SaaS Center of Excellence - SCoE

Einleitung

SaaS (Software-as-a-Service) nimmt immer mehr an Bedeutung zu und ersetzt klassische Software in einer nie dagewesenen Geschwindigkeit. Schätzungen zufolge soll der SaaS-Markt bis zum Jahr 2025 ein Wirtschaftsvolumen von rund 265 Milliarden US-Dollar erreichen. Unternehmen müssen der Wahrheit ins Auge sehen: Das traditionelle Software-Asset-Management funktioniert im SaaS-Zeitalter nicht länger.

Ein Grund dafür lässt sich in der Tatsache finden, dass Geschäftsabteilungen in den meisten Fällen ihre Software selbst beschaffen, wodurch sich ein zentralisiertes SaaS-Management zu einem Ding der Unmöglichkeit gestaltet (geschäftsorientierte IT). Das Wissen ist über unterschiedliche Abteilungen hinweg verteilt und es gibt keine zentralen Informationen zur Nutzung, den Kosten und Verträgen. Zusätzlich sind die Kosten- und Vertragsmodelle grundlegend anders als die von klassischer Software und basieren größtenteils auf Abonnementmodellen.

Aber dieses Phänomen ist keine völlig neue Entwicklung – Unternehmen haben bereits ähnliche Umstellungen in anderen Bereichen durchlaufen, etwa wie der Public Cloud, AI oder DevOps. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass die Aufstellung spezialisierter Teams, die „Center of Excellence (CoE)“ genannt werden, die beste Herangehensweise ist, um neue Aufgaben und Probleme erfolgreich anzugehen.

Dies gilt sowohl für den CTO also auch für die CFO-Organisation, so Gartner. Neben einer Einheit, die sich mit dem traditionellen Software-Asset-Management befasst, ist es in unserer heutigen Zeit sinnvoll, ein SaaS Center of Excellence aufzustellen, das die Einführung und Nutzung von SaaS im Unternehmen weiter vorantreibt.

In unserer jüngsten SaaS-Management-Studie befragte LeanIX 105 Unternehmen zu ihrer Meinung hinsichtlich SCoE. Das Meinungsbild ist eindeutig:

• Mit 57 Prozent geht mehr als die Hälfte der Befragten davon aus, dass ein SaaS Center of Excellence für ihr Unternehmen hilfreich wäre, auch wenn dieses Konzept derzeit noch nicht diskutiert wird.
• In 21 Prozent der befragten Unternehmen ist ein solch multidisziplinäres Team sogar schon geplant oder etabliert.
• Nur 22 Prozent glauben nicht, dass ihr Unternehmen davon profitieren würde.

In den nächsten Abschnitten wird ein Blick darauf geworfen, was ein SCoE auszeichnet, wer Teil eines solchen interdisziplinären Teams sein sollte und wie es die Einführung und Nutzung von SaaS auf eine höhere Stufe hebt.

Merkmale eines SaaS Center of Excellence (SCoE)

Was macht ein SCoE so erfolgreich? Best Practices zeigen, dass sich die folgenden Eigenschaften bei der Gründung und Verwaltung eines SaaS Center of Excellence als nützlich erweisen:

Interdisziplinär: Ein starkes Team ist divers und spiegelt die vielen Perspektiven der unterschiedlichen Stakeholder wider.

Empowered: Das SCoE sollte in der Lage sein, wichtige Entscheidungen eigenverantwortlich zu treffen, ohne dabei die Erlaubnis bzw. Genehmigung höhergestellter Führungskräfte anfragen zu müssen. Dies würde die Agilität und Handlungsfähigkeit von SCoE ungemein einschränken.

Agil: Das SCoE sollte ein fundiertes Verständnis der wichtigsten Anforderungen besitzen, um Quick-Wins zu erzielen und sich konstant an die sich immerwährend verändernde SaaS-Landschaft anzupassen.

Prozess- und kostenorientiert: Im Idealfall fokussiert sich das SCoE auf Optimierungsprozesse sowie Kostensenkungsmaßnahmen und verfolgt eine iterative Herangehensweise.

Engagiert: Alle Team-Mitglieder sollten das gleiche Ziel vor Augen haben und sich für die anstehenden Aufgaben engagiert einbringen - dies erfordert eine hervorragende Kommunikation.

SaaS-zentriert: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte das SCoE aus Personen bestehen, die bereits Erfahrungen im Bereich SaaS Tech Stacks, SaaS-Integrationen, SaaS-Datenschutz, SaaS-Informationssicherheit und SaaS-Architektur vorweisen können.

Integriert: Die Teammitglieder sollten die Vielfalt der unterschiedlichen Geschäftsabteilungen des Unternehmens widerspiegeln. Dies erleichtert die Integration des neuen Teams in vorhandene Unternehmensstrukturen.

