Applikation Portfolio Bewertung

Was ist Applikation Portfolio Bewertung?

Applikation Portfolio Bewertung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen ihre derzeit verwendeten Softwareapplikationen bewerten. Das Ziel dieser Bewertung ist es, all jene Applikationen zu ermitteln, die dem Unternehmen den größten Benefit liefern, und die IT auf die Geschäftsziele abzustimmen.

Mithilfe dieser Bewertung können Unternehmen fundierte Entscheidungen dahingehend treffen, in welche Applikationen investiert, welche ausgephast und welche ersetzt werden sollten. So lässt sich das gesamte Application Portfolio optimieren und der Geschäftsbetrieb im Allgemeinen verbessern.

Die Bewertung des Application Inventory ist ein grundlegender Bestandteil des Application Portfolio Managements (APM). Effiziente und vollständige Bewertungen werden mithilfe von APM-Tools wie LeanIX EAM durchgeführt.

APM-Tools geben Unternehmen einen standardisierten Prozess an die Hand und liefern visuelle Maps, wodurch sowohl die Bewertungsqualität als auch die Applikationsrationalisierung verbessert werden. 

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Warum sollten Sie Ihr Application Portfolio bewerten?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Unternehmen ein Applikation Portfolio Bewertung durchführen sollten:

• Aufdeckung der Applikationen, die dem Unternehmen den größten Benefit liefern und Abstimmung der Applikationen auf die Geschäftsziele.
• Ermittlung der Applikationen, die redundant, nicht ausreichend genutzt oder nicht länger benötigt werden, zur Optimierung des gesamten Portfolios.
• Ermittlung von Applikationen, die konsolidiert oder integriert werden können, zur Effizienzsteigerung und Komplexitätsverringerung.
• Bewertung des Status quo des Application Portfolio und Ermittlung von Lücken oder Schwachstellen, die angegangen werden müssen.
• Fundierte Daten als Entscheidungsgrundlage dahingehend, in welche Applikationen investiert, welche ausgephast oder welche ausgetauscht werden sollten, um den Geschäftsbetrieb zu optimieren und die gesetzten Ziele zu erreichen. 

Im Allgemeinen kann gesagt werden, dass Unternehmen mit der Bewertung ihres Application Portfolio sicherstellen möchten, dass ebenjenes auf die Geschäftsziele abgestimmt ist und das Unternehmen sowie sein Wachstum unterstützt.

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Die wichtigsten Anwendungsfälle

Es gibt einige Anwendungsfälle, die zum Tragen kommen, wenn große oder kleine Unternehmen ihr Application Portfolio bewerten.

Jeder der folgende Prozesse erfordert einen IT Architekt, der die Zielarchitektur festlegt. Dies geschieht mithilfe der Methodiken, die weiter unten in diesem Guide beschrieben werden.

Cloud migration

Cloud Computing ist ein wichtiger Teil moderner Unternehmen. Drittanbieter wie Google, Microsoft Azure, Salesforce und IBM ermöglichen es Unternehmen, online auf ihre Prozesse und Services zuzugreifen. Die Migration hin zu Cloud-Services erfordert eine detaillierte Bewertung des derzeitigen Application Portfolio. So soll bestimmt werden, welche SaaS-, IaaS- oder PaaS-Services die festgelegten Geschäftsziele am besten erreichen und wie sie sich auf das Unternehmen auswirken.

Post-Merger-Integration

Wenn sich zwei Unternehmen zusammenschließen, finden sich häufig redundante Applikationen in der neu formierten IT-Landschaft. Deswegen ist eine Analyse und auch Rationalisierung des neuen Application Portfolio notwendig, damit der Integrationsprozess erfolgreich beendet werden kann.

IT-Kostenoptimierung

Die IT-Kostenoptimierung beschreibt den Prozess der kontinuierlichen Analyse der technologischen Prozesse und Applikationen von Unternehmen, um Kosteneinsparungen zu erzielen. Zu den Kostenoptimierungsbereichen zählen Cloud-Services, Infrastruktur und Applikationen.

