Application Portfolio Management

Einleitung

Application Portfolio Management (APM) befasst sich mit der Verwaltung von On-Premises und Cloud-basierten Applikationen. Diese Disziplin bietet aussagekräftige Metriken zu dezentralen Applikationen und ermöglicht die Überwachung schneller Softwareentwicklungszyklen – dadurch können Enterprise Architects und Cloud Architects APM zunehmend automatisiert durchführen, um unternehmensweite Services zu bewerten und die Verfügbarkeit zugrunde liegender Technologien sicherzustellen.

In großen Unternehmen umfasst APM folgende Aspekte:

• Dokumentation der Applikationshistorie sowie der Applikationen, die zukünftig in Unternehmen eingesetzt werden sollen
• Identifizierung und/oder Automatisierung von Lebenszyklusinformationen der Applikationen
• Mapping von Applikationen und ihren jeweiligen Business Capabilities
• Anordnung von IT-Komponenten in Tech Stacks
• Bewertung der fachlichen und technischen Eignung von Applikationen

Was ist Application Portfolio Management

Application Portfolio Management funktioniert wie ein proaktiver Ansatz beim Kleidungskauf. Nehmen wir als Beispiel das T-Shirt, das Sie sich spontan auf dem Nachhauseweg gekauft haben – um dann leider feststellen zu müssen, dass Sie nichts besitzen, das dazu passt. Vermutlich verstaubt das T-Shirt immer noch in der hintersten Schublade Ihres Kleiderschranks.

Hätten Sie einen methodischeren Ansatz gewählt, sähe die Situation wahrscheinlich anders aus. Sie hätten sich dann beispielsweise Ihren Kleiderschrank vorher angesehen und so feststellen können, was Sie wirklich brauchen, um dann ein passendes Kleidungsstück zu kaufen. Genau dasselbe Prinzip lässt sich auch auf die Beschaffung von Applikationen anwenden.

Wenn Unternehmen wachsen, kaufen IT-Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter Applikationen zur Lösung dringender Probleme, oft ohne sich (ausreichend) Gedanken über die Konsequenzen zu machen oder sich abzusprechen.

Die Folge: Es sammeln sich Applikationen an, die sich nur schwer oder gar nicht mit bestehenden Lösungen oder anderen Systemen integrieren lassen. Es werden mehrfach Applikationen mit sich stark ähnelnden Capabilities gekauft. Andere werden nicht mehr verwendet, aber immer noch bezahlt und nie deinstalliert. Und wieder andere werden gekauft und überhaupt nicht benutzt.

Um solchen Szenarien vorzubeugen, sollte ein methodischer Ansatz verfolgt werden:

• Führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer Applikationen durch.
• Definieren Sie den Wert jeder Applikation.
• Behalten Sie die besten Applikationen.
• Aktualisieren oder ändern Sie die Applikationen, die nützlich, aber nicht mehr passend sind.
• Löschen Sie Applikationen, die nicht mehr ihren ursprünglichen Zweck erfüllen.
• Nutzen Sie das aktualisierte Applikationsinventar als Entscheidungsgrundlage für die Beschaffung neuer Applikationen .

Nun stellen Sie sich vor, dass dieser Prozess Hunderte oder gar Tausende von Applikationen auf einmal abdecken muss – besonders in unserem SaaS-Zeitalter. Für viele Unternehmen klingt das nach einer zu großen Aufgabe, derer sie sich nicht gewachsen sehen.

Das ist ein Problem.

Wenn Unternehmen ihr Application Portfolio nicht auf dem neuesten Stand halten, geben sie unnötig Geld für Applikationen aus, die keinen Mehrwert bieten. Dadurch bleiben weniger Geld und Ressourcen für Software und Services übrig, die einen Nutzen bieten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern könnten. Außerdem öffnen sie so Tür und Tor für potenzielle Verstöße, sowie für Verletzungen gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen.

Die Lösung für dieses Problem sind Application Portfolio Management und SaaS-Management-Lösungen.

Typische Fragen von Stakeholdern

Application Portfolio Management unterstützt verschiedene Stakeholder: CIO, CTO, IT-Manager usw. Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse, die mithilfe von APM und speziellen Tools bedient werden können:

Welche Applikationen bedürfen Investitionen und welche sollten abgeschafft werden?

Nachdem die Applikationen aufgelistet wurden, müssen IT-Manager entscheiden, welche Applikationen behalten und welche abgeschafft werden sollen.  Dafür müssen sie sowohl die fachliche als auch die technische Eignung aller Applikationen bewerten. Diese Informationen lassen sich beispielsweise mit einem Survey an die Applikationsbenutzer einholen.

Mit den Survey-Antworten lässt sich recht schnell feststellen, welche Applikationen für das Unternehmen geeignet sind. Im nächsten Schritt sollten dann sowohl fachlich als auch technisch ungeeignete Applikationen abgeschafft werden. 

