IT-Optimierung

Was ist IT-Optimierung?

IT-Optimierung umfasst eine Reihe von Schritten, mithilfe derer Unternehmen ihren Betrieb verbessern, Kosten reduzieren und Aktivitäten optimieren können. IT-Optimierung kann jederzeit durchgeführt werden.

Wenn sich ein Unternehmen jedoch in einem Restrukturierungsprozess befindet (z.B.: Mergers und Acquisitions), sollte diese Gelegenheit genutzt werden, um IT-Funktionen zu bewerten und zu optimieren.

Möglichkeiten zur Technologieoptimierung umfassen etwa:

• Applikationen: Die gesamte Software (selbstentwickelte oder eingekaufte), die vom Unternehmen zur Ausführung verschiedener Funktionen verwendet wird. Zur Einsparung von IT-Kosten müssen die Applikationen rationalisiert und modernisiert werden.
• Services: Aktivitäten, die IT-Services für das Unternehmen bereitstellen. Wenn Services für einen bestimmten Zeitraum weniger in Anspruch genommen werden, können sie reduziert werden.
• Infrastruktur (Server, Netzwerke, Speicher): Die Hardware, die für die Ausführung von Geschäftsaktivitäten benötigt wird. Die Optimierung der Infrastruktur umfasst Upgrades und den Ersatz durch neuere Hardwareversionen.
• Endbenutzer-Computing: Alle Systeme, die von den Mitarbeitern benutzt werden. Diese werden nach einer Analyse oder nach Upgrades identifiziert und optimiert.

Vorteile

Die IT-Optimierung bietet unzählige Vorteile. Dank einer strategischen Optimierung und Verwaltung der IT können Unternehmen mit den zunehmenden Geschäftsanforderungen Schritt halten.

Technologieoptimierung unterstützt den anhaltenden Erfolg des Kerngeschäfts, senkt Kosten, beschleunigt oder automatisiert Prozesse und steigert die Produktivität. IT-Optimierung ist für Unternehmen aller Größen und in allen Wachstumsphasen wichtig.

Die bedeutendsten Vorteile der IT-Optimierung sind:

• Gesteigerte Profitabilität: Indem Geld durch die IT-Optimierung eingespart wird, können Unternehmen diese freigewordenen Finanzmittel in die Entwicklung der von ihnen angebotenen Services investieren. Dies führt langfristig zu einer gesteigerten Unternehmensprofitabilität.
• Reduzierte Kosten: Nachdem der Ist-Zustand der IT erfasst und analysiert wurde, können Assets upgegradet, modifiziert oder entfernt werden – was sich wiederum in einer Reduzierung unnötiger Kosten niederschlägt. So können Unternehmen langfristig Geld sparen.
• Komplexität verringern: Die Optimierung von IT-Prozessen ist einer der Hauptvorteile der IT-Optimierung. Indem die IT-Landschaft transparenter und weniger komplex gestaltet wird, können Applikationen schneller laufen, agiler sein und eine bessere User Experience bieten. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein herausragender Weg, um der Komplexität Herr zu werden und der zeitraubenden Suche nach Informationen ein Ende zu bereiten.
• Weniger Compliance- und Governance-Kosten: Die Technologiestrategie von Unternehmen muss auf die Unternehmensziele abgestimmt sein. Durch die IT-Optimierung müssen Unternehmen zwangsläufig Verträge neu aushandeln und Services kündigen, die nur einen geringen bis keinen Mehrwert bieten. So können die Governance-Kosten gering gehalten werden.
• Mehr Produktivität und Wachstum: Das Ziel von IT-Optimierung liegt in der Produktivitäts- und Wachstumssteigerung. Dafür gibt es viele Maßnahmen, darunter Automatisierung von Prozessen, Vereinfachung interner Vorgänge und Reduzierung von Kosten in der gesamten IT-Landschaft.

