die keinen Anwendungsfall bedienen und von niemandem verantwortet werden, können zu massiven Kosten führen.
Diese Kosten lassen sich vermeiden, wenn Sie Ihre SaaS-Landschaft mithilfe eines SaaS-Management-Tools optimieren. Indem Sie Ihr SaaS-Inventar überwachen, Lizenzen entfernen, konsolidieren oder anpassen, können Sie den ROI Ihrer SaaS-Applikationen maximieren, Ihr Unternehmen unterstützten und sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten.