Klein: Das Team sollte zu Beginn nicht mehr als 10 Mitglieder umfassen. So kann sichergestellt werden, dass das SCoE langsam das Know-How und die Expertise aufnimmt, die für seinen Erfolg notwendig sind.

Wozu braucht man ein SaaS Center of Excellence (SCoE)?

Das SCoE beginnt als kleines Team, das zunächst alle im Unternehmen genutzten SaaS-Applikationen entdeckt. Im nächsten Schritt rationalisiert das Team alle sich überschneidenden Verträge oder Capabilities und trifft fundierte, datengetriebene Entscheidungen mit den jeweiligen Business Ownern. Danach werden die wichtigsten SaaS-Assets optimiert, die gleichzeitig auch die größten Ausgabenposten darstellen. So nimmt das SCoE an Fahrt auf.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, sollte das SCoE von dieser analytischen und beratenden Phase zur vollständigen Verwaltung von SaaS übergehen. Für ein umfassendes SaaS-Management sollte das SCoE Prozesse für den gesamten SaaS-Lebenszyklus erarbeiten. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, die Ihnen als Leitfaden dienen können:

• Entwicklung und Implementierung eines internen Prozesses zum Umgang mit neu entdeckten SaaS-Applikationen
• Implementierung eines Prozesses zur abteilungsübergreifenden Weiterverwendung von Lizenzen. Neue SaaS-Applikationen bzw. Lizenz-Upgrades werden nur dann eingeführt, wenn sie wirklich notwendig sind
• Vorbereitung auf Vertragsverlängerungen mit detaillierten Einblicken in die Produktnutzung, wodurch Unternehmen gestärkt in Verhandlungen gehen können
• Tracking und Überwachung der verwendeten SaaS-Applikationen und Compliance-Überprüfung

Und so beschleunigt das SaaS Center of Excellence die SaaS-Akzeptanz:

• Zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Thema SaaS
• Schaffung schneller, unkomplizierter und zentraler Prozesse für die Einführung neuer SaaS-Applikationen
• Zusammenfassung detaillierter Daten, um Erkenntnisse über die Nutzung und Akzeptanz von SaaS-Applikationen zu gewinnen
• Ermittlung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Erstellung genauer jährlicher Softwareprognosen
• Kontrolle über Verträge und Vertragsverlängerungen, um die SaaS-Kosten unter Kontrolle zu halten
• Umfassende Transparenz über die SaaS-Landschaft
• Überwachung der Einhaltung der unternehmensweiten SaaS-/Cloud-Governance-Richtlinien im gesamten SaaS-Portfolio
• Technischer Berater für die Integration von SaaS in bestehende IT-Landschaften (z.B. SSO, IT-Businesssysteme, etc.)

Im folgenden Abschnitt werden die unterschiedlichen SCoE-Rollen sowie ihre unterschiedlichen Aufgaben näher beleuchtet.

SCoE als Erfolgsgarant

Ein SaaS Center of Excellence ist kein statisches Gebilde. Ganz im Gegenteil – es entwickelt sich mit der steigenden Einführung und Nutzung von SaaS kontinuierlich weiter. Es wurde gezeigt, dass eine Kombination aus vorhandenen Experten und Spezialisten im Gebiet des CoE sehr vielversprechend ist.

Die folgenden Experten sind für ein erfolgreiches SaaS-Management von unschätzbarer Bedeutung:

• SaaS CoE Lead: Dies ist der Leiter des Teams. Diese Person ist verantwortlich für die Zusammensetzung der Expertengruppe sowie für operative Entscheidungen (besonders in der Anfangsphase des SCoE)
• SaaS-Spezialist (Engineer + Architekt): SaaS-Spezialisten sind das technische Rückgrat des SCoE und fungieren als Engineers, Berater und Solution Architects in einem. Sie helfen dabei, SaaS-Applikationen mit den Schnittstellen vorhandener Geschäftsapplikationen und Authentifizierungssysteme zu verknüpfen. In den meisten Fällen sind sie die Product Owner der SaaS-Management-Plattform.
• SaaS-Asset-Manager (SAM): Ähnlich wie die Software-Asset-Manager sind SaaS-Asset-Manager wesentlich für die Entdeckung und Verwaltung von SaaS-Applikationen. SaaS-Reporting, Benutzerlebenszyklen, Rationalisierung und Optimierung sowie Reporting zur SaaS-Nutzung und -Auslastung fallen ebenfalls in ihren Verantwortungsbereich. Im Allgemeinen sollten SaaS-Asset-Manager am besten wissen, welche Applikationen im Unternehmen vorhanden sind.
• SaaS Buyer: Auch wenn unterschiedliche Rollen (IT Buyer, Category Buyer, Procurement und Senior Buyer) bestimmte Assets für ein Unternehmen erwerben können, sollte diese Rolle Personen zugewiesen werden, die sich auf den SaaS-Beschaffungsprozess, Ausgabenanalysen, Budget und SaaS-Vertragsverlängerungsmanagement konzentrieren.
• Datenschutzspezialist: Wenn Daten in der Cloud gespeichert werden, brauchen Unternehmen einen Experten, der genau weiß, wie diese Daten optimal und den branchenüblichen Vorgaben und Richtlinien gemäß geschützt werden. Sie überwachen die Einhaltung der Compliance-Vorgaben auf Seiten der SaaS-Anbieter.
• IT-Sicherheitsspezialist: Diese Rolle überschneidet sich teilweise mit dem des Datenschutzspezialisten, da der IT-Sicherheitsspezialist für die Analyse und Optimierung der vorhandenen Sicherheitsabläufe zuständig ist.

