Applikationsinventar

Einleitung

Wenn Unternehmen wachsen, sich wandeln, sich an Veränderungen anpassen und Herausforderungen überwinden, hat dies zwangsläufig auch Auswirkungen auf das Applikationsinventar. Da die technologische Entwicklung immer schneller voranschreitet, häufen viele Unternehmen Hunderte von Applikationen an, wodurch sich ihre IT-Portfolios über die Jahre aufblähen.

Veränderungen, die sich auf Applikationsinventare auswirken können, sind etwa Geschäftswachstum, Mergers & Acquisitions, Business- und IT-Transformationen und die Implementierung neuer Prozesse.

Ohne ein funktionierendes Application Portfolio Management können all diese Applikationen zu einer komplexen und schwerfälligen Enterprise Architecture führen. Die Überwachung von Applikationen ist eine Grundvoraussetzung für eine qualitativ hochwertige IT-Infrastruktur und IT-Kostenoptimierungsprojekten.

Was ist ein Applikationsinventar?

Ein Applikationsinventar ist eine vollständige Liste aller Applikationen oder Software-Assets, die sich in einem Unternehmen befinden. Sie umfasst auch die Gesamtheit aller SaaS- und On-Prem-Software.

Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, nutzen Applikationen. Wenn Unternehmen wachsen und neue Technologien einführen, dehnen sich manche Inventare drastisch aus und werden immer komplexer.

Applikationsinventare können auch als Application Landscape Reports oder visuelle Diagramme dargestellt werden. Mithilfe von APM-Tools können Architects so genau sehen, wie Applikationen miteinander integriert sind, welchen Business Capabilities sie zugehören, etc.

Mit Application Portfolio Management (APM) oder SaaS Management Tools können Unternehmen ihr Portfolio organisieren und es immer auf dem neusten Stand halten.

Es gibt unterschiedliche Begrifflichkeiten, die jedoch alle das Applikationsinventar meinen: App-Inventar, Applikationsportfolio, Software-Inventar, IT-Inventar, etc. Die drei am häufigsten genutzten Begriffe sind jedoch Applikationsinventar, Applikationslandschaft und Applikationsportfolio.

Die Vorteile eines Applikationsinventars

Jedes Unternehmen profitiert enorm von der Erstellung eines Applikationsinventars. Hier finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Vorteile:

• Umfassende Transparenz über Applikationen im Unternehmen
  Wenn Unternehmen wachsen, Merger eingehen, sich an neue Umstände anpassen und transformieren, führen sie mehr Applikationen ein, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Unternehmen können im Laufe der Jahre Hunderte von Applikationen erwerben, sodass man schnell den Überblick über seinen Applikationsbestand verlieren kann.

• Startpunkt für praxisorientierte Applikationslandschaftsdiagramme
  Das Applikationsinventar ist der Ausgangspunkt für die Erstellung einer Applikationslandschaft, aus der Unternehmen konkrete Erkenntnisse ziehen können. Diese visuell aufbereiteten Diagramme, die mithilfe von EA-Software erstellt werden, zeigen deutlich auf, wie genau alle Applikationen innerhalb des Unternehmens miteinander interagieren.

• Grundstein für Applikationsrationalisierung
  Applikationsrationalisierung ist ein Prozess, bei dem die Anzahl der Applikationen reduziert wird, um Effizienz zu verbessern, Komplexität zu verringern und Kosten zu optimieren. Ein umfassendes Applikationsinventar ist eine Voraussetzung für diese Maßnahme.

• Einfacher Zugriff auf Applikationsinformationen
  Wenn alle Applikationen an einem Ort dokumentiert werden, können IT, Finance und Business Leader leicht auf diese Informationen zugreifen, Dies führt zu einer effizienteren Entscheidungsfindung.

• Kein Doppelkauf oder Schatten-IT
  Ein umfassendes Applikationsportfolio verhindert, dass versehentlich ähnliche Software gekauft wird. Dies kann die IT-Ausgaben von Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, drastisch erhöhen. Mithilfe von SaaS-Management lässt sich auch Transparenz über die Schatten-IT herstellen, d.h. der Software-Assets, die ohne das Wissen oder die Zustimmung des Unternehmens gekauft und installiert wurden.

Wie erstellt man ein Applikationsinventar?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man ein Applikationsinventar erstellen kann. Für welchen Weg Sie sich entscheiden, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab:

• Mithilfe von Kalkulationstabellen: Ein schneller Weg für kleine Unternehmen, die nicht viele Applikationen und eine unkomplizierte Organisationsstruktur besitzen.
• Mithilfe von Application Portfolio Management oder SaaS Management: Die optimale Lösung für größere Unternehmen, die eine komplexe Organisationsstruktur, Hunderte von Applikationen und viele Abteilungen haben.

