La gestion financière des systèmes informatiques

Qu’est-ce que la gestion financière des systèmes informatiques (ITFM) ?

L’objectif principal de la gestion financière des systèmes informatiques (ITFM) est de réduire efficacement les coûts et d’assurer ainsi un futur florissant pour l’entreprise. Les fonds excédentaires qui pourraient être utilisés autre part peuvent affecter même la plus solide des entreprises et faire toute la différence entre un modèle métier prospère et un modèle en fin de vie.

Les responsables peuvent avoir envie de gérer leur département de façon à éviter les dépenses inutiles, mais comment cela se passe-t-il en pratique ? Bien qu’une simple stratégie de réduction des coûts semble intéressante, chaque approche nécessite une base théorique solide. De cette façon, les responsables, les équipes et les autres personnes ont un point de référence concret pour effectuer leur travail. C’est là que la gestion financière des systèmes informatiques (ITFM) entre en jeu.

Par essence, l’ITFM est la surveillance étroite de toutes les dépenses liées à l’informatique. Si un produit ou un service requiert la mise en œuvre de solutions informatiques, chacune des composantes de la chaîne, jusqu’à la livraison au client, doit être comptabilisée financièrement. L’objectif de ce modèle est de fournir aux entreprises un rapport précis sur les dépenses concernant les ressources utilisées par les départements informatiques. Ce n’est qu’ensuite que les équipes seront capables d’optimiser leurs dépenses, ce qui engendrera finalement des bénéfices plus importants.

En ITFM, l’adage financier éprouvé « réduisez où vous pouvez » est pris très au sérieux. Et il n'est pas surprenant que l’ITFM suive bon nombre des bonnes pratiques présentes dans les secteurs de la finance et de la comptabilité, telles que les audits, les rapports et les systèmes de surveillance des dépenses. Dans ce guide, nous aborderons l’ITFM en détail, en vous fournissant des exemples sur la manière d’analyser les départements informatiques d’un point de vue financier.

Les solutions pour réduire vos coûts informatiques de façon significative

Une réduction stratégique des coûts peut être l’une des meilleures façons de se préparer à une tempête, même lorsqu’une entreprise se porte bien. Si l'année 2020 a envoyé un message au monde entier, c'est que les situations les plus inattendues peuvent survenir et nous mettre des bâtons dans les roues. Pour les entrepreneurs, il est plus important que jamais de faire de l’ITFM une protection efficace contre les changements imprévus.

L’optimisation idéale des dépenses informatiques, rationalisation des applications, est considérée comme un effort constant. Il doit s'agir d'un processus évalué, contrôlé et développé en permanence. Voici plusieurs façons d’œuvrer à la réduction des coûts informatiques :

Suspendre ou repenser

Suspendez ou repensez les services qui s'avèrent être peu rentables ou dont la valeur est finalement limitée. Cela ne signifie pas que vous devez supprimer chaque section de l’informatique au nom de la gestion financière des systèmes informatiques. Supprimer des projets, des systèmes ou des services dont l’entreprise a besoin ne ferait que la faire souffrir davantage lorsque l’activité revient à la normale.

Concentrez-vous sur les obstacles immédiats

La nature des coûts liés à l’informatique étant soumise à la nature changeante de l’informatique même, le mieux est de concentrer vos efforts sur les coûts qui affecteront le budget dans les mois à venir, plutôt que dans les années à venir.

Soyez raisonnable plutôt que de tout conserver

Il vaut mieux réduire ou supprimer des coûts superflus ou non essentiels plutôt que de les bloquer pour plus tard. Essayez de gérer les dépenses qui posent problème avant qu’elles ne ressurgissent ultérieurement.

Les bonnes pratiques de la gestion financière des systèmes informatiques

Vous trouverez ci-dessous une liste de stratégies qui vous aideront à établir vos bonnes pratiques de la gestion financière pour les systèmes informatiques.

1. Créez une base financière. Quelle que soit l’entreprise, l’organisation ou la société à laquelle vous appartenez, tous les secteurs de l’espace de travail réagissent et fonctionnent selon un point de départ convenu, une réalité collective admise de la situation financière de l’organisation. L’informatique n’est pas différente sur ce point. Ou, plus précisément, elle ne devrait pas être différente.
   
   Toutefois, le problème qui se pose dans les départements informatiques est que les experts informatiques n’ont généralement qu’un aperçu très limité des implications financières plus larges de leurs services et de leur travail. Tout comme les ondulations dans un étang, chaque action informatique a un impact sur l’intégralité de l’entreprise. Cependant, sans la capacité de compter, d’observer et d’enregistrer ces ondulations, les départements informatiques ne peuvent pas modifier leurs actions de façon adéquate.
   
   
2. Réduisez les dépenses courantes. Si le fait d’être en mesure de supprimer les éléments superflus et inutiles d’un modèle métier est une bonne méthode pour améliorer la rentabilité, la manière dont cela concerne l’informatique va au-delà des achats initiaux ou des coûts de main-d’œuvre.
   