Herausforderungen

Im Bereich IT-Optimierung gibt es eine Reihe von Herausforderungen, wobei fehlende Ressourcen, hoher Workload, Remote Work und fehlende Transparenz sicherlich die Spitzenplätze belegen.

Unternehmen werden sehr wahrscheinlich den Mehrwert von IT-Optimierung nicht verstehen können, wenn sie ihre Prozesse nicht bereits auf Agilität ausgerichtet haben.

• Fehlende Ressourcen und Zeit: Eine der größten Hürden der IT-Optimierung sind fehlende Ressourcen und Zeit. Die Implementierung einer erfolgreichen Optimierungsstrategie ist arbeits- und zeitintensiv. Dennoch ist die Optimierung der IT-Struktur eine Investition in das Wachstum und den langfristigen Erfolg des Unternehmens und stärkt seine Grundfesten.

• Sich wiederholende Optimierung: Unternehmen, die nicht nach agilen Prinzipien agieren, führen immer wieder ähnliche Optimierungsarbeiten durch. Mit einem detaillierten Plan und gezielten Maßnahmen werden umfassende Optimierungsarbeiten nur noch alle paar Jahre notwendig sein.

• Anstieg von Remote Work: Da immer mehr Menschen remote arbeiten, kann sich die Optimierung von Geschäftsaktivitäten schwierig gestalten. Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro arbeiten, brauchen neue Technologien, Sicherheitsmaßnahmen und Applikationen, um ihrer Arbeit reibungslos nachgehen zu können. Bevor die IT eine Technologieroadmap festlegt, braucht es eine umfassende IT-Bewertung zur Ermittlung des Ist-Standes.

IT-Optimierungsstrategie

Ein erfolgreicher IT-Optimierungsprozess steht und fällt mit der Optimierungsstrategie. Das Ziel ist es, dass dieser Prozess nicht wiederholend stattfindet und ein schlankes Framework entwickelt wird.

Die Entwicklung einer fundierten IT-Optimierungsstrategie dauert länger als 6 Monate. Sobald die Strategie jedoch steht, können Unternehmen mithilfe der richtigen Ziele und Tools mit der Optimierung beginnen.

1. Das Ergebnis und den Zeitrahmen festlegen

Bevor man sich in die praktische Arbeit stürzt, müssen IT-Architekten und -Strategen das Ergebnis der IT-Optimierung sowie den Zeitrahmen des Projekts bestimmen. Dies umfasst Meetings mit den richtigen Stakeholdern, mit denen man gemeinsam einen Plan erarbeitet.

Der Plan hängt von der notwendigen Zeit und erforderlichen Ressourcen ab, die für eine erfolgreiche IT-Optimierung gebraucht werden. Während dieser Phase werden die Bedürfnisse des Unternehmens definiert; einschließlich der Prozesse, Softwareaktualisierungen, neuen Technologien und Cloud-Migrationen.

2. Die Ist-Landschaft bewerten

Die Bewertung des Status Quo der IT ist ein wichtiger Teil der IT-Optimierung. IT-Bewertungen werden durchgeführt, um Technologielücken aufzudecken und Risikobereiche hervorzuheben. Solche Bewertungen können in allen Bereichen der IT-Landschaft durchgeführt werden.

Infrastruktur

Jede Hardware hat ein Ablaufdatum. Mithilfe einer Checkliste der gesamten Infrastruktur des Unternehmens, also Server, Netzwerke und Speicher, wird die Bewertung dieser Assets um ein Vielfaches vereinfacht.

End-User Computing

Hierzu gehören Geräte wie Drucker, Laptops, Desktops, Smartphones usw.

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, sodass viele dieser Geräte schnell veralten oder überholt/geringwertig sein können.

Assets, die für das Unternehmen nicht mehr nützlich sind, können verkauft oder optimiert werden. Gleichzeitig können Rechenzentren und Speicher in die Cloud verlagert werden, um nutzungsabhängige Preise zu erzielen.