Schauen wir uns zunächst einmal an, wie kleine Unternehmen Ihre Software verwalten und tracken können.

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Mithilfe von Tabellen

Die Verwaltung von Applikationen mithilfe von Tabellen wird lediglich den Unternehmen empfohlen, die nur wenige Mitarbeiter, Abteilungen und Applikationen haben. Der Grund dafür liegt in der Tatsache begründet, dass die Erstellung eines Applikationsinventars mithilfe von Tabellen ein hohes Maß an händischer Arbeit bedeutet.

Das Ausfüllen einer Tabellenvorlage erfordert viele Anfragen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Abteilungsleitern und die Zusammenstellung von Informationen aus einer Vielzahl von Quellen.

Je komplexer die Organisationsstruktur ist, desto zeitaufwendiger ist dieser Prozess. Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist bei der Methode höher, wodurch Geschäftsentscheidungen auf falschen Daten beruhen können.

Hier einige allgemeine Schritte zur Verwaltung und Verfolgung des Applikationsinventars mit Kalkulationstabellen:

1. Erstellen Sie eine Liste aller Applikationsnamen in einer neuen Tabelle.
2. Fügen Sie für jede Applikation Informationen hinzu (weitere Details finden Sie unten). Eine detailarme Tabelle beinhaltet lediglich Spalten für den Applikationstyp, die Kategorie, die Abteilung und den Owner. Detailreichere Tabellen umfassen auch Kosten, Compliance, Vertragsverlängerungsfristen, Nutzung, Prognose und den Gesamtauftragswert.
3. Fragen Sie andere Abteilungsleiter beim Ausfüllen der Tabelle um Hilfe, wenn Applikationen oder Informationen fehlen.
4. Erstellen Sie die Reports, die Sie brauchen. Abhängig von Ihrem Ziel können die Reports für Rationalisierungsvorhaben oder IT-Kostenoptimierungsinitiativen erstellt werden. Weitere Anwendungsfälle wären etwa die Post-Merger-Integration, Cloud Adoption, oder Technology Obsolescence Risks.
5. Erweitern Sie die Tabelle kontinuierlich um neue Applikationen.
6. Zusatz: Implementieren Sie APM- oder SaaS-Management-Tools, damit Sie Ihre Ziellandschaft gestalten und bauen können.

Wenn Ihnen das alles zu viel erscheint, dann ist die automatische Erstellung des Applikationsportfolios für Sie sicherlich von Interesse.

Mithilfe von Software

Application Portfolio Management (APM) Tools lösen eine Reihe der Probleme, die durch die Nutzung von Tabellen entstehen. Diese spezialisierten Tools tracken und überwachen alle Applikationen, die sich im Portfolio von Unternehmen befinden.

Neben AMP-Tools gibt es auch noch SaaS Management und Software Asset Management Tools, die für diese Zwecke eingesetzt werden können.

Ein automatisiertes Applikationsportfolio bedeutet weniger manuelle Arbeit und ermöglicht die Erstellung eines vollständigen Inventars. Dies ist die Grundlage für die Schaffung einer Applikationslandschaft, in der Applikationen mit Business Capabilities und Geschäftsprozessen verbunden werden.

APM unterstützt die vielfältigen Informationsbedürfnisse unterschiedlicher Stakeholder (CIOs, CTOs, IT-Manager, Enterprise Architects, Cloud Architects, etc.)

LeanIX bietet zwei Software-Lösungen, mithilfe derer Unternehmen ihr Applikationsinventar erstellen können – LeanIX Enterprise Architecture Management (EAM) und LeanIX SaaS Management Platform (SMP).

Unabhängig davon, ob man Application Portfolio Management oder SaaS Management nutzt – beide Disziplinen ermöglichen Ihnen die automatische Erfassung und Überwachung von Applikationen innerhalb Ihres Unternehmens.

Welche Applikationsinformationen sollte das Inventar enthalten?

Bei der Erstellung eines Applikationsinventars gibt es viele entscheidende Informationen. Neben dem Namen und der allgemeinen Beschreibung der Funktionen der einzelnen Applikationen ist es von besonderem Wert, auch folgende Informationen im Applikationsinventar zu erfassen:

