Strategien zur IT-Kostenoptimierung

Einleitung

Besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wird es für moderne Unternehmen immer wichtiger, eine Reihe von IT-Kostenreduzierungsstrategien zu entwickeln. Wenn sie ihre IT-Ausgaben in kürzester Zeit senken müssen, können IT Architekten schnell die Bereiche mit dem größten Kostenoptimierungspotenzial ausmachen und so ihr Unternehmen vom Kostendruck befreien.

Kostenreduzierung sollte nicht mit der langfristigen Kostenoptimierung verwechselt werden. Dabei geht es um die kontinuierliche Bewertung von IT-Prozessen, um Ausgaben zu reduzieren und unnötigen Kosten ein Ende zu bereiten. Bei der IT-Kostenreduzierung hingegen handelt es sich um eine schnelle und in den meisten Fällen einmalige Abhilfemaßnahme, mit der die kurz- bis langfristige Gesundheit des Unternehmens gesichert werden soll.

Framework zur IT-Kostenreduzierung 

Die IT-Kostenreduzierung umfasst eine Reihe von Maßnahmen, mithilfe derer IT-Kosten schnell und sicher gesenkt werden sollen. Das Ziel ist es, die mittel- und langfristige Gesundheit des Unternehmens zu retten. Diese Strategien finden in der Regel während wirtschaftlich schwierigen Zeiten (z.B. Inflation oder Rezession) ihre Anwendung. Es handelt sich nicht um eine Strategie zur Förderung des langfristigen Wachstums oder Verbesserung der Gesundheit von Unternehmen.

Ein solides Framework zur IT-Kostenreduzierung kann nicht planlos eingeführt werden. Laut Gartner müssen IT Architects einige Regeln beachten, bevor sie Maßnahmen zur IT-Kosteneinsparung implementieren können.

Ein strukturierter und schrittweiser Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen ihre Kosteneinsparungsziele so einfach wie möglich erreichen.

Beachten Sie daher folgende Regeln: 

1. Einmalige Durchführung

Wenn Unternehmen bei der ersten Kostenreduzierungsmaßnahme nicht umfassend genug agieren, müssen sie den Prozess möglicherweise mehrmals wiederholen. Dies führt nicht nur zu einer größeren Ungewissheit sowie zu Produktivitätsverlust, sondern kann eine Reihe schwerwiegender Probleme nach sich ziehen. Dazu zählen etwa der Verlust der Arbeitsmoral und eine allgemeine Unsicherheit.

2. Abbildung der IT-Landschaft

Bei der IT-Kostenoptimierung werden die Ausgaben innerhalb der gesamten IT-Landschaft bewertet – dies erfordert einen ganzheitlichen Überblick über das IT-Inventar haben. IT-Transparenz ist eine wichtige Komponente der IT-Kostenoptimierung. Ein gründliches und genaues Inventar Ihrer IT-Landschaft und deren visuelle Darstellung sind für die Optimierung Ihres Tech Stack unabdingbar.

LeanIX Enterprise Architecture Management (EAM) und SaaS Management Platform (SMP) sind zwei Tools, die die IT-Umgebung von Unternehmen visuell und holistisch darstellen. So können Führungskräfte fundierte Entscheidungen dahingehend treffen, welche Bereiche Optimierungspotenzial bieten.

Mithilfe von SMP und Application Portfolio Management (APM) können Unternehmen feststellen, welche On-Prem- und SaaS-Applikationen sich bereits in der IT-Landschaft befinden und zu welchen Geschäftseinheiten sie gehören. Von hier aus können Architects visuell darstellen, wofür das Geld eigentlich ausgegeben wird. Außerdem können sie anhand dieser Informationen schnell Rationalisierungsvorhaben anhand der Lebenszyklusstadien, der Nutzung, des Geschäftswerts und des Risikos der jeweiligen Applikationen entwickeln und implementieren. 

3. Definition des Status quo

Bevor Entscheidungen über Kosteneinsparungen getroffen werden, muss der Status quo definiert werden. Dazu braucht es eine intensive Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Business Leadern, um einen klaren und strukturierten Ansatz für die erforderlichen Kosteneinsparungsstrategien zu entwickeln.

