Inventaire des applications

Introduction

Tout comme les entreprises, les inventaires d’applications se développent, se transforment et s’adaptent aux changements et aux défis. L’évolution rapide des technologies amène de nombreuses entreprises à accumuler petit à petit des centaines d’applications dans leurs portefeuilles.

Les changements qui se répercutent sur les inventaires d’applications sont la croissance de l’entreprise, les fusions et acquisitions, la transformation de l’entreprise et de l’informatique et la mise en œuvre de nouveaux processus.

Sans une bonne gestion du portefeuille d’applications informatiques, ces applications risquent de créer une architecture d’entreprise complexe et fastidieuse à entretenir. Il est indispensable de contrôler les applications pour maintenir la qualité de l’infrastructure informatique d’une entreprise et des programmes d’optimisation des coûts informatiques.

Qu’est-ce que l’inventaire des applications ?

L’inventaire des applications est la liste complète des applications ou des logiciels détenus par une entreprise ou une institution. Il recense tous les logiciels SaaS et On-Premise.

Les entreprises de toutes tailles ont recours à des applications. À mesure que les entreprises se développent et s’adaptent aux nouvelles technologies, de nombreux inventaires peuvent croître considérablement et devenir complexes.

L’inventaire des applications peut être développé sous forme de paysage applicatif et de diagrammes visuels. Généralement créé à l’aide d’outils d’APM, il permet aux architectes de visualiser la manière dont les applications s’intègrent les unes aux autres, les capacités métier auxquelles elles appartiennent, etc.

Grâce à des outils de gestion de portefeuille d’applications (APM) ou de SaaS Management, les entreprises peuvent conserver un portefeuille allégé et efficace.

On compte plusieurs appellations pour désigner un inventaire d’applications. Citons notamment l’inventaire des applications, le portefeuille d’applications, l’inventaire des logiciels, l’inventaire informatique, etc. Les trois appellations les plus utilisées sont l’inventaire des applications, le paysage applicatif et le portefeuille d’applications.

Avantages de l’inventaire des applications

La création et la surveillance d’un inventaire d’applications sont extrêmement bénéfiques pour toute organisation déjà établie ou en pleine croissance. Les avantages de cet inventaire sont les suivants :

• Suivre les applications au sein d’une organisation
  À mesure que les organisations se développent, fusionnent, s’adaptent et se transforment, elles acquièrent de plus en plus d’applications pour accompagner leur croissance. Les entreprises sont parfois amenées à acquérir des centaines d’applications au fil des ans, et risquent donc d’en oublier les utilités respectives.
• Le premier pas vers des diagrammes d’applications exploitables
  L’inventaire des applications constitue la première pierre d’un paysage applicatif exploitable. Ces diagrammes visuels, réalisés par des logiciels d’architecture d’entreprise, illustrent les interactions entre toutes les applications d’une entreprise.
• Préparer le terrain pour la rationalisation des applications
  La rationalisation des applications est le processus qui consiste à réduire le nombre d’applications afin d’améliorer l’efficacité, de réduire la complexité et d’optimiser les coûts. Un inventaire complet est une condition indispensable à ce processus.
• Accessibilité des informations sur les applications
  Le fait de regrouper toutes les applications en un seul endroit permet aux responsables informatiques, financiers ou commerciaux d’y accéder facilement. La prise de décision devient alors plus efficace.
• Éviter les achats superflus ou le Shadow IT
  Un portefeuille complet d’applications permet d’éviter l’achat involontaire de logiciels similaires, qui risque d’entraîner une explosion des dépenses informatiques au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. La gestion du SaaS permet de suivre l’évolution du Shadow IT, c’est-à-dire des logiciels achetés et installés à l’insu de l’entreprise ou sans son consentement.

Comment dresser un inventaire ?

Il existe deux façons de dresser un inventaire des applications. Le choix dépend de la taille de votre organisation.

• En utilisant des feuilles de calcul : moyen rapide pour les petites organisations disposant d’un nombre limité d’applications et d’une structure organisationnelle assez basique.
• En utilisant la gestion de portefeuille d’applications (APM) ou le SaaS Management : idéal pour les grandes sociétés et les entreprises dotées d’une structure organisationnelle complexe, de centaines d’applications et de plusieurs services.

