Mit dem Rollout von LeanIX begann für BTS die Reise hin zu einem schlanken und geordneten Technologie-Inventar. Indem die IT-Abteilung die CMDB und andere Tools (z.B. System Center Configuration Manager) nutzte, Stakeholder interviewte und dies dann mit unzähligen Tabellen von Support-Gruppen verband, konnte sich BTS eine erste Übersicht über die IT-Landschaft verschaffen. Schließlich wurden Prozesse, Datenobjekte und Business Capabilities ersichtlich. Alle BTS-Stakeholder und -Benutzer bekamen Zugriff auf die LeanIX-Software. Heute sind rund 780 Applikationen und 148 Benutzergruppen in LeanIX eingepflegt, die mehr als 150 Business Capabilities unterstützen. Nach dem Rollout von LeanIX EAM hatten die Benutzergruppen zum ersten Mal eine transparente Übersicht über ihre IT-Landschaft anstelle von vereinzelten, in der IT-Landschaft verstreuten Datensilos.
BTS fand heraus, dass etwa 60% des Portfolios aus veralteten Technologien bestand, die obsolete Applikationen unterstützten. Dies war nicht nur eine große finanzielle Belastung, sondern führte auch zu erheblichen Redundanzen in allen Business Capabilities. Dies erklärte, warum BTS solche Probleme damit hatte, die Systeme immer auf dem neusten Stand zu halten sowie die Sicherheitsvorfälle, die von veralteter Java-Software oder anderen obsoleten Technologien herrührten. Zudem kam die IT-Abteilung zu der Erkenntnis, dass Unmengen von IT-Ressourcen durch die manuelle Wartung und Instandhaltung virtualisierter und veralteter Applikationen verbraucht wurden. Seit 1998 hat BTS über 500 veraltete Applikationen und 182 redundante IT-Komponenten in der IT-Landschaft angehäuft. Deswegen nutzte BTS Gartners TIME-Modell (Tolerieren, Investieren, Migrieren, Eliminieren), um den Geschäftswert der vorhandenen Applikationen abzubilden und zu messen (siehe Abbildung 1) und diese dann für weitere Maßnahmen zu kategorisieren.
Abbildung 1.
Stand des Applikationsportfolios, dargestellt nach dem TIME-Modell
Quelle: BTS, Pinellas County
Ein Großteil der Applikationen fiel in die Migrationskategorie innerhalb des TIME-Modells. Diese Applikationen sind zwar fachlich geeignet (sie erfüllen ihre Aufgaben), jedoch technologisch ungeeignet (veraltet). Dies spiegelt die sehr eingeschränkte Budgetflexibilität von Regierungsbehörden wider.
BTS unterhält auch eine interne IT-Kooperation, die sich aus Mitgliedern verschiedener IT-Abteilungen zusammensetzt und die die externen Entwicklungen wie die Einführung neuer Technologien und aufkommende Bedrohungen im Bereich Cybersicherheit beobachtet. Eine der Hauptaufgaben der Kooperation ist die Förderung der strategischen Ausrichtung der IT im gesamten Unternehmen, indem Input aller Benutzergruppen gesammelt wird. Daraufhin werden IT-Assets basierend auf ihrem Ausrichtungsgrad einer von vier Kategorien zugeordnet. Abbildung 2 zeigt die Anzahl der Applikationen in den vier unterschiedlichen Kategorien, die den Grad der strategischen Ausrichtung bei BTS darstellen. Eine ähnliche Klassifizierung findet auch mit den zugrunde liegenden IT-Komponenten statt. Die strategische Ausrichtung stellt sicher, dass die IT nicht nur reaktiv auf die derzeitigen Bedürfnisse des Unternehmens eingeht, sondern sich gleichzeitig auch auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.
Abbildung 2.
Applikationen, dargestellt nach strategischer Ausrichtung
Quelle: BTS, Pinellas County
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