Folgende Fragen sollten IT Architects mit den Stakeholdern besprechen, bevor irgendwelche Kostensenkungsmaßnahmen eingeführt werden:

1. Legen Sie das gewünschte Ergebnis fest: Was möchte das Unternehmen mit den Kostenreduzierungsstrategien erreichen?
2. Besprechen Sie den Zeitrahmen: Stakeholder und IT Architects müssen den Zeitrahmen der Kostenreduzierungsstrategien und den ersten spürbaren Ergebnissen festlegen.
3. Entscheiden Sie sich für einen geeigneten Ansatz: Wie wird das Unternehmen das Problem angehen? Was muss getan und welche Schritte unternommen werden, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen? 

4. Ermittlung von Quick Wins

Die schnelle Reduzierung von IT-Kosten umfasst die Ermittlung der Bereiche, in denen Quick Wins erzielt werden können. Es müssen also Elemente eliminiert, reduziert oder ausgesetzt werden, die innerhalb von Tagen, Wochen, Monaten und nicht etwa Jahren zu konkreten Ergebnissen führen.

Dies kann durch die Aufkündigung von Service-Verträgen, Rationalisierung von Assets, Projekten, Mitarbeitern oder der Neuverhandlung von Verträgen geschehen.

5. Fokus auf das Geld

Das Ziel der IT-Kostenreduzierung ist eine schnelle Freisetzung von Finanzmitteln, die sich dadurch positiv auf die Gewinn-Verlust-Rechnung auswirken.

Die erneute Überprüfung von Cloud-Services eignet sich als herausragende Maßnahme, da es viele Strategien für die Verhandlung oder Bewertung von Cloud-Systemen gibt, damit sie besser auf die finanziellen und praktischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind. 

6. Reduzieren, nicht stilllegen

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Kosten sofort senken und nicht etwa einfrieren. Dies ist ein wichtiger Punkt, denn stillgelegte Kosten können sich später in der Bilanz bemerkbar machen. Daher ist es empfehlenswert, bei der Senkung der IT-Kosten entschlossen vorzugehen.

FORTSETZUNG UNTEN

Strategien zur IT-Kostenreduzierung

Sobald das Thema der IT-Kostenreduzierung an die Spitze der Tagesordnung von Unternehmen rutscht, braucht es für ein erfolgreiches Rationalisierungsvorhaben das richtige Framework, vollständige Transparenz und konkrete Erkenntnisse.

Für eine fundierte Bewertung der Unternehmensgesundheit nach dem Rationalisierungsprojekt müssen stichfeste Daten gesammelt werden. Diese Daten zeigen, ob der Prozess erfolgreich war oder eben nicht. Strategien zur IT-Kostenreduzierung sollten sich bis zu 6 Monate auf das Unternehmen auswirken und die Gewinn-Verlust-Rechnung fast unmittelbar beeinflussen.

Die drei Hauptstrategien lauten: Eliminieren, Rationalisieren und Neuverhandeln. 

Eliminieren

Der erste und schnellste Weg zur Freisetzung gebundener Finanzmittel ist die Eliminierung von IT-Assets. Durch die visuelle Darstellung Ihrer IT-Landschaft können Sie ganz leicht erkennen, welche IT-Assets Ihrem Unternehmen keinen Mehrwert mehr liefern.

Beispiele für IT-Assets, die eliminiert werden könnten, sind etwa Applikationslizenzen, End-User-Computing, Services und Service-Level und Infrastruktur-Assets. 

• Applikationslizenzen
  Softwarelizenzen für On-Premise oder SaaS-Software sind in Unternehmen in der Regel die größten Kostentreiber. Die Ausphasung alter oder ungenutzter Lizenzen ist schnell getan, wenn Unternehmen ihr Applikationsportfolio aktiv verwalten.
  
  LeanIX EAM und SMP können Ihnen die notwendigen Einblicke und Informationen liefern, sodass sich die Applikationsrationalisierung einfach gestaltet und IT-Kosten schnell reduziert werden können.
  