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Utilisation de feuilles de calcul

Le suivi des applications à l’aide de feuilles de calcul n’est recommandé qu’aux entreprises comptant un petit nombre d’employés, de services et d’applications. En effet, la compilation d’un inventaire d’applications à l’aide de feuilles de calcul nécessite un travail manuel important.

Pour remplir un modèle de feuille de calcul, il faudra faire de nombreuses demandes, travailler avec les parties prenantes et les chefs de service et regrouper des informations auprès de différentes sources.

Plus la structure organisationnelle est complexe, plus ce processus prendra du temps. Les structures complexes présentent de nombreux risques qu'il convient de traiter pour éclairer au mieux les décisions.

Voici quelques étapes générales pour assurer le suivi de l’inventaire des applications à l’aide de feuilles de calcul :

1. Dresser la liste des noms de toutes les applications dans une nouvelle feuille de calcul.
2. Ajouter des informations pour chaque application (pour en savoir plus, voir les sections ci-dessous). Une feuille de calcul peu détaillée peut inclure des colonnes pour le type d’application, la catégorie, le service et le propriétaire. Les feuilles plus détaillées peuvent également inclure les coûts, la conformité, les dates de renouvellement, l’utilisation, les prévisions et la valeur totale du contrat.
3. Demander à d’autres chefs de service de vous aider à remplir la feuille de calcul avec les applications et les informations manquantes.
4. Générer les rapports dont vous avez besoin. En fonction de votre objectif, il est possible de créer des rapports pour les programmes de rationalisation ou d’optimisation des coûts informatiques, les intégrations post-fusion, l’adoption du cloud ou les risques d’obsolescence technologique.
5. Compléter régulièrement la feuille de calcul avec de nouvelles applications.
6. Pour aller plus loin : mettre en œuvre des outils APM ou de SaaS Management pour vous aider à construire votre futur paysage.

Si ce processus vous semble trop difficile à gérer, découvrons comment construire automatiquement un portefeuille d’applications.

Utilisation de logiciels

Les outils de gestion de portefeuille d’applications (APM) permettent de résoudre une grande partie des problèmes posés par les feuilles de calcul. Ces outils spécialisés permettent de suivre et de contrôler toutes les applications du portefeuille d’une organisation.

Il est également possible d’utiliser les outils de SaaS Management et de gestion des actifs logiciels pour suivre et administrer des logiciels spécifiques

L’inventaire automatisé des applications engendre moins de travail manuel et facilite la création d’un inventaire complet qui servira de base à la création d’un paysage applicatif qui relie les applications aux capacités métier et aux processus métier.

APM répond aux besoins d’information de diverses parties prenantes (DSI, directeurs techniques, responsables informatiques, architectes d’entreprise, architectes du cloud, etc.)

LeanIX propose deux solutions logicielles qui permettent de dresser un inventaire d’applications : Enterprise Architecture Management (EAM) et SaaS Management Platform (SMP).

Grâce à la gestion de portefeuille d’applications ou au SaaS Management, il est possible de rassembler et de surveiller automatiquement les applications au sein d’une organisation.

Quelles informations relatives aux applications faut-il inclure dans l’inventaire ?

Lors de l’établissement d’un inventaire des applications, il convient d’inclure plusieurs données essentielles. Outre le nom de chaque application et une description générale de ses fonctionnalités, les informations suivantes sont nécessaires pour exploiter tout le potentiel d’un inventaire des applications :

