Wie EBSCO Information Services eine datengetriebene Enterprise Architektur mit LeanIX implementieren konnte

EBSCO Industries, Inc. (EBSCO) ist ein führender Anbieter von Recherchedatenbanken, elektronischen Zeitschriften, Zeitschriftenabonnements, E-Books und Discovery-Services für Bibliotheken aller Art. Das schnelle Wachstum von EBSCO Information Services, dem größten Geschäftsbereich des Unternehmens, stellte die Enterprise Architekten vor die große Herausforderung, die zunehmend komplexer werdende IT-Umgebung optimal auszurichten. In allen Geschäftsbereichen fanden sich Datensilos und fragmentierte Informationen. EBSCO musste alle relevanten Informationen zur Enterprise Architektur (EA) miteinander verknüpfen, um die unterschiedlichen Geschäftsbereiche abzustimmen und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Um eine Brücke zwischen den Geschäftsbereichen und der IT zu schlagen, musste die gesamte IT-Landschaft zunächst dokumentiert und mittels interaktiver Ansichten grafisch dargestellt werden. Erst dann hätten Enterprise Architekten (EAs) fundierte Entscheidungen hinsichtlich der sich anhäufenden technischen Schulden tätigen können. Für die Dokumentation und Planung der IT-Bedürfnisse nutzte EBSCO statische Kalkulationstabellen und Gantt-Diagramme, die einen hohen Verwaltungs- und Instandhaltungsaufwand erforderten. Häufig fehlten den EAs wichtige Informationen, mit denen sie objektive Analysen hätten durchführen können. Schnell wurde ersichtlich, dass die Enterprise Architekten ein datengetriebenes Tool brauchten, das ihnen eine Übersicht über das IT-Inventar liefert und sie bei der Erstellung ihrer Analysen unterstützt. Da LeanIX einen besonderen Fokus auf ein schlankes Informationsmanagement, eine übersichtliche Benutzeroberfläche und ein äußerst intuitives und aussagekräftiges Reporting legt, konnte sich das Tool gegen andere EA-Tools durchsetzen.

EBSCO startete sein EA-Programm im Sommer 2018 und traf früh die bewusste Entscheidung, sowohl die Spezifikationen der Lösungsarchitekten zu reduzieren als auch den Beitrag der Produktmanager zu maximieren. Dieser Ansatz führte zu einer offenen und bereichsübergreifenden Verwaltung von IT-Informationen. EBSCO nutzte interne Bezeichnungen für Metadaten, um EA-Informationen für Stakeholder relevant zu machen. Dafür bedienten sie sich der Sprache und Metriken der Entwickler-Teams. Dadurch konnte EBSCO das Projekt beschleunigen und eine informationsbasierte Brücke zwischen Business und IT schlagen.

Der EA-Modellierungsprozess und das Rollout von LeanIX

EBSCO führte LeanIX mittels eines gut strukturierten und detaillierten Plans in das Unternehmen ein. Nach dem Rollout führte das EA-Team etwa 30 Workshops und Learning Sessions mit unterschiedlichen IT-Teams durch. Es wurde ein umfassendes LeanIX-Benutzerhandbuch verfasst, das an EBSCO und die unternehmensgebräuchlichen Bezeichnungen angepasst wurde. Danach wurden kurze How-To-Guides sowie Einführungsvideos erstellt, die via SharePoint dem gesamten Unternehmen zugänglich gemacht wurden und so den Benutzern den Einstieg in das neue System erleichterten.

Auch wenn der Fokus zunächst auf den Produktmanagern lag, wurden alsbald auch die Entwickler-Teams einbezogen. Für den Projektstart war die Unterstützung seitens des CEO und der wichtigsten Entscheidungsträger des Unternehmens von grundlegender Bedeutung. Dennoch sah sich das EA-Team mit der Herausforderung konfrontiert, das Bewusstsein und die Akzeptanz für das EA-Programm im gesamten Unternehmen zu erlangen, was das Engagement aller Mitarbeiter im Unternehmen bedurfte.

EBSCO passte die LeanIX-Plattform an die internen Unternehmensbedürfnisse an. Die Entwickler-Teams waren für die Erstellung der Fact Sheets für IT-Komponenten zuständig, während Produktmanager Fact Sheets für „Epic“ (Projekt), „Market Problems“ (Prozess), „Behavior“ (Schnittstelle) und „Capability“ (Applikation) erstellten und verwalteten. In der folgenden Tabelle sind die Bereiche aufgelistet, in denen EBSCO Anpassungen vornahm:

Innerhalb von nur 18 Monaten konnte EBSCO Information Services eine Reihe an Vorteilen realisieren. EBSCO hat nun eine zuverlässige Datenbasis mit etwa 5.000 Fact Sheets, die mit schätzungsweise 19.000 Verlinkungen versehen sind. Dies trug zu einer erhöhten Transparenz bei, während gleichzeitig alle Geschäftsbereiche und die IT aufeinander abgestimmt wurden. Zudem fühlen sich die Teams nun stärker für die ganzheitliche digitale Transformation des Unternehmens verantwortlich.

Dank der LeanIX-Lösung konnte EBSCO flexibler und agiler werden, indem Silos beseitigt wurden, die das Unternehmen lange davon abgehalten hatten, das volle Potenzial seiner IT-Umgebung auszuschöpfen. Durch die Implementierung einer effizienten Enterprise Architektur konnten die Ziele und Prioritäten der verschiedenen Stakeholder organisiert und für alle nachvollziehbar dargelegt werden.

LeanIX konnte den IT-Teams und den Business-Managern also mehr Klarheit über ihre Entscheidungsprozesse verschaffen. Ein Governance Council, bestehend aus den stellvertretenden Vorsitzenden und IT-Managern, nutzt die Heatmap-Reports von LeanIX für ein effizientes Application Portfolio Management und informiert mit diesen Ansichten gleichzeitig den CIO während der Quartalssitzungen. Es ist ein neuer Dialog entstanden, in den das EA-Team einbezogen wird und diese nun Daten zum Geschäftswert und den Risiken einbringen kann. Zudem stellen die Enterprise Architekten Metriken zur fachlichen sowie technischen Eignung zu Verfügung, die eine Orientierungshilfe für strategische Entscheidungen, Asset-Management und die Priorisierung von Roadmaps bieten.

[Übersetzung aus dem Englischen]