   Bien que les dépenses liées à des éléments tels que les licences soient effectivement importantes, les dépenses plus abstraites doivent également être prises en compte. Par exemple, la suspension de services sous-utilisés et l’élimination d’applications ayant le même rôle sont deux manières simples de supprimer les coûts inutiles.
   
   
3. Éviter des dépenses inattendues. Les ressources informatiques peuvent s’accumuler rapidement. De plus, la nature fluctuante du cloud oblige à préparer la gestion des coûts informatiques à des changements imprévus. Préparez-vous à d’éventuelles perturbations en repérant et en comparant vos dépenses réelles aux dépenses prévues. Vos futurs coûts pourront ainsi être planifiés.
   
   
4. Pensez à la responsabilité. L’une des difficultés majeures de la gestion informatique moderne est le manque de responsabilité concernant les dépenses informatiques. La dépendance accrue aux services technologiques a aussi engendré la sur-approbation des dépenses informatiques. Même les responsables les plus haut placés ont été coupables d’une approche du style « aucune dépense n’est trop élevée » en matière d’ITFM.
   
   Mais pour que la gestion financière des systèmes informatiques soit efficace, des systèmes de marquage doivent être mis en œuvre afin de prendre en compte chaque euro dépensé. Cela permet à chaque membre de l’équipe informatique de prendre des décisions éclairées et d’estimer les coûts, ce qui minimise ensuite les dépenses superflues et optimise la responsabilité.
   
   LeanIX rend la responsabilité informatique encore plus simple. Grâce à des outils comme l’Application Landscape ou le Business Capability Cost report, vous pouvez surveiller et analyser vos finances par rapport au budget de l’entreprise dans son ensemble.
   
   
5. Modéliser l’informatique pour l’entreprise. Chaque entreprise est unique et requiert un cadre structurel d’ITFM adapté. Il est essentiel de faciliter la communication entre les équipes de manière à pouvoir mettre en phase les objectifs métiers de l’organisation avec le budget informatique. Lorsqu’il est associé à un cadre d’ITFM ajusté, un département informatique rationalisé peut faire augmenter les bénéfices totaux de l’entreprise.
   
   
6. Regardez vers l’avenir. L’ITFM est un processus continu. Les responsables, en plus de leurs obligations habituelles, doivent également être conscients des menaces imminentes. Les objectifs futurs doivent être priorisés et les partenaires doivent se réunir régulièrement afin de communiquer leurs plans pour que toutes les personnes impliquées restent informées et préparées.

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Cadre de la gestion financière des systèmes informatiques

Nous avons évoqué quelques-unes des stratégies et des raisons qui justifient un système d’ITFM solide, mais comment mettre en pratique un tel modèle ?

La gestion des coûts informatiques doit être basée sur une relation entre le DSI et le DAF. L’informatique démontrerait alors comment son département peut être géré comme une entreprise. Selon Gartner, en moyenne 81 % du budget d’un DSI est utilisé par l’informatique.

Il est clair qu’il revient au DSI de garantir l’efficacité et le faible impact des actions informatiques, afin de ne pas affecter négativement le reste du budget et l’organisation dans son ensemble.

La prise de responsabilité pour les dépenses informatiques est l’étape la plus importante d’une relation saine entre le DSI et le DAF. Après tout, c’est comme cela qu’un dialogue transparent s’installe vraiment. À partir de là, le DAF et le département informatique peuvent collaborer de plusieurs façons :

1. Utiliser la technologie pour optimiser les processus métiers
   Constituez un groupe de travail spécial composé d’experts informatiques et d’autres membres de l’entreprise. Ce groupe sera chargé de mettre en avant les domaines qui doivent être améliorés grâce à des projets technologiques innovants. Bien que ces projets servent à améliorer davantage l’efficacité ou l’efficience de l’informatique elle-même, ils peuvent également être utilisés pour optimiser d’autres éléments de l’entreprise.
   
   
2. Optimiser le budget informatique
   Ce point fait référence à la responsabilité mentionnée plus tôt. Assurez-vous que la gestion financière des systèmes informatiques est axée sur le marquage et la comptabilisation de toutes les dépenses. Visualisez les dépenses informatiques du point de vue du DAF puis laissez les équipes informatiques les budgétiser et les planifier plus attentivement.
   
   
3. Améliorer la visibilité
   Chargez le département informatique de créer un catalogue qui illustre la valeur des services de l’entreprise du point de vue des clients. Vous pouvez le faire en même temps que d’autres évaluations informatiques des OPEX et des CAPEX de façon à dresser un tableau bien plus détaillé pour les acteurs.

Mais à quoi ressemble un cadre de gestion financière des systèmes informatiques ? Il est facile de conseiller une gestion de l’informatique « comme une entreprise », mais réussir sa mise en pratique l’est bien moins.

En raison de la mise à disposition d’un nombre grandissant de solutions externes, comme des logiciels ou de nouvelles infrastructures, le département informatique interne doit fournir des services qui sont gérés et optimisés davantage, et qui offrent une meilleure valeur.