Abbildung 1: Fachliche und technische Eignung von Applikationen (Application Portfolio)

Welche Applikationen unterstützen die Business Capabilities nicht ausreichend?

Enterprise Architects arbeiten an der Schnittstelle zwischen Business und IT. Ein Business Program Manager möchte wissen, wie genau die aktuellen Applikationen die vorhandenen Business Capabilities unterstützen. Im folgenden Beispiel sehen wir, dass viele Applikationen fachlich ungeeignet sind für die Business Capability „Customer Success“. Diese Applikationen sollten entfernt und Ihr Application Portfolio dadurch bereinigt werden.

Abbildung 2: Fachliche Eignung von Applikationen, dargestellt nach Business Capabilities.

Welche Applikationen sind geschäftskritisch und wo gibt es Lücken oder Überschneidungen?

Eines der Hauptprobleme in großen Unternehmen ist die Harmonisierung und Vereinheitlichung von Applikationen. 

Abbildung 3: Fachliche Eignung von Applikationen, dargestellt nach Business Capabilities und geografischen Benutzergruppen (Application Matrix).

Entwickelt sich unser Application Portfolio in die richtige Richtung, um unsere zukünftigen strategischen Ziele zu unterstützen?

In großen und komplexen Unternehmen kann man schnell den Überblick über den Lebenszyklus von Applikationen. Neigt sich eine Applikation ihrem Lebensende zu, muss ein Nachfolger für diese Applikation eingeplant werden – besonders, wenn Projekte oder Benutzer auf diese Applikation angewiesen sind. Diese Informationen sind für fast alle Stakeholder in Ihrem Unternehmen von Bedeutung. Ihr Security Officer muss wissen, dass alle Applikationen auf dem neuesten Stand sind, um Angriffe auf veraltete Applikationen zu vermeiden. Der CTO muss wissen, wie die Application Roadmap aussieht, usw.

Abbildung 4: Lebenszyklus von Applikationen und mit diesen Applikationen verbundenen Projekte (Application Roadmap)

Es gibt viele nützliche Reports, die für Unternehmen unerlässlich sind und auf die Enterprise Architects Zugriff haben sollten.

Warum Sie auf Application Portfolio Management setzen sollten

1. Cloud-native Strategien ermöglichen 

Ein dynamisches Applikationsinventar ist eine grundlegende Voraussetzung für die sichere Aktualisierung wichtiger IT-Prozesse sowie für die Implementierung maßgeschneiderter, aber effizienter Cloud-native Entwicklungsstandards. APM deckt Hindernisse bei der iterativen Ausweitung von Cloud-Umgebungen und Integration agiler Prinzipien auf und ist somit sowohl für Enterprise Architects als auch für Cloud Architects von besonderer Bedeutung.

2. Schwachstellen im Bereich Sicherheit und Compliance schließen 

Dank aktualisierter IT-Portfolios, die entweder mit Informationsdatenbanken der jeweiligen Anbieter integriert sind oder im Unternehmen selbst gepflegt werden, können Compliance-Probleme proaktiv angegangen werden, die sich aus veralteten oder nicht mehr unterstützten Applikationen ergeben. Zudem können alle Applikationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, zur Unterstützung des Audit-Managements nachverfolgt werden.

3. Cloud- und Hybrid-Kosten optimieren 

IT-Leader müssen das Business mit Analysen zu Cloud-Kosten und -Investitionen unterstützen. Außerdem ist es ihre Aufgabe, Workloads zwischen physischen Rechenzentren und Public-Cloud-Umgebung aufzuteilen. Dafür brauchen sie kontextualisierte und automatisierte Updates zu den Cloud-Kosten, die in den unterschiedlichen Accounts und Geschäftseinheiten anfallen – all das ist mit Applikationsinventaren möglich, die direkt mit Cloud-Anbietern integriert sind.

4. Prozesse mit Lean-Prinzipien und dem Technology Business Management (TBM) Framework verbessern

Zur Messung der unternehmensweiten Einführung des TBM-Frameworks kann auf Daten aus APM-Programmen zurückgegriffen werden. Indem die spezifischen Services der Cloud-Anbieter dahingehend bewertet werden, wie gut sie die IT-Ausgaben in Bereichen „Run the Business“ (RTB) und „Change the Business“ (CTB) optimieren, ist APM für Führungskräfte in Business und IT unerlässlich, um Services kosteneffizient zu skalieren.

5. Strategische Plattformen sicher implementieren

Dank APM können sowohl Enterprise Architects als auch die Führungsebene großangelegte IT-Transformationsprojekte überwachen. Viele Unternehmen greifen dafür auf automatisierte und konfigurierbare Reporting-Mechanismen zurück, um die Auswirkungen der sich entwickelnden Applikationslandschaft in Echtzeit nachverfolgen und messen zu können.

