Comment EBSCO Information Services a pu mettre en œuvre une architecture d'entreprise axée
sur les données avec LeanIX

EBSCO Industries, Inc. (EBSCO) est un fournisseur majeur d’informations de qualité, de bases de données de recherche, de journaux en ligne, d’abonnements à des magazines, de livres numériques et de services de recherche pour des bibliothèques en tous genres. La croissance rapide d’EBSCO Information Services, la plus grande division de l’entreprise, a confronté ses architectes d’entreprise au défi d’aligner de manière optimale un environnement informatique de plus en plus complexe. Les informations étaient jusqu’alors compartimentées et les ressources fragmentées au sein des différents départements. EBSCO devait connecter toutes les informations pertinentes de son Architecture d’Entreprise (AE) pour mettre en phase les unités opérationnelles et optimiser les flux de travail.

Pour atteindre cet objectif d’alignement entre les unités métier et les opérations informatiques, il était nécessaire de documenter la cartographie informatique dans son ensemble et de la visualiser grâce à des vues interactives. Ceci a permis aux architectes d’entreprise de prendre des décisions éclairées concernant la dette technique accumulée. EBSCO utilisait des feuilles de calcul statiques et des diagrammes de Gantt pour documenter et planifier ses besoins informatiques, ce qui engendrait d’importantes dépenses de gestion et de maintenance. Les architectes d’entreprise ne disposaient souvent pas des informations importantes nécessaires pour effectuer une analyse objective. Très vite, il est devenu clair que les architectes d’entreprise avaient besoin d’un outil axé sur les données leur offrant une vue d’ensemble de l’inventaire informatique et qui les aiderait pour leurs analyses et leur prise de décisions. LeanIX s’est démarqué des autres outils grâce à son attention portée à la gestion lean des informations, son interface utilisateur simple et ses fonctionnalités de reporting très intuitives et utiles.

EBSCO a lancé son programme d’architecture d’entreprise (AE) durant l’été 2018 et a rapidement pris la décision délibérée de diminuer les demandes envers les architectes solutions tout en maximisant les contributions des responsables produit. Cette approche a permis une culture ouverte pour une gestion interdisciplinaire des informations informatiques. EBSCO a utilisé une nomenclature interne pour les métadonnées afin de rendre les informations d’AE pertinentes pour les différents acteurs, en utilisant le langage et les métriques des équipes de développement. Cela a permis à EBSCO de conduire le projet rapidement et de créer un lien entre les domaines métier et IT, fondé sur les informations.

Processus de modélisation de l’AE et déploiement de LeanIX

L’implémentation de LeanIX chez EBSCO a suivi un processus bien structuré et détaillé. Après le déploiement du nouveau système, l’équipe responsable de l’architecture d’entreprise a dirigé environ 30 ateliers et sessions de formation avec différentes équipes informatiques. Un guide d’utilisation complet de LeanIX a été créé et personnalisé pour EBSCO et sa nomenclature. Par la suite, des petits guides pratiques et des vidéos d’introduction ont été réalisés et mis à disposition de l’ensemble de l’entreprise via SharePoint, facilitant ainsi aux utilisateurs la prise en main du nouveau système.

Bien que la priorité initiale était donnée aux responsables produit, les équipes de développement ont elles aussi très vite été impliquées. L’un des éléments cruciaux pour le lancement du projet était l’aval du PDG et des hauts dirigeants de l’entreprise. L’équipe d’AE a cependant dû relever de nombreux défis afin d’obtenir la reconnaissance et l’acceptation du programme dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui a nécessité l’engagement de chacun au sein de celle-ci.

EBSCO a personnalisé la plateforme LeanIX pour qu’elle soit mieux adaptée à ses besoins internes. Les équipes de développement étaient responsables de la création des Fiches d’Information sur les composants informatiques, alors que les responsables produit étaient en charge de la création et de la gestion des Fiches d’Information Epic (projet), Market Problems (processus), Behavior (interface) et Capability (application). Le tableau ci-dessous reprend quelques-unes des adaptations apportées par EBSCO :

En seulement 18 mois, EBSCO Information Services a pu obtenir un certain nombre de résultats. EBSCO dispose désormais d’une base de données fiable qui comprend environ 5 000 Fiches d’Information avec à peu près 19 000 liens entre celles-ci. Ceci a permis d’accroître la transparence de l’environnement informatique tout en alignant les unités métier et l’IT. De plus, les équipes se sentent désormais plus responsables de la transformation numérique intégrale de l’entreprise.

Grâce à la solution de LeanIX, EBSCO est devenu plus flexible et plus agile en éliminant les silos qui empêchaient l’entreprise d’exploiter pleinement le potentiel de son environnement informatique. La mise en œuvre d’une architecture d’entreprise efficace a permis aux acteurs de présenter leurs objectifs et leurs priorités de manière organisée et transparente.

Enfin, LeanIX a apporté aux chefs d’entreprise et aux équipes informatiques d’EBSCO une plus grande clarté pour leurs processus de prise de décisions. Un conseil de gouvernance composé des vice-présidents et des responsables informatiques s’appuie désormais sur les rapports Heat maps de LeanIX pour une gestion du portefeuille d’applications efficace et se sert de ces rapports pour informer le DSI lors des réunions trimestrielles. Une nouvelle forme de dialogue impliquant l’équipe d’AE est apparue. Cette équipe peut maintenant fournir des données relatives à la valeur métier et aux risques ou encore des métriques sur les capacités technique et opérationnelle, en vue faciliter les décisions stratégiques, la gestion des actifs et la priorisation de la feuille de route.

(Traduit de l’anglais)