Customer Success Story

Comment Travis Perkins a modernisé son IT grâce à l'AE et à la transformation des processus métier

Industrie

Commerce de détail

Siège social

Northampton, Royaume-Uni

Nombre d’employés

Plus de 25 000

Résultats

Vue d’ensemble détaillée sur l’environnement IT et tous les processus
Base de données centrale reprenant des données importantes sur les processus et l’IT
Informations fiables sur les responsables des différents processus
Définition de normes afin de faciliter l’innovation et la transformation

LE DÉFI

Audit de l'architecture et modernisation IT

Il y a plusieurs années, Travis Perkins, un groupe britannique spécialisé dans la distribution de matériaux de construction et de bricolage basé à Northampton, a pris la décision de vendre le secteur d’activité plomberie et chauffage. En préparation de la cession de ce secteur, les dirigeants IT de chez Travis Perkins ont demandé qu’un audit de l’environnement informatique du secteur concerné par l’opération soit réalisé. Pour effectuer l’évaluation de l’architecture du secteur plomberie et chauffage, Travis Perkins a souhaité collaborer avec un partenaire, Cognizant. L’outil choisi par Cognizant pour réaliser cette évaluation détaillée était LeanIX.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a fait son apparition, le processus de vente a été interrompu. Un autre projet plus large avait toutefois vu le jour. En tant qu’entreprise composée de différentes marques individuelles, Travis Perkins disposait d’un environnement informatique complexe qui s’était développé de manière organique pendant de nombreuses années. Ce développement organique signifiait que, comme le dit Matt Webb, Head of Business Process Improvement chez Travis Perkins, l’environnement informatique « n’était pas comme vous l’auriez vous-même conçu ou auriez aimé qu’il soit » si vous aviez pu tout planifier et gérer depuis le début. L’entreprise a par ailleurs rapidement remarqué que le comportement et les exigences des clients étaient en train de changer. Travis Perkins a compris qu’il fallait se concentrer sur l’amélioration de l’expérience client et pouvoir suivre l’évolution des attentes des clients. Malheureusement, ceci n’était pas possible avec l’environnement informatique existant.

Travis Perkins avait donc besoin de moderniser ses systèmes informatiques, non seulement pour apporter un meilleur service aux clients, mais aussi pour optimiser l’efficacité opérationnelle. En raison des risques posés par des systèmes obsolètes, en particulier dans le domaine financier, la modernisation des systèmes financiers de Travis Perkins constituait un bon point de départ. Pour ce faire, l’objectif était d’établir des bases stables pour la finance, des bases qui permettraient d’assurer cohérence et contrôle, en particulier en ce qui concerne les données.

Moderniser les systèmes informatiques d’une entreprise telle que Travis Perkins peut s’avérer difficile. Le plus grand défi auquel l’entreprise était confrontée dès le départ était le fait qu’une grande partie des informations nécessaires pour planifier et réaliser le processus de modernisation étaient manquantes ou obsolètes. Il s’agissait donc du défi que l’entreprise devait relever en premier lieu.

« Il est difficile d’adopter un nouveau modèle opérationnel si vous ne savez pas vraiment ce que vous faites ou bien comment votre modèle actuel fonctionne exactement. En établissant des Systems of Record autour des processus, technologies et capacités métier, Travis Perkins a posé les bases pour une véritable modernisation informatique. »

David Crooks, Enterprise Architect, Travis Perkins

LA SOLUTION

Collecte, cartographie et modélisation des données

Selon David Crooks, architecte d’entreprise chez Travis Perkins, le travail de « tout rassembler en un seul et même endroit » avait déjà été entamé avec le projet de vente du secteur de plomberie et chauffage.

« Les systèmes de finances et autres systèmes back-end que nous avons catalogués pour le secteur d’activité plomberie et chauffage étaient en réalité une copie de ce que Travis Perkins utilise comme plateforme ERP principale. De plus, des quelque 280 applications de base utilisées dans le secteur plomberie et chauffage, environ 260-270 étaient également utilisées par Travis Perkins. Nous avions donc déjà fait une grande partie du travail avant même d’entamer le projet.

LeanIX était donc le « System of record » pour les différents actifs informatiques de l’entreprise. Ceci a permis une standardisation, notamment en assurant une convention de dénomination commune pour les divers composants, ainsi que d’obtenir une meilleure visibilité sur les différents utilisateurs et sur le ownership. Pour atteindre le même niveau de standardisation concernant les processus, Travis Perkins devait revoir la façon dont l’entreprise procédait par le passé.

« Par le passé, nous utilisions des outils de diagramme pour modéliser nos processus », explique Matt. « Ces outils permettaient de créer de beaux diagrammes, mais en fin de compte, ce n’étaient que des images. Ce que nous voulions, c’était un modèle se basant sur les données, et capable de nous montrer par exemple quelles sont les personnes responsables de certaines applications, le tout afin de nous permettre d’effectuer des analyses complètes. »

L’intégration entre LeanIX et SAP Signavio a permis à Travis Perkins de disposer d’une vue d’ensemble sur leur environnement informatique et sur tous leurs processus, le tout sur la base d’un pool de données, leur permettant ainsi de répondre à leurs besoins pour diverses analyses.

