Wie Webasto Silos abbaut und Prozesse integriert

Bevor Daniel Weidel seine Präsentation auf dem Jahresend-Workshop 2020 zur Zukunft der IT-Strategie von Webasto vorstellte, erhielt er von seinem CIO Dr. Thomas Mannmeusel konkrete Anweisungen: Die ganzheitliche Stategieplanung in LeanIX sollte einen größeren Stellenwert im IT-Management von Webasto einnehmen.

Als Head of Digital Technologies der 100 wichtigsten Zulieferer für die Automobilbranche weltweit mit Hauptsitz in Deutschland wusste Weidel genau, warum sein renommierter CIO stärker auf LeanIX setzen und die Plattform enger mit den IT- und Businessnetzwerken seines Unternehmens vernetzen wollte. Seit 2017 ist Weidel nicht nur für Enterprise Architecture Management (EAM), sondern auch für die digitale Transformation und Optimierung der IT-Kosten zuständig. Um all diesen Aufgaben und seiner neuen Verantwortung gerecht zu werden, entschied sich Weidel für die auf Zusammenarbeit ausgerichtete Plattform von LeanIX, um neue Formen der IT-Transparenz zu schaffen. Weidel und seine Kollegen konnten die globalen Applikationsdaten nicht länger mithilfe Excel-ähnlicher Software verwalten, geschweige denn Erkenntnisse aus ihnen gewinnen. Um sich auf die Roadmap 2030 von Webasto vorzubereiten, wurde 2018 ein spezielles EA-Tool eingeführt, mit dem die Enterprise Architecture angemessen verwaltet werden sollte:

• Schlankere und agilere Produktions- und Betriebsfunktionen
• Gleichermaßen zugänglich für Business- und IT-Abteilungen
• Den Geschäftsanforderungen entsprechend optimiert
• Ein aktuelles IT-Repository, das von einer Community regelmäßig aktiver Benutzer gepflegt wird

Weidel wusste sofort, dass die intuitive Benutzeroberfläche von LeanIX und der Capability-orientierte Ansatz zur Abbildung von IT-Assets die langfristigen Pläne von Webasto unterstützen könnte. Aus einer reinen IT-Sicht betrachtet, ermöglicht die Cloud-basierte Plattform großen Benutzergruppen, Applikationsattribute gleichzeitig zu aktualisieren, während sie Erfahrungen und Erkenntnisse über Unternehmenskanäle austauschen. Die Qualitätssiegel und Vollständigkeitsniveaus – zwei integrierte LeanIX-Features, mit denen Crowdsourcing-Daten überprüft und verifiziert werden können, tragen dazu bei, dass Benutzer auf die Genauigkeit der Informationen vertrauen und fundierte IT-Entscheidungen für ihre Teams treffen können. Die Ergebnisse dieser Entscheidungen können daraufhin im Tool nachverfolgt werden.

Aber auch aus EA-Sicht bieten sich einige Vorteile. Dank der konfigurierbaren Reports und Diagramme kann etwa die angestrebte IT-Landschaft schneller und umfassender als jemals zuvor simuliert werden.

Mithilfe der LeanIX Application Matrix, die die fachliche und technische Eignung von Applikationen in Geschäftseinheiten und Business Capabilities darstellt, und der LeanIX Application Landscape, die die IT-Unterstützung der Business Capabilities zu bestimmten Zeitpunkten visualisiert, konnte Weidel seinen Stakeholdern die vorhandenen Architekturlücken anschaulich vermitteln und deren Unterstützung für IT-Projekte gewinnen. Und wohl am wichtigsten: Alle Fragen, die in Gesprächen mit Stakeholdern oder während eines Transformationsprojekts auftraten, konnten mithilfe interaktiver Diagramme beantwortet werden – auch ohne die Hilfe eines EA.

Tool-Implementierung

Ein Implementierungszeitraum von nur sieben Wochen bekräftigte Weidel in seiner Meinung über LeanIX. Der Roll-out bestand zunächst einfach darin, dass die ersten Benutzer aus unterschiedlichen Business- und IT-Abteilungen an einem Workshop zu den grundlegenden Features des Tools teilnahmen, der laut Weidel zehn Minuten dauerte. Daraufhin folgten Erklärungen zum Zweck dieser Übungen. Die ersten Benutzer begannen sofort mit der Nutzung des Tools und braucht kaum weitere Erklärungen oder Hinweise zum Umgang mit dem Tool – ein klares Zeichen für die Benutzerfreundlichkeit von LeanIX und der patenten Belegschaft von Webasto. Die Teilnehmer verstanden nicht nur umgehend den Aufbau und die Funktionsweise der LeanIX-Benutzeroberfläche, sondern konnten auch konkrete Erkenntnisse gewinnen, die dazu führten, dass einige Benutzer vorschlugen, LeanIX auch in anderen Bereichen einzusetzen und den Nutzungsumfang des Tools auszuweiten – eine Tatsache, die Weidel mehr als positiv überraschte.