Applikationen

Applikationsinventare, vor allem im SaaS-Bereich, sind ein inhärenter Bestandteil der IT geworden. Es kann jedoch eine Ressourcenbelastung sein, wenn diese Services nicht richtig verwaltet und keine Zuständigkeiten festgelegt werden.

SaaS-Services sind anfällig dafür, ohne Genehmigung und an der IT vorbei angeschafft zu werden. Die sogenannte Schatten-IT kann mithilfe von SaaS Management Plattformen aufgedeckt werden.

Andere

Andere IT-Bereiche, die bewertet werden sollten, sind Rechenzentren, Abonnements und Mitgliedschaften, Outsourcing, Shared Services und die Mitarbeiterzahl.

All diese Punkte können viele Unternehmensressourcen in Anspruch nehmen, wenn sie nicht effizient bewertet und optimiert werden.

3. Business Capabilities abbilden

Sobald der Ist-Zustand der IT ermittelt wurde, müssen im nächsten Schritt die Technologien mit ihren jeweiligen Business Capabilities oder Geschäftsprozessen abgebildet werden. Dadurch können mögliche Lücken und Redundanzen ermittelt, der Value Flow verbessert und Ineffizienzen im bestimmten Geschäftsabteilungen aufgedeckt werden.

Business Capability Maps bieten IT-Experten eine visuelle Übersicht über ihre Business- und Technologiearchitektur. Mithilfe dieser Maps können Sie fundierte Entscheidungen zur Optimierung von Geschäftsabteilungen machen, damit diesen ihren angestrebten IT-Zustand erreichen.

4. Rationaliseren

Unternehmen sollten daraufhin ihre Technologien rationalisieren. Dies geschieht durch die Standardisierung von Technologieschnittstellen und Technologieportfolios. Die Systemkonsolidierung führt automatisch zu einer schlankeren und kostengünstigen IT-Infrastruktur.

Hier muss jedoch hervorgehoben werden, dass Rationalisierungsvorhaben innerhalb der gesamten IT-Infrastruktur Risiken, höheren Kosten und Ineffizienzen nach sich ziehen können. Die IT-Rationalisierung muss also schrittweise erfolgen.

Die Hauptbereiche, in denen IT-Rationalisierung durchgeführt wird, sind Applikationen, Hardware, Service und IT-Projekte.

Ungenutzte Applikationen rationalisieren

Durch die Optimierung und Rationalisierung von Applikationen können Unternehmen effizienter werden, Komplexität senken und die Gesamtbetriebskosten für alle Applikationen verringern.

Application Rationalization ist ein Prozess, in dem nicht nur redundante Applikationen aufgedeckt werden – es werden auch Applikationen ermittelt, die nicht den Compliance-Anforderungen genügen. Außerdem wird Transparenz über die Schatten-IT geschaffen. Dies legt den Grundstein für weitere Kosteneinsparungsmaßnahmen.

Mit dem Application Portfolio Management Modul und das SaaS Discovery-Feature von LeanIX EAM können Unternehmen alle Applikationen ausfindig machen und ihren jeweiligen Geschäftswert ermitteln. Dadurch können die Benutzer nur noch die Applikationen verwenden, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.

Mithilfe dieser Plattform können Sie den Mehrwert und die Kosten einer jeden Applikation abgleichen und schauen, welchen Mehrwert sie dem Unternehmen im Verlauf der Zeit liefern.

Ungenutzte IT-Hardware abschaffen

Indem ungenutzte oder überholte Hardware abgeschafft wird, müssen Unternehmen nicht unnötige Finanzressourcen in die Bezahlung jährlicher Speichergebühren versenken.

Die Abschaffung ungenutzter Hardware ist ein einfacher Weg, um Kosten zu reduzieren und Zeit freizusetzen, um sich mit neusten Technologien auseinanderzusetzen und zu implementieren, falls sie sich als nützlich erweisen. Zu Endbenutzer-Hardware gehören unter anderem:

• Desktop Computer
• Drucker
• Telefone
• Server
• Datenspeicher

Alle diese Hardware-Assets können upgegradet, abgeschafft oder optimiert werden. Hardware-Rationalisierung umfasst die Entfernung nicht genutzter Computer, Telefone oder Drucker.

