Was ist Software Asset Management?
Software Asset Management ist ein wichtiger Bestandteil der Technologiestrategie von Unternehmen. Der Prozess sieht vor, dass Unternehmen endlich Verantwortung für die Softwarenutzung übernehmen, indem Ausgaben, Softwaredeployments, die Einhaltung von Lizenzbestimmungen sowie die Nutzung und Ausphasung von Software abteilungsübergreifend verwaltet und optimiert werden.
Software Asset Management (SAM) ist ein Teilbereich des umfassenderen IT Asset Managements (ITAM) und befasst sich mit der Verwaltung und Pflege aller IT-Assets.
Besonders für große Unternehmen ist SAM von Bedeutung, da die Disziplin in erster Linie die Neuverteilung von Softwarelizenzen zum Ziel hat. SAM hilft beim Umgang mit rechtlichen Risiken, die mit den Themen Software-Ownership und Lizenzablauf verbunden sind – Themen, die Sie nicht unterschätzen sollten, wenn Sie SaaS verwenden.
Für Unternehmen, die ihre Software-Assets auf ihre Business Capabilities abstimmen wollen, müssen gleichzeitig SaaS-Management und Application Portfolio Management vornehmen.
Strategische Ziele und Vorteile von SAM
Software spielt eine zentrale Rolle für den täglichen Geschäftsbetrieb und das Wachstum von modernen Unternehmen. SAM bietet hier viele Vorteile, mit denen Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen und ihre Software reibungslos betreiben können.
Kosten reduzieren
Mithilfe von Software Asset Management können Kosten signifikant reduziert werden, indem etwa Vertragsvereinbarungen (neu-)verhandelt oder nicht ausreichend genutzte Softwarelizenzen an andere Benutzer vergeben werden. Unternehmen profitieren im hohen Maße von SAM, da sie dank dieser Disziplin die vielschichtigen Kosten der jeweiligen Softwareapplikationen dokumentieren, verwalten und reduzieren können. So wird sichergestellt, dass jede Software zweckgemäß verwendet wird.
Compliance sicherstellen
Fehlende Kontrolle über Lizenzvereinbarungen öffnet rechtlichen Problemen und Sicherheitsrisiken Tür und Tor. Mit SAM wird Compliance durch unternehmensweit festgelegte Sicherheitsrichtlinien, Überwachung von Vertragsverlängerungen und aktualisierten Hardwarestandards durchgesetzt. Softwareunternehmen ist sehr viel daran gelegen, die Nutzung ihrer Produkte so weit wie möglich zu verwalten – das heißt, wie oft ihre Produkte verwendet werden und von wem. Daher sorgt SAM dafür, dass die Unternehmen die Besonderheiten des Services einhalten.
Mitarbeiterproduktivität verbessern
Indem die Lizenzvergabe und Softwareservices durch automatisierte SAM-Tools verwaltet werden, wissen Ihre Mitarbeiter ganz genau, wofür die jeweiligen Programme gedacht und wie sie zu verwenden sind. So verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Bewältigung potenzieller Probleme, die im Laufe der Zeit auftreten könnten. Mithilfe von SAM können Unternehmen auch nachverfolgen, welche Mitarbeiter welche Software in welchem Umfang nutzen, sodass sie auf Grundlage dieser Daten wissen, wo sie Ressourcen hinzufügen oder entfernen müssen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.
IT-Effizienz steigern
Dasselbe gilt für die IT-Effizienz. Sowohl SAM und ITAM ermöglichen es Unternehmen, die Nutzung ihrer Hard- und Software voll auszuschöpfen. Mithilfe von IT Asset Management können Unternehmen die Gemeinkosten in Bezug auf die Verwaltung und Unterstützung aller IT-Prozesse reduzieren. Durch Software Asset Management können Unternehmen hingegen ihre normalen Prozesse automatisieren und sie dadurch noch effizienter gestalten.
Richtlinien für Anbieterlebenszyklen festlegen
SAM kann Ihnen dabei helfen, Richtlinien für die Lebenszyklen von Software und Softwareanbietern festzulegen – ein weiterer der vielen Vorteile von Software Asset Management. Dazu gehören die Dokumentation, die Bereitstellung, die Nutzung und die Ausphasung von Software im Laufe der Zeit, wenn das Unternehmen wächst.
