Erfolgsgeschichte

Wie Travis Perkins seine IT mit EA und Business Process Transformation modernisierte

Industrie

Einzelhandel

Hauptsitz

Northampton, UK

Mitarbeiter

>25,000

Ergebnisse

Umfassender Überblick über die IT- und Geschäftsprozesslandschaft
Zentrale Datenbasis für wichtige IT- und Prozessdaten
Zuverlässige Informationen zu Prozessverantwortlichen
Standards zur Unterstützung von Innovations- und Transformationsinitiativen

Die Herausforderung

Architektur-Audit und IT-Modernisierung

Vor einigen Jahren beschloss Travis Perkins, ein britisches Bau- und Heimwerkermarktunternehmen mit Sitz in Northampton, seinen Geschäftsbereich für Sanitär und Heizung zu verkaufen. Im Vorfeld dieser Veräußerung forderte die IT-Leitung des Unternehmens ein umfassendes Audit der IT-Landschaft dieses Geschäftsbereichs. Für die angeforderte detaillierte Architekturbewertung arbeitete Travis Perkins mit Cognizant zusammen. Damit die geplante Architekturbewertung erfolgreich durchgeführt werden konnte, musste Cognizant sich für ein Tool entscheiden – die Wahl fiel auf LeanIX.

Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie kam die Veräußerung zu einem Stillstand – dennoch hatte sich bereits ein größeres Projekt aufgetan. Da das Unternehmen aus unterschiedlichen Einzelmarken besteht, verfügt Travis Perkins über eine komplexe IT-Landschaft, die seit vielen Jahren organisch gewachsen war. Diese organische Entwicklung bedeutete laut Matt Webb, Head of Business Process Improvement bei Travis Perkins, dass die IT-Landschaft nicht den Vorstellungen oder Anforderungen des Unternehmens entsprach und sehr wahrscheinlich komplett anders aussehen würde, hätte man sie am Reißbrett entworfen. Das Unternehmen erkannte, dass sich das Kundenverhalten änderte. Daher musste Travis Perkins sich auf die Verbesserung der User Experience konzentrieren und mit den Kundenerwartungen Schritt halten. Leider konnte die bestehende IT-Landschaft bei dieser Aufgabe keine Unterstützung leisten.

Travis Perkins musste seine IT-Systeme modernisieren – nicht nur, um den Kunden bessere Services zu bieten, sondern auch um die eigene Betriebseffizienz zu verbessern. Aufgrund des Risikos, das veraltete Systeme besonders im Finanzbereich darstellen, waren die Finanzsysteme für Travis Perkins ein perfekter Startpunkt. Ziel war es, eine solide Grundlage für das Finanzwesen zu schaffen – eine Grundlage, die insbesondere hinsichtlich der Daten sowohl Konsistenz als auch Kontrolle bietet.

Die Modernisierung von IT-Systemen in Unternehmen wie Travis Perkins kann sich recht herausfordernd gestalten. Die wohl größte Herausforderung, der sich das Unternehmen direkt zu Beginn stellen musste, waren fehlende oder veraltete Informationen. Aktuelle und richtige Informationen waren jedoch eine Voraussetzung für die Planung und Durchführung des Modernisierungsprojekts. Dieser Herausforderung musste sich das Unternehmen also annehmen.

„Es ist schwierig, auf ein anderes Betriebsmodell umzusteigen, wenn man überhaupt nicht weiß, was man tut oder wie die Dinge im Unternehmen laufen. Mit der Erstellung eines System of Record für die Prozesse, Technologien und Business Capabilities legte Travis Perkins das Fundament für eine tiefgreifende IT-Modernisierung.“

David Crooks,
Enterprise Architect, Travis Perkins

Die Lösung

Die Erfassung, Abbildung und Modellierung von Daten

Laut David Crooks, Enterprise Architect bei Travis Perkins, habe die Arbeit, „alles an einem Ort zu haben“, bereits mit der Veräußerung des Geschäftsbereichs für Sanitär und Heizung begonnen.

„Die Finanz- und anderen Backend-Systeme, die wir für den Geschäftsbereich Sanitär und Heizung katalogisiert haben, waren eigentlich ein Klon der ERP-Plattform von Travis Perkins. Hinzu kommt, dass von den ungefähr 280 Kernapplikationen im Bereich Sanitär und Heizung rund 260 bis 270 mit Travis Perkins gemeinsam genutzt wurden. Wir hatten also schon einen großen Teil der Arbeit erledigt, bevor wir das Projekt überhaupt in Angriff nahmen.“

LeanIX war das System of Record für die verschiedenen IT-Assets des Unternehmens. Dies führte nicht nur zu Standardisierung und einem gemeinsamen Verständnis der Benennungskonvention der unterschiedlichen Komponenten, sondern schuf auch Transparenz über Benutzer und Ownership. Um solch eine Standardisierung auch hinsichtlich der Prozesse zu erreichen, musste Travis Perkins eine Kehrtwende einlegen und vergangene Arbeitsweisen hinter sich lassen.

„In der Vergangenheit nutzten wir Diagrammtools für die Prozessmodellierung“, so Web, „was natürlich ein schön aussehendes Diagramm erstellt – aber letztendlich ist es doch nur ein Bild. Was wir wollten war ein Modell, das sich auf Daten stützt und uns beispielsweise zeigt, wer welche Applikationen verantwortet. Dies ermöglicht uns die Durchführung umfassender Analysen.“

Die Integration zwischen LeanIX und SAP Signavio bot Travis Perkins einen holistischen Blick auf die IT- und Prozesslandschaften des Unternehmens, basierend auf einem gemeinsam Datenpool, der die Analyseanforderungen erfüllte.