• Propriétaire de l’application : qui est propriétaire de l’application au sein d’une organisation ?
• Catégorie : de quelle catégorie d’applications relève l’application en question ? Cette information facilite le processus de rationalisation des applications.
• Description : que fait l’application ? Cette information permet aux services informatiques de comprendre rapidement ce que fait une application, les personnes qu’elle affecte et son fonctionnement.
• Cycle de vie de l’application : l’application arrive-t-elle en fin de vie ? Doit-elle être remplacée par une autre, etc. ?
• Utilisation : quelle est la fréquence d’utilisation de l’application et quel est le nombre d’utilisateurs actifs par rapport au nombre de licences achetées ?
• Valeur fonctionnelle / métier : quelles sont la valeur et la fonction de cette application pour l’entreprise ? Dans quelle mesure est-elle indispensable au quotidien ?
• Valeur technique : l’application répond-elle à nos besoins techniques et peut-elle être intégrée à notre future feuille de route informatique ?
• Coûts : suivi des coûts mensuels et annuels. Permet d’établir des budgets et des prévisions informatiques.
• Prix : la tarification est-elle basée sur le nombre d’utilisateurs ou de licences ?
• Conformité : par exemple, l’application est-elle conforme aux normes SOC 2 ou au RGPD ?
• Détails du contrat : quelles sont les dates de début et de fin du contrat ? Dans le cas du SaaS, quelle est la date de renouvellement ?
• Capacité métier (avancé) : de quelle capacité métier l’application relève-t-elle ? L’application prend-elle en charge la capacité métier adéquate ? (Utiliser l’outil d’APM)
• Dépendances / relations de l’application (avancé) : Où et comment l’application s’intègre-t-elle aux autres applications et composants informatiques du portefeuille ? (Utiliser l’outil d’APM)
• Architecture cible (avancé) : visualiser la future feuille de route technologique et établir un calendrier des remplacements d'applications nécessaires. (Utiliser l’outil d’APM)

Une fois que tous ces attributs ont été ajoutés, les responsables informatiques et les responsables métier peuvent prendre des décisions éclairées, en s’appuyant sur les technologies futures.

En quoi LeanIX est-il utile ?

Le suivi des informations relatives aux applications marque la première étape vers un paysage informatique rationalisé. Notre outil EAM offre aux utilisateurs un module de gestion de portefeuille d’applications.

Grâce à l’outil de gestion de portefeuille d’applications, les architectes peuvent :

• Réduire la complexité du système informatique et améliorer l’efficacité en évitant les coûts inutiles et en augmentant la valeur ajoutée.
• Promouvoir une meilleure collaboration et favoriser la transparence entre les services commerciaux et informatiques.
• Mettre en œuvre des stratégies « cloud native » pour mettre à niveau en toute sécurité les principaux processus informatiques en fonction de leur criticité pour l’entreprise.
• Atténuer et surveiller les failles de sécurité et les problèmes de conformité en contrôlant les cycles de vie des applications.
• Identifier l’inventaire SaaS.
• Utiliser des informations globales pour créer des rapports axés sur les données qui permettent aux architectes de surveiller les projets de transformation informatique à grande échelle.
• Rationaliser les applications pour réduire le coût total de possession et rendre les processus plus efficaces.
• Classer les projets informatiques par ordre de priorité en fonction du paysage applicatif et des besoins de l’entreprise.
• Cartographier les flux de données et les dépendances des applications.

• Renforcer la visibilité de votre portefeuille SaaS en offrant une vue globale de l’ensemble des abonnements SaaS, des licences utilisateurs, des propriétaires, des contrats, des renouvellements et des coûts.
• Augmenter le ROI du SaaS. Les responsables SaaS peuvent utiliser les données d’utilisation pour déterminer si leur entreprise tire suffisamment de valeur de ses investissements SaaS. Ils peuvent utiliser ces informations afin d’optimiser les dépenses.
• Identifier les failles de sécurité et les éventuels problèmes de conformité en suivant tous les achats SaaS inconnus effectués dans les différents services.
• Toutes les informations relatives au renouvellement des SaaS (informations sur la propriété, données d’utilisation, valeur du contrat et dates de renouvellement) sont conservées au même endroit pour favoriser l’anticipation.

Conclusion

Le suivi d’un inventaire d’applications est la première étape vers la création d’un paysage informatique rentable et allégé.

Les outils de gestion de portefeuille d’applications sont conçus afin d’optimiser les inventaires de logiciels et de mener des projets de rationalisation des applications. Pour atteindre cet objectif, la création d’un inventaire complet et transparent des applications est absolument nécessaire.

Avec votre inventaire à portée de main, vous êtes en mesure de procéder à une évaluation du portefeuille d’applications adaptée à votre objectif.