6. IT-Komplexität senken und Effizienz steigern

Milliardenschwere Unternehmen verfügen häufig über unvorstellbar komplexe IT-Landschaften, die aus mehreren Tausend unabhängigen Einheiten bestehen. Die meisten dieser Einheiten sind losgelöst von ihren Business Capabilities. APM schafft Klarheit in diesen komplexen IT-Landschaften, indem Applikationen kategorisiert und Redundanzen aufgedeckt werden. Das hilft Unternehmen dabei, die Einführung neuer Technologien oder Prozesse besser zu koordinieren.

7. Zusammenarbeit zwischen Business und IT fördern, um schneller auf Geschäftsbedürfnisse zu reagieren

APM basiert auf der engen Zusammenarbeit zwischen Business und IT. Je früher die Entwicklungsteams um die Geschäftsbedürfnisse wissen, desto schneller können sie Lösungen entwickeln, die im Einklang mit relevanten Sicherheits-, Software- und Marktstandards stehen.

8. Applikationskosten und Gesamtbetriebskosten senken

Optimierung von Server-Lizenzen, Ausphasen von Applikationen, Standardisierung gemeinsamer Technologieplattformen – APM ist eine wahre Goldgrube für jedes IT-Budget. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) einer jeden Applikation werden dokumentiert, einschließlich des strategischen Werts, ihrer Capabilities, der Benutzerzufriedenheit und möglichen vorhandenen Alternativen.

9. IT transparenter gestalten und Kontrolle über skalierende Hybrid-Cloud-Umgebungen erhalten

Unternehmen bauen auf APM, damit sie auch über ihre Cloud-Plattformen dieselbe Transparenz schaffen können, von der sie bereits in ihrer traditionellen, On-Premises-IT profitieren. Indem Verstöße erkannt werden, die sich auf die Cloud-Landschaft auswirken, und gleichzeitig die Architektur, die Infrastruktur und Deployments hinsichtlich Best Practices validiert werden, stellt APM sicher, dass hybride IT-Umgebungen ausführlich dokumentiert und kontrolliert werden.

10. IT-Projekte priorisieren 

APM priorisiert Projekte und ihre dazugehörigen Applikationen entsprechend dem Business Value und vorhandenen Ressourcen (personell und technologisch). Diese umfassende Klarheit dient CIOs und CFOs als Entscheidungsgrundlage für die Festlegung von Unternehmenszielen.

11. Geschäftsprozesse stärken, indem technologische Lücken und redundante Daten aufgedeckt werden

Ein ausführlich dokumentiertes Applikationsportfolio zeigt Unternehmen unmissverständlich technologische Lücken und Redundanzen auf, die die Geschäftsprozesse verlangsamen. APM liefert Verbesserungsoptionen und bezieht dabei das Wissen von Tech-Stakeholdern ein.

12. Datenflüsse und Applikationsabhängigkeiten abbilden

Indem mithilfe von APM Applikationsnetzwerke und ihre gemeinsamen Schnittstellen integriert werden, können die Auswirkungen von auslaufenden Lebenszyklen auf die gesamte Applikationslandschaft nachvollzogen werden. Die Zuverlässigkeit von Schnittstellen und Abhängigkeiten können von den Operations Teams analysiert werden.

Application Portfolio Management – erste Schritte

1. Erstellen Sie ein Applikationsinventar

Erstellen Sie eine Liste alter, aktueller und zukünftiger Applikationen. Diese Liste sollte alle Benutzer und Standorte Ihres Unternehmens weltweit einschließen.

2. Finden Sie heraus, wer der Applikationsverantwortliche ist

Identifizieren Sie die betroffenen Applikationsverantwortlichen. Oft stellt sich während dieses Prozesses heraus, dass bestimmte Applikationen nur von wenigen Personen genutzt werden. Ebenso kann es sein, dass Sie herausfinden, dass einzelne Applikationen überhaupt nicht genutzt werden.

3. Ermitteln Sie den Lebenszyklus der Applikationen

Wird ein Service technologisch nicht mehr unterstützt, muss sich das IT-Management mit Herausforderungen wie Integrationsproblemen, begrenzter Funktionalität, unterschiedlichen Service-Leveln, Mangel an Ressourcen und fehlender Unterstützung durch die Anbieter auseinandersetzen. Erfahrene Führungskräfte sind sehr gut darin, Risiken in einem frühen Stadium zu managen. Andere neigen dazu, die Risiken nicht unterstützer Technologien zu unterschätzen oder gar zu ignorieren.

Abbildung 5: Technologisches Risiko und die entsprechenden Lebenszyklusphasen von Applikationen.