Am Ende der sieben Wochen stand eine solide Grundlage aus Business Capabilities, IT-Komponenten (samt Lebenszyklen sowie fachlicher und technischer Eignung) und IT-Applikationen (samt Lebenszyklen sowie fachlicher und technischer Eignung). Dank dieser Transparenz konnte Weidel eine einheitliche IT-Asset-Map über die fünf Betriebsdomänen und eine Zentraldomäne erstellen.

Abstimmung von Business und IT

Durch die Abbildung von Business Capabilities mit LeanIX konnten die Business- und IT-Teams die gegenseitigen Anforderungen in einen präzisen Kontext setzen. Obwohl beide Seiten in der Vergangenheit bereits gut zusammengearbeitet hatten, mussten die Kooperationsschnittstellen zwischen den beiden Teams deutlicher und robuster gemacht werden, damit die neuen Services gemeinsam entwickelt, betrieben und verwaltet werden können.

Die Abteilung „Global Process Optimization“ (GPO) bei Webasto ist ein Paradebeispiel für die kontinuierliche Bemühung zur Verbesserung der IT-Business-Beziehung. Als virtuelle Organisation widmet sich GPO der Verbesserung der End-to-End-Prozesse über alle elf Geschäftsbereiche hinweg (z.B. R&D, HR, Supply Chain Management, Engineering). Die neue Abteilung setzt sich die Entwicklung einer einheitlichen Projektraodmap zum Ziel, die auf vollständig standardisierten globalen Prozessen beruht und für die harmonische Abstimmung von Business und IT von elementarer Bedeutung ist. Nur so kann der Automobilzulieferer Güter für seine Kunden weltweit herstellen und liefern. Mithilfe der LeanIX Application Matrix kann Webasto umgehend darstellen, welche Tools welchen Prozessen oder Business Capabilities zugeordnet werden können.

Noch nicht vor all zu kurzer Zeit wurden diese Informationen mithilfe von Excel erhoben und verwaltet. Eine ungemein mühevolle Aufgabe, bei der die IT-Abteilung die Excel-Tabellen unterschiedlicher Regionen und einzelner Fabriken manuell austauschen mussten. Diese Arbeit war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Obendrein kam hinzu, dass das Endergebnis die Entscheidungsträger weder beeindruckte, noch dazu beitrug, die versteckten Schwachstellen innerhalb des ansonsten perfekten Prozessnetzwerks von Webasto zu identifizieren. Indem Weidel und sein EA-Team LeanIX für die Präsentation der Ergebnisse und die Durchführung von Analysen nutzten, konnten wichtige Stakeholder globale Prozesse anhand von mehr Anforderungen bewerten und so etablierte Lösungen gestärkt werden.

Wie bei jedem Thema, das mit technologischer Innovation zu tun hat, ist es auch hier der Unternehmensleitung von Webasto ein Anliegen, dass mit dem EA-Programm eingefahrene Denkweisen hinterfragt und angepasst werden. Um dieser Anforderung an das EA-Programm gerecht zu werden, greifen Weidel und sein Team auf das Daten-Repository und die interaktiven Reports von LeanIX zurück, damit EA die unternehmensweite Zusammenarbeit aktiv fördert – und nicht nur zu einem weiteren Governance-Programm verkommt.

Die Webasto-Kollegen aus Business und IT haben erkennt, welche Vorteile die Speicherung ihrer Applikationsdaten im zentralen Repository des EA-Tools bieten. Dadurch tragen sie aktiv dazu bei, dass die IT-Umgebung für alle transparenter wird. Seit der Implementierung des EA-Tools und der Abkehr von Excel-basierten Architektur-Reviews widmet sich diese „EA-Community“ nun dem datengetriebenen Feedback, um die Zukunft ihrer GPO-Abteilung und auch die digitale Zukunft ihres gesamten Unternehmens zu gestalten.

[Übersetzung aus dem Englischen]