Im Rahmen eines früheren ERP-Transformationsprojekts hatten Webb und sein Team bereits Diagramme aller beteiligten Prozesse erstellt. Außerdem hatten sie eine Excel-Tabelle mit 45.000 Zellen aufgesetzt, die alle für die Diagramme relevanten Informationen enthielten. Dies ermöglichte zwar die Analyse der Daten durch Andere, bedeutete aber auch, dass ein erheblicher Mehraufwand für die Pflege von zwei getrennten Datenbasen aufgebracht werden musste.

Zur Lösung dieses Problems setzte Travis Perkins auf SAP Signavio – eine Lösung, die dem Unternehmen die zentrale Speicherung von Prozessmodellen und Prozessdaten ermöglichte. Und da LeanIX bereits über eine umfassende Integration mit SAP Signavio verfügte, konnten die Prozessdaten problemlos mit EA-Daten ergänzt werden. So konnte das Team in kürzester Zeit verstehen, welche Applikationen in welchem Prozess ihren Einsatz finden und welche Benutzer diese Applikationen nutzten und verantworteten.

Durch die Kombination von LeanIX und SAP Signavio konnte Travis Perkins seine Technologien und Prozesse mit ihren Business Capabilities abbilden. Da sich Travis Perkins aus einer Vielzahl unterschiedlicher Einzelmarken zusammensetzt, war die Business Capability Map des Unternehmens unglaublich komplex. Die gute Nachricht: Durch „Triangulation“, wie Webb es ausdrückt, kann Travis Perkins nun sicherstellen, dass die Verknüpfungen zwischen Business Capabilities, Technologien und Prozessen Sinn ergeben, vereinfacht werden und auf einer vertrauenswürdigen Datengrundlage aufbauen.

Natürlich war die Entscheidung für ein Tool zur Prozessmodellierung nur der erste Schritt. Wie sich herausstellte, waren die Informationen zu den Prozessen im gesamten Unternehmen verteilt. Daher begann das Team um Webb damit, Prozesse aufzudecken und Workshops mit Business-Stakeholdern durchzuführen, um Prozesse abzubilden. Dies erforderte nicht nur ein fundamentales Verständnis der einzelnen Prozesse im Allgemeinen, sondern auch weiterführendes Wissen zum großen Ganzen, sprich dem Netzwerk von Prozessen, Applikationen und Datenquellen.

Diese Projektphase war sehr aufschlussreich, da „blinde Flecken“ in bestehenden Prozessen aufgedeckt werden konnten. Diese blinden Flecken sind Bereiche, bei denen Business-Stakeholder selbst nicht genau verstehen, von wo die Daten kommen oder wie sie weiterverarbeitet werden.

Letztlich hat Travis Perkins durch die Erstellung eines System of Record zu Prozessen, Technologien und Business Capabilities seine IT umfassend modernisieren können. Dazu sagte Webb: „Es ist schwierig, auf ein anderes Betriebsmodell umzusteigen, wenn man überhaupt nicht weiß, was man tut oder wie die Dinge im Unternehmen laufen.“

Der Erfolg

Eine nachhaltige IT und glückliche Kunden

Obwohl das Modernisierungsprojekt noch nicht abgeschlossen ist, konnte Travis Perkins bereits einige Erfolge einfahren:

Zunächst einmal hat das Unternehmen nun einen guten Überblick über den Ist-Zustand der IT- und Prozesslandschaft. Wie David Crooks es beschreibt, verfügt Travis Perkins jetzt über eine zentrale Datenbasis, in der Mitarbeiter alle Antworten auf ihre Fragen finden – bspw. wer einen bestimmten Prozess verantwortet, wie dieser Prozess mit anderen Prozessen zusammenhängt und welche Applikationen diesen Prozess unterstützen. Das gab es vorher nicht und ist nun eine Informationsquelle für das gesamte Unternehmen.

Außerdem begann Travis Perkins mit der Implementierung von Standards zur Erfassung und Speicherung von Prozess- und IT-Daten sowie für die Gestaltung von Prozessen. Diese Art der Standardisierung war der Erfolgsschlüssel für Innovationen. Matt Webb beschreibt, dass Travis Perkins seine jeweiligen Einzelmarken stets ermutigt hat, unabhängig zu arbeiten. Wenn man jedoch 600 Niederlassungen hat, die 600 verschiedene Dinge auf unterschiedliche Weise tun, ist Chaos vorprogrammiert. Wenn sich diese 600 Niederlassungen hingegen auf dieselben zugrunde liegenden Systeme stützen und ihren Fokus auf wichtige Bereiche konzentrieren können, ist der Weg für Innovation bereitet.

Schließlich haben all diese Bemühungen dem Unternehmen das nötige Vertrauen gegeben, um die Transformation durchzuführen. Travis Perkins verwendet ein selbstentwickeltes ERP-System, das über viele Jahrzehnte hinweg aufgebaut wurde. Vor einigen Jahren wurde eine Initiative auf den Weg gebracht, um dieses System neuzugestalten und zu ersetzen. Leider scheiterte diese Initiative. Dank der Arbeit von Matt Webb, David Crooks und ihren jeweiligen Teams ist das Unternehmen nun bereit, um Transformationen gezielt und standardisiert zu planen sowie durchzuführen. Da Travis Perkins, wie alle anderen Unternehmen auch, sich in Zukunft kontinuierlich transformieren muss, ist dieses neugewonnene Vertrauen von unschätzbarem Wert.

[Übersetzung aus dem Englischen]

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