Technology Cost Management 4D Framework

Cognizant a développé un cadre qui contredit la stratégie de «gestion comme une entreprise » le Technology Cost Management 4D Framework. Le cadre est constitué de quatre piliers:

• Définir la vision métier: les dépenses informatiques et les objectifs généraux de l’entreprise doivent être mis en phase à travers une notion de copropriété de l’informatique;
• Documenter l’état actuel: une vision instantanée de l’entreprise est dressée afin de souligner les points qui posent problème et les points à améliorer;
• Délimiter l’architecture d’entreprise cible: l’architecture d’entreprise est définie en suivant les conclusions de l’étape de la vision métier;
• Et pour finir, décider de construire ou d’acheter: l’organisation choisit entre la création de solutions internes, l’achat d’un produit commercial ou l’utilisation d’une approche hybride.

L’évolution de la gestion financière des systèmes informatiques et de la gestion des coûts

Autrefois, les entreprises ne prenaient en compte que les coûts de gestion sans penser à la gestion des coûts informatiques et se retrouvaient dans des situations préoccupantes. Aujourd’hui, les équipes sont prévoyantes et utilisent la gestion des coûts tout au long de l’année, même lorsque l’entreprise se porte bien.

À partir des années 80, le format traditionnel de gestion des coûts était focalisé sur les catégories de coûts et les processus. Durant cette période, la gestion des coûts était axée sur l’amélioration continue et la reconfiguration des processus métiers.

Cependant, avec la crise financière de 2008, les modèles de fonctionnement ont commencé à prendre des chemins alternatifs. Il s’est produit un changement vers une internationalisation du modèle de fonctionnement et de la gouvernance, ainsi qu’une réorientation vers de nouveaux types de prestations des services du niveau local au niveau mondial.

Néanmoins, en 2017, nous avons pu constater l’émergence de nouvelles solutions de coûts numériques et technologiques. C’est dans cette génération de gestion des coûts que nous retrouvons l’ITFM moderne, axée sur les technologies cognitives comme l’IA et l’automatisation pour améliorer la main-d’œuvre et l’efficacité générale. On constate également une tendance croissante à l'automatisation des processus robotiques en remplacement du travail.

À l’heure actuelle, en 2020, l’adoption accrue de solutions technologiques est encore plus apparente. Les dépenses informatiques de l’industrie ont augmenté parallèlement au chiffre d’affaires et, selon Spiceworks, 44 % des entreprises s’attendaient à voir leur budget augmenter à partir de 2019, tandis que seulement 8 % s’attendaient à une diminution.

Cette tendance n’exclut aucune industrie en particulier, selon les données de Flexera. 56 % des organisations interrogées pensaient voir leurs dépenses informatiques augmenter en 2020. Il semble donc que le type d’entreprise importe peu, car les dépenses informatiques de l’industrie augmentent d’année en année. Les raisons de cette évolution technologique sont diverses.

Selon Spiceworks, les dépenses nécessaires à la modernisation des infrastructures obsolètes, mentionnées par 64 % des entreprises, serait l’un des facteurs les plus importants. En plus des inquiétudes quant à la sécurité et le besoin d’engager plus d’employés, la priorisation des projets informatiques, citée par 45 % des entreprises interrogées, est un autre facteur significatif.

Conclusion

Le point le plus important dans toute discussion concernant une ITFM correcte est l’importance cruciale d’une attitude proactive envers la réduction des coûts informatiques. Bien qu’il existe de nombreuses nuances dans les bonnes pratiques évoquées ci-dessus, une ITFM réussie repose fortement sur l’évaluation continue et le développement de l’informatique, ainsi que sur la responsabilité des départements informatiques.

L’informatique est plus dynamique et changeante que jamais, et les organisations dont les services dépendent de l’exécution de l’informatique doivent être capables de prévoir, de planifier et de compenser cet environnement informatique en perpétuelle évolution. Le transfert intégral du budget vers les actions informatiques non supervisées n’est pas le rôle du DAF seul.

Au contraire, un canal de communication ouvert et productif est requis pour pouvoir discuter dans un contexte général des besoins et des coûts de chaque branche de l’entreprise. L’ITFM devrait être gérée comme une entreprise dans laquelle l’ensemble des coûts, des sorties d’argents et des dépenses sont consignés et comptabilisés. Par conséquent, la réduction des coûts informatiques peut être réalisée grâce à une approche active et simultanée de la prévision des coûts à venir, de l’optimisation des dépenses actuelles, de la rationalisation des services et d’autres stratégies qui reposent sur le modèle métier individuel.

Le processus entier peut être facilité grâce à des outils d’AE qui utilisent également des solutions informatiques pour améliorer l’ITFM. En utilisant des outils d’architecture d’entreprise, la gestion financière des systèmes informatiques peut non seulement rationaliser les opérations de l’entreprise, mais également le processus de rationalisation lui-même.