3 Schwerpunkte von SAM
Software Asset Management konzentriert sich auf drei Schwerpunktbereiche:
- Softwarelizenzierung: Im Grunde genommen dient die SAM-Strategie dazu, die Software-Compliance durch die Verwaltung und Aktualisierung von Geschäftsbedingungen, Verlängerungsrichtlinien, installierter Software und Produktnutzung im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Die meisten Software-Anbieter sind sehr streng was ihre Lizenzvereinbarungen anbelangt. Deswegen möchten Unternehmen auf der sicheren Seite sein und keine der Nutzungsbedingungen der Anbieter verletzen.
- Software-Audits: Wenn ein Anbieter vermutet, dass ein Unternehmen die Nutzungsbedingungen nicht einhält, kann er ein Softwarelizenz-Audit durchführen. Bei solch einem Audit wird überprüft, ob ein Unternehmen die jeweilige Software zweckentfremdet/missbräuchlich einsetzt – was bei Verdachtsbestätigung für die Unternehmen ziemlich teuer werden und den gesamten Unternehmensbetrieb unterbrechen kann. Außerdem kann der Anbieter weiterhin rechtliche Schritte einleiten. Im Falle eines Audits kann SAM Sie beim Prozess unterstützen und ihn weniger kostspielig gestalten.
- Software-Optimierung: Durch Software Asset Management können Ausgaben optimiert und Kosten für ungenutzte Software reduziert werden. Unternehmen ohne SAM-Strategie zahlen unter Umständen für Lizenzen oder Wartungsarbeiten, die sie gar nicht brauchen. Das ist besonders für SaaS-Software von Bedeutung, da SaaS in den meisten Fällen viele Funktionen liefern, die in Ihrem Unternehmen im Laufe der Zeit nicht (mehr) genutzt werden. Wenn Sie genau wissen, welche Services in Ihrem Unternehmen regelmäßig verwendet werden, auf welche Services Sie verzichten können und alle Audits bestehen, können die Finanzmittel effizienter eingesetzt werden.
Kernprozesse
Es gibt eine Vielzahl von Kernprozessen, aus denen sich Software Asset Management zusammensetzt. Im Folgenden finden Sie sieben Kernprozesse, auf denen jedes SAM-Projekt basieren muss:
- Software-Nutzung: Dieser Prozess/diese Richtlinie legt fest, was die Benutzer mit der installierten Software tun dürfen. Dies hilft den Anbietern, eine missbräuchliche Verwendung ihrer Services zu erkennen, und sorgt dafür Compliance.
- Softwarebeschaffung: Dieser Prozess unterstützt Unternehmen in der Softwarebeschaffung. Er hilft Unternehmen bei der Entscheidung, welche Software wirklich gebraucht wird, wer die Software nutzen wird und welchem Zweck sie dient.
- Software-Implementierung: SAM-Prozesse unterstützen Sie in der korrekten Bereitstellung und Genehmigung von neuen Softwareanfragen. Dies trägt auch zur Optimierung von Applikationen und Software im Allgemeinen bei.
- Mitarbeiterveränderungen: Wenn ein neuer Mitarbeiter startet, in eine andere Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt, muss die von ihm verwendete Software nachverfolgt und verwaltet werden, damit sie neu zugewiesen und effizient genutzt werden kann.
- Notfallplan: Notfälle können jederzeit auftreten. Software Asset Management kann Ihnen dabei helfen, wichtige IT- und Software-Services aufrechtzuerhalten, bis der Notfall behoben wurde.
- Wiederverwendung: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, kann dank „Software-Recycling“ sichergestellt werden, dass die Software-Assets effizient, kostengünstig und richtlinienkonform anderen Mitarbeitern zugewiesen werden. Dies kann auch bei einer internen Softwarelizenzüberprüfung der Fall sein.
- Lizenz-Compliance: Am wichtigsten ist jedoch, dass SAM-Prozesse die Einhaltung von Lizenzbestimmungen sicherstellen, sodass Unternehmen Software-Audits bestehen und alle Probleme effizient angehen.