  Wenn IT Architects das Applikationsportfolio proaktiv verwalten, sehen Sie ungenutzte, doppelte oder nicht gebrauchte Lizenzen auf einen Blick und können diese aus dem Portfolio entfernen.
  
  
• End-user computing
  Obwohl Hardware- und End-User-Assets an Bedeutung verlieren, machen sie als Ausgabenposten den zweiten Platz, direkt hinter den Applikationen. Unternehmen können schnell ungenutzte Geräte entfernen, die nicht mehr gebraucht werden.
  
  Für die Reduzierung von IT-Assets können bspw. Drucker entfernt, die Anzahl der Firmenhandys und -laptops reduziert, Cloud-Storage an Stelle von On-Prem-Storage verwendet und teure Hardware durch kostengünstigere Optionen ersetzt werden. 
  
  
• Services
  Die Bewertung und Ausphasung von Services wie Wartung und Outsourcing nach dem größten Nutzen bietet viele Möglichkeiten zur Kostensenkung. Services wie Cloud-Computing liefern einige Vorteile, haben jedoch auch ihre Tücken, die berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören Lizenzvereinbarungen, die Schatten-IT und ein Mangel an internem Fachwissen.
  
  Mit Cloud-Computing müssen sich Unternehmen keine Gedanken mehr um die technische Wartung machen und auch keine großen IT-Teams mehr einstellen. Sie können ihre Service-Ausgaben leicht reduzieren, indem sie Servicelevel downgraden, Wartungsservices abschaffen und die Serviceinstanzen an Wochenenden und Feiertagen verringern. 

Rationalisieren

Die zweite Strategie zur Reduzierung von IT-Kosten besteht in der Rationalisierung von Infrastruktur-Assets, Abonnements, IT-Projekten und Personal. Zu Rationalisierungsvorhaben gehören die Bewertung des Applikationsportfolios, laufender Projekte und anderer Bereiche der IT-Landschaft, um herauszufinden, welche Assets eliminiert, behalten oder umgestaltet werden sollen und dem Unternehmen so Kosten einzusparen.

Für solche Maßnahmen muss die IT-Landschaft eingehend untersucht und die Bereiche ausgemacht werden, die das größte Potenzial bieten. Sobald diese festgestellt wurden, können IT Architects fundierte Entscheiden darüber treffen, wo Kosten am besten gesenkt und Quick Wins erwartet werden können.

• Infrastruktur-Assets
  Ungenutzte Infrastruktur-Assets wie Rechenzentren, Server, Hardware, Kommunikationssysteme, etc. können vollständig aus dem Applikationsportfolio entfernt oder konsolidiert werden, um bares Geld zu sparen.
  
  Diese IT-Kostenreduzierungsstrategie geschieht durch die Bewertung des Mehrwerts all dieser Infrastruktur-Assets. Je nach Ergebnis der Bewertung werden die Assets rationalisiert, konsolidiert oder beibehalten.
  
  Die Infrastrukturrationalisierung umfasst die Konsolidierung von Rechenzentren, die Eliminierung nicht genutzter Server, den Verkauf von Assets und die Einführung von Cloud-Services wie etwa IaaS. 
  
  
• IT-Projekte
  Prüfen Sie geplante und anstehende Projekte auf ihren Wert und ihre Dringlichkeit. Bewerten Sie dann erneut, ob die Projekte im Einklang mit Ihrer IT-Kostensenkungsstrategie stehen und wirklich weiterverfolgt werden sollten.
  
  Streichen Sie jedoch keine Projekte, bei denen bereits Kosten entstanden sind oder immer noch anfallen – dies kann später zu Problemen führen.
  
  Werfen Sie stattdessen einen Blick auf anstehende Pläne, rationalisieren Sie Projekte mit geringem Mehrwert und streichen Sie solche, die keinen unmittelbaren Nutzen bringen. 
  
  
• Personal
  Die Rationalisierung von Personal kann unterschiedliche Formen annehmen und stellt einen schnellen Weg zur Reduzierung von Kosten dar.
  