Einordnung des SCoE in der Unternehmensstruktur

Es gibt zwei mögliche Stellen, an denen das SaaS Center of Excellence innerhalb Ihres Unternehmens angesiedelt werden kann. Eine Möglichkeit wäre unter der Führungsverantwortlichkeit des CTO (sprich der IT-Abteilung). Ansonsten könnte das SCoE auch dem CFO und damit der Finanzabteilung zugehörig sein.

Die Zusammenstellung des Expertenteams, das nachher das SCoE stellt, erfolgt unabhängig davon, welchem Bereich es letztendlich zugeordnet wird. Dies sollte Ihre Entscheidung, wo das SCoE angesiedelt werden soll, nicht beeinflussen. Die Entscheidung sollte maßgeblich davon abhängig, ob SaaS eher als Verantwortung der IT angesehen wird oder eben als Verantwortung der Beschaffungsabteilung.

Im Gegensatz zur Beschaffung klassischer lizenzbasierter Software wird der SaaS-Anteil weiterwachsen – diese Entwicklung könnte gut von der CFO-Abteilung aufgefangen und unterstützt werden. Andererseits wächst auch der Prozentsatz der auf den IT-Servern installierten und verwalteten Software zusätzlich zu den SaaS-Produkten kontinuierlich.

Die Einordnung des SCoE innerhalb der CTO-Abteilungen könnte dazu beitragen, dass das Unternehmen seine rein verwaltende, administrative Rolle ablegt und sich zu einem wahren Product Owner entwickelt. Es versteht sich von selbst, dass die wohl erfolgreichste Strategie ein funktionsübergreifender Ansatz wäre.

Implementierung eines SCoE

Auch wenn die Gründe, die für eine Gründung eines SCoE sprechen, auf der Hand liegen, kann der tatsächliche Implementierungsprozess eine Herausforderung darstellen und muss daher detailliert aufgeschlüsselt werden. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der erfolgreichen Gründung eines SaaS Center of Excellence, das mithilfe von SaaS einen positiven Wandel in Ihrem Unternehmen anstößt und die Innovationsfähigkeit stärkt. 

1. Definieren Sie eine klare Vision und Strategie für die SaaS-Nutzung in Ihrem Unternehmen
2. Definieren Sie SaaS-Leitlinien in Form von SaaS- oder Cloud-Governance, die vom SaaS Center of Excellence unterstützt werden
3. Setzen Sie das SCoE aus Mitarbeitern zusammen, die die richtige Expertise und das passende Mindset vorweisen.
4. Definieren Sie eine klare Vision für Ihr SaaS-Management, einschließlich priorisierter Ergebnisse (z.B. Transparenz, Compliance-Management, Optimierung des Vertragsverlängerungsprozesses, Erarbeitung eines einheitlichen Beschaffungsprozesses, etc.)
5. Bauen Sie Beziehungen auf und arbeiten Sie eng mit den SaaS-Management-Stakeholdern zusammen
6. Evaluieren und implementieren Sie eine SaaS-Management-Plattform, um Ihre Vision umzusetzen und die festgelegten SaaS-Leitlinien einzuhalten

Fazit

Es scheint allen klar zu sein, dass moderne Zeiten auch moderne Managementansätze erfordern. Im Bereich Softwaremanagement bedeutet dies, dass alle in der Cloud agierenden Unternehmen, unabhängig von ihrer Branche, ein Team aufstellen müssen, das das volle SaaS-Potenzial auszuschöpfen in der Lage ist.

Ein vielfältiges Team aus SaaS-Experten, ein sogenanntes SaaS Center of Excellence, beschleunigt die Einführung, Nutzung und Akzeptanz von SaaS, reduziert die Cloud-Ausgaben und transformiert dadurch Unternehmen – Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit in digitalen, cloudbasierten Märkten ausbauen.