Komplexitätsreduktion

Große Unternehmen haben in der Regel komplexe IT-Infrastrukturen, die im Laufe der Zeit sehr schwerfällig und teuer werden können. Durch die Reduzierung der Softwarekomplexität können Unternehmen ihr Application Portfolio optimieren und rationalisieren.

Applikationsmodernisierung

Technologie entwickelt sich in Lichtgeschwindigkeit, besonders in der IT-Welt. Es gibt immer neue Updates, Versionen und Applikationen, die Unternehmen einführen müssen, um weiterhin wettbewerbsfähig zu sein. Durch die Bewertung des Application Inventory kann alte Software ausgephast werden.

Risikomanagement

Die Bewertung des Application Portfolio hilft Unternehmen bei der Aufdeckung potenzieller Risiken innerhalb ihrer IT-Landschaft. Zu den Risiken gehören unter anderem Sicherheitslücken, redundante Software und die Schatten-IT.

Bewertungsvoraussetzungen

Für ein erfolgreiches Applikation Portfolio Bewertung bedarf es einiger Voraussetzungen, die vor dem Prozess erfüllt werden müssen.

Je detaillierter die Informationen sind, die den IT-Teams zu den folgenden Punkten zur Verfügung stehen, desto einfacher und besser können Entscheidungen getroffen werden. Hier sind die Must-Haves für jedes Applikation Portfolio Bewertung: 

• Ein klarer Anwendungsfall: Auch wenn die Analyse des Application Portfolio viele Vorteile mit sich bringt, müssen die wichtigsten Geschäftsziele deutlich ausgeführt werden, die mit der Analyse erreicht werden sollen. So kann sichergestellt werden, dass sowohl Zeit als auch Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden.
• Vollständiges Application Inventory: Unternehmen müssen eine Liste all ihrer Applikationen erstellen. Dies kann manuell geschehen (z.B. in einer Tabelle) oder mithilfe eines APM-Tools (empfohlen).
• Beschreibung: Die IT muss eine vollständige Beschreibung jeder einzelnen Applikation haben. So sieht man auf einen Blick, was eine Applikation macht, auf welche Assets oder Personenkreise sie sich auswirkt und wie sie funktioniert.
• Business Capability Map: Solche Maps zeigen visuell auf, welche Business Capability eine Applikation unterstützt und ob sie dies auch auf eine angemessene Art und Weise tut. Dies ist ein weiteres Argument für die Nutzung eines APM-Tools.
• Ownership: Wer sind die Applikationsverantwortlichen und wofür nutzen sie die Applikation?
• Fachliche und technische Eignung: Welchen Mehrwert und welche Funktionen liefert die Applikation dem Unternehmen?
• Kosten und Pricing: Wie viel kostet die Applikation und die dazugehörigen Upgrades und Add-ons? Wie wird dafür bezahlt?
• Nutzung: Wie häufig wird eine Applikation genutzt, wie viele aktive Benutzer gibt es und wie viele Lizenzen wurden gekauft?
• APM-Lösung: Alle oben genannten Punkte können mit LeanIX EAM umgesetzt werden. 

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[FORTSETZUNG UNTEN]

Methodiken

Sobald der Anwendungsfall ermittelt und festgelegt wurde, muss man sich für die passende Bewertungsmethodik entscheiden. Es gibt drei weitverbreitete Frameworks, mit denen Enterprise Architects diese Aufgabe angehen: Gartners APA, das TIME-Modell und 6Rs.

Diese Methodiken schließen einander nicht aus, haben jedoch unterschiedliche Ergebnisse. Für welche Methodik sie sich entscheiden, hängt vom Anwendungsfall und der angestrebten Zielarchitektur ab.

TIME-Modell

Mit dem Gartner TIME-Modell können Unternehmen Optimierungsbereiche in ihrem Portfolio unter Berücksichtigung der fachlichen und technischen Eignung, des Risikos und der Kosten identifizieren, managen und priorisieren. So lassen sich große und/oder veraltete Application Portfolios modernisieren sowie Software für die Cloud-Migration und Applikationsmodernisierung implementieren.