Dans le cadre d’un projet de transformation d’ERP précédent, Matt et son équipe avaient déjà créé des diagrammes de tous les processus impliqués. Ils avaient également créé un tableau Excel avec 45 000 cellules contenant toutes les informations pertinentes pour ces diagrammes. Bien que ceci permettait à d’autres personnes d’analyser les données, cela signifiait également que beaucoup d’efforts étaient nécessaires pour maintenir deux bases de données distinctes.

Pour résoudre ce problème, Travis Perkins s’est tournée vers SAP Signavio, une solution qui leur a permis de disposer des modèles de processus et des données sur les processus en un seul et même endroit. Et étant donné qu’une intégration existait déjà entre LeanIX et SAP Signavio, les données sur les processus ont facilement pu être complétées par les données de l’architecture d’entreprise. Ainsi, tout le monde a rapidement pu comprendre non seulement quelles applications étaient utilisées dans quel processus, mais aussi qui utilisait ces applications et qui était responsable de celles-ci.

La combinaison de LeanIX et SAP Signavio a également permis à Travis Perkins de cartographier leurs technologies et leurs processus avec leurs capacités métier. En raison du nombre important de marques individuelles composant le groupe Travis Perkins, la cartographie des capacités métier de Travis Perkins est incroyablement complexe. La bonne nouvelle est que, en recourant à la « triangulation », comme Matt l’exprime, Travis Perkins peut maintenant s’assurer que les liens entre capacités métier, technologies et processus aient un sens, mais aussi simplifier ces relations lorsque c’est possible et s’appuyer sur une base de données fiable.

Se décider pour un outil de modélisation des processus n’était évidemment que la première étape. Il s’est avéré que les informations sur les processus de Travis Perkins étaient dispersées dans toute l’entreprise. Matt et son équipe se sont donc attelés à un travail de découverte et d’identification des processus, en organisant des ateliers avec les différentes parties prenantes en vue de cartographier ces processus. Ceci impliquait de non seulement comprendre parfaitement chaque processus en général, mais aussi de comprendre exactement le rôle de chacun d’entre eux dans le contexte d’un écosystème plus large de processus, d’applications et de sources de données.

Cette étape du projet a été révélatrice, car elle a permis de mettre en évidence où se trouvaient des « zones d’ombre », pour ainsi dire, dans les processus existants : des endroits pour lesquels les différentes parties prenantes elles même ne savaient pas d’où venaient les données ou bien où et comment celles-ci étaient utilisées ensuite.

En établissant un System of Record autour des processus, technologies et capacités métier, Travis Perkins a posé les bases pour une véritable modernisation IT. Comme Matt l’explique : « Il est difficile d’adopter un nouveau modèle opérationnel si vous ne savez pas vraiment ce que vous faites ou bien comment votre modèle actuel fonctionne exactement. »

Le résultat

Une informatique durable et des clients satisfaits

Alors que le projet de modernisation est toujours en cours, Travis Perkins a déjà pu obtenir des résultats.

Premièrement, l’entreprise dispose désormais d’une bonne vue d’ensemble sur l’état actuel de son environnement IT ainsi que sur tous les processus. Travis Perkins dispose aujourd’hui d’une base de données centrale que les employés peuvent consulter pour trouver des réponses à leurs questions, comme par exemple pour savoir qui est le responsable d’un certain processus, comment un processus particulier est lié à d’autres processus, ou encore quelles sont les applications qui supportent ce processus. Ce type de source d’informations n’existait auparavant pas et sert désormais de ressource pouvant être consultée par l’ensemble de l’organisation.

Ensuite, Travis Perkins a commencé à implémenter des normes sur la collecte et le stockage de données sur les processus et l’IT, ainsi que des normes concernant la conception de ces processus. Ce type de standardisation est primordial pour l’innovation. Comme l’a expliqué Matt, Travis Perkins a toujours encouragé ses différentes marques individuelles à opérer de manière indépendante. Cependant, si vous avez 600 filiales qui font 600 choses différentes de leur propre manière, le chaos est inévitable. Si ces 600 filiales peuvent en revanche s’appuyer sur les mêmes systèmes sous-jacents et concentrer leur attention et leurs efforts sur les choses vraiment importantes, la voie vers l’innovation est ouverte.

Enfin, ces efforts ont permis à l’organisation d’avoir la confiance nécessaire pour réaliser ses transformations. Travis Perkins utilise un système ERP ayant été développé en interne sur plusieurs décennies. Il y a quelques années, une initiative avait été prise afin de réorganiser et de remplacer ce système. Cette initiative s’était alors malheureusement soldée par un échec. Grâce au travail de Matt, David et de leurs équipes respectives, l’entreprise dispose désormais de ce dont elle a besoin pour planifier et exécuter les transformations de manière ciblée et standardisée. Étant donné que Travis Perkins devra, comme toutes les autres organisations, se transformer de manière continue à l’avenir, cette confiance retrouvée est inestimable.

(Traduit de l’anglais)

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