  Es gibt viele Möglichkeiten, um Personalkosten unmittelbar zu minimieren. Unternehmen können etwa die Zahl der Festangestellten, der Auftragnehmer und Berater reduzieren.
  
  Weitere Möglichkeiten zur Senkung der Personalkosten sind die Einschränkung von Geschäftsreisen und die Verschiebung oder Streichung von externen Schulungen. Persönliche Meetings können virtuell abgehalten werden, ganze Belegschaften können remote arbeiten und offene Stellen können erst dann besetzt werden, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist. 

Neuverhandeln

Die dritte Kostenreduzierungsstrategie, derer IT Architects und Business Leader sich bedienen können, ist die Neuverhandlung von Verträgen für SaaS-Produkte oder andere IT-Supplier.

Wenn Unternehmen mit ihren Anbietern zusammenarbeiten, um unnötige Ausgaben und Services zu eliminieren, können sie neue, bessere Verträge aushandeln und ihre IT-Kosten senken.

IT Vendor Management, also die Verwaltung von IT-Anbietern, ist nicht nur eine herausragende Kostensenkungsstrategie, sondern eignet sich auch zur Optimierung und Rationalisierung von SaaS, IaaS und anderen Services sowie deren Anpassung an die Unternehmensanforderungen. 

• SaaS-Verträge
  Die Verwaltung und Neuverhandlung von SaaS-Verträgen ist der schnellste Weg, um SaaS-bezogene Kosten zu analysieren und zu reduzieren. Cloud-Budgets können in schwindelerregende Höhen schnellen, wenn sie nicht ordnungsgemäß überwacht werden. Moderne Tools wie LeanIX SMP liefern Ihnen wichtige Einblicke in die SaaS-Nutzung, die unterschiedlichen Vertragsverlängerungsdaten, Kosten, redundante Tools, etc.
  
  Eine erfolgreiche SaaS-Strategie funktioniert nur mit einer Verlängerungsstrategie und Tools, mit denen Unternehmen die SaaS-Nutzung tracken und gut vorbereitet in die nächste Vertragsverhandlung gehen können.
  
  Beispiele für die Neuverhandlung von SaaS-Verträgen ist die Aushandlung eines geringeren Vertragswerts durch die Reduzierung der Nutzerzahlen sowie das Festlegen von Preis-Benchmarks für Anbieter, die in LeanIX SMP Reports oder von LeanIX-Kunden erstellten Reports gefunden werden können. 
  
  
• Anbieter
  Mithilfe von IT Vendor Management können Unternehmen ihre IT-Anbieter bewerten und direkt einsehen, wo Geld eingespart werden kann. Die Bewertung deckt auf, welche Software tatsächlich einen Mehrwert liefert und welche eliminiert oder neuverhandelt werden sollte.
  
  Es gibt einige Fragen, die sich IT-Manager in Bezug auf ihre Anbieter stellen können: Wird der Service von den Mitarbeitern genutzt? Ist der Anbieter wichtig oder einfach nur „Nice-to-Have“? Passt der Anbieter in unser neues Budget? Erfüllt der Anbieter die festgelegten Bewertungskriterien? Gibt es ein ähnliches, billigeres Produkt, das im Wesentlichen das Gleiche leistet?
  
  Sobald diese Fragen beantwortet wurden, ist der nächste Schritt die Neuverhandlung der Verträge mit den IT-Anbietern. Dies umfasst die erneute Aushandlung von Verträgen und Kosten mit Herstellern, Software-Anbietern, Händlern und Systemintegratoren. 

Fazit

Die Reduzierung von IT-Kosten kann in wirtschaftlich turbulenten Zeiten über das Glück oder Verderben von Unternehmen entscheiden. Mit einer ausgefeilten Strategie (z.B. Application Portfolio Management) können Kosten schnell und problemlos gesenkt werden.

Die hilft IT Architekten und Business Leadern dabei, Schadensbegrenzung zu betreiben und sicherzustellen, dass die IT-Kostenstrategie umfassend genug ist, um als einmaliger Prozess zu funktionieren.