Die Abschaffung irrelevanter IT-Hardware (z.B. Faxgeräte), macht auch Raum frei für die Einführung von Systemen, die Ihrem Unternehmen einen konkreten Mehrwert bieten.

Services abschaffen oder downgraden

Große Unternehmen verlassen sich zu einem Großteil auf Outsourcing und diese Shared Services können zu einer schnellen Kostenreduzierung führen. Alle Service Level Agreements (SLAs) können bewertet werden, um herauszufinden, welche IT-Services downgegradet oder vollständig abgeschafft werden sollten.

Diese Services umfassen Help Desk, Call Center, Wartungsservices oder Leiharbeiter. Zur Optimierung von SLAs zählen:

• Lizenzbewertung
• Die Nutzung von Cloud Computing-Services mit eingebauten Tools für Kostenoptimierung
• Abschaltung von Instanzen oder Nutzungen über das Wochenende, über Feiertage, etc.

Rationalisierung von IT-Projekten

Reviewen Sie alle derzeitigen und geplanten IT-Projekte. Die Komplexität von IT-Projekten und den unterschiedlichen involvierten Abteilungen kann zu verwirrender Doppelarbeit führen.

Die Beendigung, Abschaffung oder Anpassung von Projekten kann Unternehmen wichtige Ressourcen einsparen. Mithilfe einer Business Capability Map können Unternehmen herausfinden, welche Projekte anhand ihres Mehrwerts priorisiert oder verschoben werden sollten. Kategorisieren Sie jedes Projekt folgendermaßen:

• Ein Projekt mit einem großen Business Value, das die IT-Strategie direkt unterstützt.
• Ein Projekt mit einem großen Business Value, das die IT-Strategie nicht direkt unterstützt und deswegen angepasst werden sollte.
• Ein Projekt, das die IT-Strategie nicht unterstützt, keinen großen Business Value bietet und daher verschoben werden sollte.
• Ein Projekt, das einen geringen Business Value bietet und aus IT-Sicht irrelevant ist. Diese Projekte sollten aufgegeben werden.

5. Optimieren

Die Optimierung der Enterprise Architecture eines Unternehmens führt zu einem schlanken Portfolio, was allen Geschäftsprozessen zugutekommt. IT-Modernisierung ist ein wesentlicher Wachstumstreiber, da sich Unternehmen kontinuierlich an technologische Entwicklungen anpassen müssen, um sich weiterhin auf dem Markt behaupten zu können.

Die Optimierung der IT-Architektur basiert auf der Anwendung von drei Prinzipien: Virtualisierung, Automatisierung und Konsolidierung.

Virtualisierung

Bei der Virtualisierung handelt es sich um die Anpassung der Infrastruktur, damit sie agiler wird. Deswegen ist dieses Prinzip ein wichtiger Teil der IT-Optimierung. Alle Infrastruktur-Assets können optimiert werden, um den derzeitigen und zukünftigen Ansprüchen des Geschäftswachstums zu entsprechen. Einige Beispiele für die Virtualisierung umfassen etwa:

• Die Entfernung redundanter Hardware durch die Erstellung virtueller Desktop-Server, die auf einem Pool von Servern laufen, auf die remote zugegriffen werden kann.
• Die Verbesserung von Applikationsservices durch Netzwerke, die Pools von Applikationscontainern bereitstellen, die über Hardwareserver verteilt sind.
• Die Verbesserung der Geschäftsskalierbarkeit zu geringeren Kosten durch die Nutzung logischer Disk Storage Manager.
• Einführung von Infrastructure-as-a-Service (IaaS), das IT-Systeme automatisch modernisiert.