4. Bewerten Sie die Nutzung von Applikationen

Oftmals werden Applikationen nicht vollumfänglich oder gar falsch genutzt. Solche Applikationen können im Rahmen eines Rationalisierungsprojekts identifiziert werden.

5. Ermitteln Sie den Business Value, die Qualität und die Kosten von Applikationen

Bestimmen Sie die Gesamtkosten und den Business Value jeder einzelnen Applikation – auch derer, die kaum genutzt werden. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem TCO ähnlicher Applikationen, die in der Branche verwendet werden. Am besten nutzen Sie für diesen Schritt die Business Capabilities. Business Capabilities beschreiben, was ein Unternehmen macht und was getan werden muss, damit sowohl derzeitige als auch zukünftige Herausforderungen gemeistert werden können. Sie definieren das „Was“ und nicht das „Wie“ unternehmerischer Handlungen. Außerdem helfen Business Capabilities dabei, Redundanzen in der IT zu erkennen, Risiken aufzudecken und innovative Technologielösungen zu entwickeln.

6. Erstellen Sie ein Application Architecture Framework

Entwickeln Sie eine Vision und ein Framework mit Prinzipien und festgelegten Regeln für Ihre Applikationsarchitektur. Definieren Sie eine Reihe von Geschäfts-, Informations- und Applikationskonzepten, die Ihr Unternehmen langfristig dargestellt sehen möchte. Hierfür können Sie sich auf die umfassenden Reporting-Capabilities von LeanIX stützen. Die benutzerfreundliche und visuell ansprechende Darstellung der Applikationslandschaft hilft dabei, einen vollständigen Überblick darüber zu behalten, welche Applikationen die beschlossenen Unternehmensziele unterstützen.  

7. Bilden Sie das Gesamtkonzept auf der Landschaft ab

Es ist unerlässlich, dass Führungskräfte von Business und IT gemeinsam mit den EAs die empfohlenen Maßnahmen für jede Applikation überprüfen und so eine optimale Roadmap entwickeln. Indem verschiedene Führungskräfte in den Prozess mit einbezogen werden, wird Transparenz geschaffen und letztendlich eine Brücke zwischen Business- und IT-Strategie geschlagen. Einige Maßnahmen werden leichter umzusetzen sein, als andere. Um ein gemeinsames Geschäftsmodell zu erstellen, konsolidieren Sie am besten Applikationen innerhalb eines Geschäftsbereiches – z.B. Personalwesen, Finanzen usw.

8. Etablieren Sie Application Rationalization als kontinuierlichen Prozess

Nachdem das Application Portfolio untersucht und optimiert wurde, sollte die IT-Landschaft nun kontinuierlich gepflegt werden. Mit einem einmaligen Rationalisierungsvorhaben können Unternehmen anfangs vielleicht Geld sparen, aber sie werden niemals die Vorteile eines kontinuierlichen Application Portfolio Managements realisieren können. Die Rationalisierung von Applikationen verbessert die Gesamteffektivität der IT und stellt sicher, dass sich die IT-Landschaft aktiv an den Geschäftszielen ausrichtet.

In dem folgenden Video erklärt Ross Francis von UnitingCare, einer der größten gemeinnützigen Organisationen im Bereich Gesundheits- und Support-Services Australiens, wie LeanIX sie auf ihrem Transformationsweg begleitet hat. Francis spricht über die komplexe IT, mit der sich UnitingCare auseinandersetzen musste, sowie über Application Portfolio Management, das für die Organisation den wichtigsten Anwendungsfall darstellte. Redundante Technologien, Tabellenkalkulationen, inkonsistente Daten – damit UnitingCare seine „2030 Transformation Roadmap“ einhalten und erreichen konnte, musste die Organisation ihre Applikationslandschaften analysieren und sich um die „dreckigen Daten“ kümmern, wie Francis veraltete Informationen bezeichnet.

Fazit

In der heutigen Zeit ist eine agile IT-Landschaft der Schlüssel zum Erfolg. Die digitale Transformation erhöht die Kundenanfragen, weshalb sich die IT-Architektur dynamisch an die schnell wechselnden Bedürfnisse des Marktes anpassen muss. Viele Unternehmen investieren 70-80% ihres IT-Budgets in alte bzw. geringwertige Applikationen. Damit bleibt nur wenig Geld für die Optimierung von Geschäftsprozessen übrig.

Das Ziel von Application Portfolio Management ist es, eine EA-Vision zu formulieren, die die Geschäftsziele realisierbar macht, auf die strategischen Triebkräfte reagiert, mit den Architektur-Prinzipen und Standards übereinstimmt und die Anliegen und Ziele der wichtigsten Stakeholder berücksichtigt.

Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, Ihre Applikationslandschaft zu optimieren, Transparenz zwischen den Stakeholdern herzustellen und Ihren Business Leadern einen Mehrwert zu bieten