Rolle innerhalb von Unternehmen
Wenn die Geschäftsleitung die Einführung einer SAM-Strategie in Betracht zieht, gibt es eine Handvoll Positionen innerhalb der Disziplin, die je nach den Bedürfnissen und Spezifikationen des Unternehmens in Betracht gezogen werden können. Zu den SAM-Positionen gehören SAM-Administratoren, -Analysten, -Manager, -Berater und -Spezialisten.
Jedes Mitglied des SAM-Teams hat unterschiedliche Aufgaben. Analysten führen etwa interne Audits durch und analysieren die Lizenznutzung, während Berater vorübergehend hinzugezogen werden können, wenn eine fachkundige Hilfestellung benötigt wird.
Je reifer das Unternehmen wird, desto größer wird auch die Rolle, die SAM zukommt. Ein Anwendungsbeispiel wäre das SaaS Center of Excellence (SCoE), das einen SAM-Manager einsetzt, um die SaaS-Entdeckung (SaaS Discovery) und -Verwaltung, das Reporting, die Benutzer-Lebenszyklen, die Rationalisierung und Rechtevergabe sowie das Reporting über Nutzung und Anwendungszwecke zu optimieren.
Das Unternehmen baut sein Applikationsportfolio auf und muss Lizenzvereinbarungen sorgfältig überwachen und einhalten, während es gleichzeitig eine multidisziplinäre, agile und integrierte IT-Umgebung verwaltet.
Untersäulen von SAM
Innerhalb von SAM gibt es drei Untersäulen, die die Vorteile von SAM erst ermöglichen. Dies sind das Softwarelizenzmanagement, das Softwareanbietermanagement und das Softwareausgabenmanagement.
Zusammen bilden diese drei Säulen das Fundament der SAM-Strategie und die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen.
Softwarelizenzmanagement
Da in manchen Unternehmen Hunderte verschiedener Softwareapplikationen gleichzeitig verwendet werden, ist die Dokumentation und Verwaltung dieser Applikationen ein großer Vorteil von SAM. SAM-Tools ermöglichen es, mehrere komplexe Softwarelizenzvereinbarungen gleichzeitig im Blick zu behalten.
Da verschiedene Softwareapplikationen entweder SaaS, Cloud-basiert oder On-Prem sind, gestaltet sich die Verwaltung der verschiedenen Lizenzen zeitaufwendig und kompliziert – besonders wenn die Software ohne Wissen des Unternehmens erworben wurde (sogenannte Schatten-IT). In diesem Fall kommen SaaS-Management-Lösungen zum Einsatz.
Softwareanbietermanagement
Eine weitere Säule von Software Asset Management befasst sich mit der Förderung der engen und effizienten Zusammenarbeit mit SaaS- und anderen Software-Anbietern, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Wie auch beim SaaS-Anbietermanagement ist es auch hier wichtig, dass Unternehmen die Nutzungsbedingungen der Softwareanbieter einhalten, sobald deren Software gekauft und implementiert wurde.
Mangelhafte Audits können große Strafzahlungen für Unternehmen nach sich ziehen. Anstatt also nichts zu tun und auf ein negatives Auditergebnis zu warten, hilft SAM bei der Durchführung interner Audits, um Compliance-Verstöße oder potenzielle Risiken proaktiv aufzudecken.
Softwareausgabenmanagement
Die dritte Säule von SAM zielt auf die Softwareausgaben ab. Interne IT-Audits helfen Unternehmen zu verstehen, wo Software derzeit genutzt wird und wo nicht. Mithilfe dieser Informationen können Unternehmen realistische Budgets erstellen, die auf fundierten Informationen der aktuellen Softwarelizenzen und anstehenden Verlängerungen basieren.
Lösungen für das Softwareausgabenmanagement, die sich etwa speziell auf SaaS konzentrieren, legen Standards für die Beschaffung von SaaS fest. Auf diese Weise kann der Schatten-IT und den damit einhergehenden Sicherheitsproblemen Einhalt geboten werden.
Außerdem werden unnötige Kosten im Zusammenhang mit nicht genehmigten Lizenzen vermieden und sichergestellt, dass Unternehmen keine Finanzmittel für Applikationen ausgeben, die sie nicht nutzen oder nicht benötigen.