Das Ergebnis ist ein virtualisiertes, modernes Rechenzentrum, das eine maximale Leistung, Skalierbarkeit und Flexibilität bietet und dadurch das Unternehmen auch über einen längeren Zeitraum hinweg angemessen unterstützen kann.

Automatisierung

Enterprise Architecture und ITAM (IT Asset Management) sind Disziplinen, die Unternehmen bei der Automatisierung und Modernisierung aller IT-Assets unterstützen. Enterprise Architecture stimmt Technologien auf Geschäftsprozesse ab und erstellt Lösungen, die die Geschäftsziele erreichen.

EA nutzt Application Portfolio Management und Business Capability Mapping, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial auszumachen und die notwendigen Systeme und Prozesse zu automatisieren. Ein kontinuierliches Application Performance Management (APM) ist ein wichtiger Aspekt einer schlanken IT-Optimierung.

ITAM ist eine ähnliche Disziplin, die die Kosten und Risiken des Lebenszyklus von Technologieanlagen berücksichtigt, um den Unternehmenswert zu maximieren. Dabei wird die gesamte Hardware und Software erfasst, die zur Durchführung von Geschäftsaktivitäten verwendet wird.

Wenn eines dieser Assets nicht genutzt wird, kann sie markiert, entfernt oder upgegradet werden. Unternehmen können sowohl von EA als auch von ITAM in hohem Maße profitieren.

Konsolidierung

Um von einer robusten IT-Infrastruktur profitieren zu können, müssen alle Rechenzentren, Applikationen und Systeme konsolidiert sein. Das Wissen, wo genau welche Ressourcen investiert werden, erleichtert den Prozess der Systemverbesserung enorm.

6. Cloud Computing einführen

Durch die Einführung von Cloud Computing können Unternehmen von jedem internetverbundenen Gerät aus auf ihre Plattformen, Services und Tools zugreifen.

Cloud Computing-Services sind:

• IaaS (Infrastructure-as-a-Service)
• PaaS (Platform-as-a-Service)
• SaaS (Software-as-a-Service)

Unternehmen müssen keine großen Summen für den Kauf und die Wartung technischer Geräte oder den Aufbau großer IT-Teams ausgeben. Sie können dieses Geld anderweitig investieren.

Diese Services erfordern auch weniger interne Wartung und verfügen über fortschrittliche Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Zugangskontrolle und mehrschichtige Authentifizierungsmodule zum Schutz der Kundendaten.

Außerdem können Unternehmen durch regelmäßige Upgrades und Weiterentwicklungen ihren Wettbewerbsvorteil behalten.

7. Die Auswirkungen nachverfolgen

Mit einem abschließenden Review kann man herausfinden, wie erfolgreich die angewandte IT-Optimierungsstrategie war. Behalten Sie die unterschiedlichen Maßnahmen im Blick, indem Sie die Änderungen regelmäßig überprüfen und die IT-Kosten und -Daten nachverfolgen.

Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob die Strategie in bestimmten Bereichen erfolgreich war und welche Bereiche in Zukunft möglicherweise angegangen werden müssen.

Wenn die Optimierungsbemühungen erfolgreich waren, sind groß angelegte Optimierungen nicht erforderlich, da die IT nun schlanker und flexibler ist als zuvor.

Fazit

Auch wenn die IT-Optimierung komplex erscheinen mag, basiert der Prozess auf logischen Schritten, die agilen Prinzipien folgen. So kann der Betrieb optimiert, Kosten gesenkt und Produktivität gesteigert werden.

Mithilfe von EA-Software und einer SaaS-Management-Plattform können Unternehmen ein optimiertes IT-Portfolio erstellen, von dem das gesamte Unternehmen profitieren.

Dies führt zu einem robusten IT-Fundament, das weniger Wartung erfordert, weniger komplex, besser integriert und kostengünstiger ist. Von hier aus werden alle zukünftigen Initiativen zur Optimierung der IT-Kosten leichter zu erreichen sein.