• Application Owner: Wer ist der Applikationsverantwortliche im Unternehmen?
• Kategorie: Zu welcher Kategorie gehört die Applikation? Diese Information ist vor allem bei der Applikationsrationalisierung hilfreich.
• Beschreibung: Was macht die Applikation? Mit dieser Information weiß das IT-Team sofort, was eine Applikation macht, worauf sie sich auswirkt und wie sie funktioniert.
• Lebenszyklus der Applikation: Nähert sich die Applikation ihrem Lebensende? Gibt es einen Nachfolger?
• Nutzung: Wie häufig wird die Applikation genutzt, wie viele aktive Benutzer gibt es im Vergleich zu den gekauften Lizenzen?
• Funktionaler Wert/Geschäftswert: Welchen Mehrwert und welche Funktionen bringt die Applikation mit sich? Wie wichtig ist die Applikation für das Tagesgeschäft?
• Technischer Wert: Erfüllt die Applikation die technischen Anforderungen und kann sie Teil der IT-Roadmap werden?
• Kosten: Verfolgen Sie die monatlichen und jährlichen Kosten und vergleichen Sie sie miteinander. Dies ermöglicht eine optimale IT-Budgetplanung.
• Pricing: Basiert die Preisgestaltung auf der Anzahl der Benutzer oder der Anzahl der Lizenzen?
• Compliance: Erfüllt die Applikation die SOC 2- oder DSGVO-Anforderungen?
• Vertragsdetails: Welches ist das Start- und Enddatum des Vertrags? Und im Falle von SaaS – wann findet die Vertragsverlängerung statt?
• Business Capability (Erweitert): Zu welcher Business Capability gehört die Applikation? Unterstützt die Applikation die Business Capability angemessen? (Nutzen Sie hierfür das APM-Tool)
• Applikationsabhängigkeiten/-relationen (Erweitert): Wie und wo ist die Applikation mit anderen Applikationen oder IT-Komponenten im Portfolio verbunden? (Nutzen Sie hierfür das APM-Tool)
• Zielarchitektur (Erweitert): Visualisieren Sie die zukünftige Technologie-Roadmap und planen Sie, welche Applikationen ersetzt werden müssen und legen Sie einen Zeitplan fest. (Nutzen Sie hierfür das APM-Tool)

Sobald alle diese Attribute hinzugefügt wurden, können IT und Business Leader fundierte Geschäftsentscheidungen treffen, die durch neue Technologien unterstützt werden.

Wie kann LeanIX helfen?

Die Überwachung von Applikationsinformationen ist der erste Schritt hin zu einer schlankeren IT-Landschaft. Unser EAM-Tool bietet den Benutzern ein Modul zur Verwaltung des Applikationsportfolios.

Mithilfe eines APM-Tools können Enterprise Architects:

• IT-Komplexität verringern und Effizienz verbessern dank weniger verschwendeter Ressourcen und optimiertem Mehrwert.
• Zusammenarbeit verbessern und Transparenz zwischen Business- und IT-Abteilungen herstellen.
• Cloud Native-Strategien ermöglichen zur sicheren Aktualisierung der wichtigsten IT-Prozessen der Geschäftskritikalität entsprechend.
• Sicherheits- und Compliance-Schwachstellen durch die Überwachung der Lebenszyklen von Applikationen aufdecken und schließen.
• Das SaaS-Inventar entdecken.
• Holistische Erkenntnisse zur Erstellung datengetriebener Reports nutzen, mit denen Architects großangelegte IT-Transformationsprojekte durchführen und überwachen.
• Applikationen rationalisieren, um die Gesamtbetriebskosten zu verringern und Prozesse effizienter zu gestalten.
• IT-Projekte basierend auf der Applikationslandschaft und den Geschäftsbedürfnissen priorisieren.
• Datenflüsse und Applikationsabhängigkeiten abbilden.

Außerdem bietet LeanIX die SaaS Management Platform an, mit der man:

• Transparenz über das SaaS-Portfolio herstellen kann, indem man eine vollständige Übersicht über alle SaaS-Abonnements, Benutzerlizenzen, SaaS-Owner, Verträge, Verlängerungen bzw. Erneuerungen und Kosten erhält.
• Den SaaS-ROI steigern kann. SaaS-Manager können diese Nutzungsdaten verwenden, um herauszufinden, ob das Business auch einen ausreichenden Mehrwert aus den SaaS-Investitionen erzielt. Mit diesen Informationen können auch die Ausgaben optimiert werden.
• Sicherheitslücken und mögliche Compliance-Probleme aufdecken kann. Dafür müssen unbekannte SaaS-Käufe über alle Abteilungen hinweg aufgedeckt werden.
• Alle Informationen zu SaaS-Vertragserneuerungen (Infos zum Ownership, Nutzungsdaten, Vertragswert und Erneuerungszeitraum) an einem Ort speichern kann, um schnell sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Fazit

Die Erstellung und Überwachung eines Applikationsinventars ist der erste Schritt hin zu einer kosteneffizienten und schlanken IT-Landschaft.

APM-Tools sind darauf ausgelegt, Software-Inventare zu optimieren und Applikationsrationalisierungsprojekte durchzuführen. Dies kann jedoch nur erfolgreich geschehen, wenn man über ein vollständiges und transparentes Applikationsinventar verfügt.

Mit einem solchen Inventar sind Sie dazu in der Lage, Ihr Applikationsportfolio eingehend zu überprüfen.