Implementierung von Software Asset Management
Wenn Sie Ihre SAM-Strategie planen und implementieren, können Ihnen detaillierte SAM-Best Practices als Hilfestellung dienen. So erscheint diese gewaltige Aufgabe nicht mehr unlösbar.
SAM-Tools unterstützen das Managementteam bei der Bewertung der Softwarelandschaft, bei der Implementierung neuer Softwarelösungen und bei der Verwaltung der verschiedenen Lizenzen, die mit dem Softwarekauf verbunden sind.
So können Sie Software Asset Management in Ihrem Unternehmen implementieren:
- SAM-Reifegrad bewerten
Stellen Sie fest, in welcher Prozessphase Sie sich befinden und erarbeiten Sie einen Plan, in dem Sie Ihre Ziele konkret festhalten. Nutzen Sie den LeanIX ROI-Rechner und verschaffen Sie sich einen groben Blick über den Status quo Ihres Unternehmens.
- Unterstützung von Stakeholdern gewinnen und ein Team aufbauen
Beziehen Sie Stakeholder in den SAM-Prozess ein, da Personal für das Software Asset Management eingestellt werden muss, das den Prozess leitet.
- SAM-Lösung bewerten und implementieren
Die ersten beiden Schritte helfen Ihnen bei der Entscheidung für die SAM-Lösung, die Ihren Wünschen und Bedürfnissen am besten entspricht. Während Ihrer Recherche nach dem geeigneten Anbieter sollten Sie eine Bewertungsmatrix für Softwareanbieter erstellen, um die unterschiedlichen Features miteinander vergleichen zu können.
- Alle Software-Assets aufdecken
Während des SAM-Kernprozesses müssen Sie alle Software-Assets ermitteln, einschließlich SaaS und der Schatten-IT. Es ist wichtig, dass Sie ein vollständiges Bild aller Software-Assets haben und diese verstehen sowie dokumentieren, bevor Sie mit den nächsten Schritten des SAM-Prozesses beginnen können.
- Softwarelizenzen kategorisieren und Nutzung analysieren
Holen Sie Softwarelizenzen aus der Black Box und analysieren Sie wo (und wie oft) die Software genutzt wird. Auf diese Weise können Sie die Lizenzen nach Abteilungen organisieren und Bereiche finden, in denen die Software nicht ausreichend genutzt wird.
- Softwarelizenzen wiederverwenden und optimieren
Nutzen Sie die im vorigen Schritt gesammelten Nutzungs- und Lizenzdaten, um festzustellen, ob Sie das volle Potenzial von SaaS und anderen Softwareinvestitionen ausschöpfen. Optimieren Sie die Software-Ausgaben und entscheiden Sie, wie Sie Lizenzen wiederverwenden, neu zuweisen oder optimieren möchten, um den besten ROI aus Ihren Softwarelizenzvereinbarungen zu erzielen.
- Softwarebeschaffungsrichtlinien implementieren
Nach Abschluss der vorangegangenen Schritte können Ihre SAM-Teams genau ermitteln, wo Richtlinien benötigt werden und wer einbezogen werden muss. Dies ist bei allen Verlängerungen von Vorteil, die eine spezielle, standardisierte Strategie erfordern.
- Softwarebudget erstellen und prognostizieren
Geld, das für ungenutzte Software-Assets verschwendet wird, ist für viele Unternehmen ein großes Problem. Sobald ein umfassender SAM-Prozess eingeführt wurde, werden schnell Bereiche mit Verbesserungspotenzial in Sachen Nutzung und Kosten deutlich.
Fazit
Software Asset Management ist für jedes Unternehmen ein großes Unterfangen – ohne SAM könnten sie sich jedoch schnell in Compliance-Problemen verstricken und mit schier endlos hohen Softwareausgaben zu kämpfen haben.
Nachdem die wichtigsten Faktoren für SAM festgelegt wurden, sollten Best Practices befolgt und die am besten geeignetste Software- oder SaaS-Management-Plattform ausgewählt werden, um die strategischen Technologieziele des Unternehmens zu erreichen.