TIME steht für Tolerieren, Investieren, Migrieren und Eliminieren. Hier einige Charakteristika des Modells: 

• Tolerieren: Applikationen, die keinen guten Business Value bieten, aber eine wichtige Funktion und eine hohe IT-Qualität besitzen.
• Investieren: Applikationen, die wichtig für das Unternehmen und potenzielle Investitionskandidaten sind.
• Migrieren: Applikationen, die zwar einen Zweck in der IT-Landschaft erfüllen, jedoch zu Problemen führen und zur Funktionsverbesserung migriert werden müssen.
• Eliminieren: Applikationen, die entfernt werden können. 

6Rs

Die 6Rs-Methode ist ein Framework, mit dem Unternehmen all jene Applikationen ausmachen können, die in die Cloud migriert werden können. Außerdem liefert das Framework Informationen dazu, wie die Cloud-Migration umgesetzt werden kann.

Die Cloud-Migration liefert Unternehmen viele technische und finanzielle Vorteile. Mithilfe der 6Rs (Rehost, Replatform, Rearchitect, Replace, Retain, Retire) kann die Cloud Readiness von Applikationen bewertet werden. 

• Rehosting: Auch als „Lift-and-Shift“ bekannt. Das Rehosting kann mit Tools automatisiert werden und ist eine einfache Möglichkeit, um bereits in der Cloud befindliche Applikationen zu optimieren/neuzugestalten.
• Replatforming: Identifizierung und Modernisierung einzelner Applikationsteile, um einen konkreten Nutzen zu erzielen.
• Repurchasing: Hier werden Applikationen oder Systeme zu einem völlig neuen Produkt verschoben.
• Refactoring: Umfasst die Neukonzeption oder Umstrukturierung von Applikationen, in der Regel unter Verwendung Cloud-nativer Funktionen. Dies geschieht, wenn Unternehmen neue Funktionen hinzufügen, die Applikation skalieren oder die Performance der Applikation erhöhen möchten.
• Retiring: Ausphasung von Applikationen, wenn sie dem Unternehmen keinen Mehrwert mehr bieten.
• Retaining: Das ist die „Nichtstun“-Option. Hier handelt es sich um Applikationen, an denen nichts geändert werden muss oder mit denen sich zu einem anderen Zeitpunkt befasst wird. 

Gartner’s APA

Gartners Application Portfolio Analysis (APA) ist ein Tool, mit dem die aktuellen und geplanten Applikationen eines Unternehmens in drei Kategorien eingeteilt werden: Nutzen (utility), Verbesserung (enhancement) und Pioniere (frontiers). Jede dieser Kategorien basiert auf dem Grad, in dem die Applikationen zur Unternehmensperformance beitragen.

Dieses Framework organisiert Applikationen also anhand ihrer Performance und eignet sich daher am besten für Unternehmen, die die bestmögliche Leistung und größten Business Value erzielen wollen.

Die APA-Kategorien von Gartner lauten: 

• Nutzen (utility): Applikationen, die für das Unternehmen unerlässlich sind, jedoch nicht zu Performancesteigerung beitragen (z.B. Lohnabrechnung).
• Verbesserung (enhancement): Applikationen, die die Performance von Unternehmen auf Grundlager etablierter Technologien verbessern.
• Pioniere (frontier): Applikationen, die auf die Verbesserung der Unternehmensperformance abzielen, in der Regel jedoch mit erheblichen Risiken verbunden sind.

Fazit

Das Applikation Portfolio Bewertung legt den Grundstein für viele Anwendungsfälle und ist für die Durchführung von APM-Projekten unerlässlich. Für welche Methodik Sie sich entscheiden, hängt von Ihrem Anwendungsfall und Ihrer Erfahrung ab.

Wenn Sie Ihr Application Portfolio erfolgreich optimieren möchten, sollten Sie auf eine APM-Solution zurückgreifen. Diese liefert den IT-Experten eine visuell aufbereitete Übersicht der gesamten Applikationslandschaft, der dazugehörigen Business Capabilities, Komponenten, Kosten und potenziellen Risiken.

Die Bewertung des Application Portfolio ist notwendig, um die IT-Landschaft bei der Entwicklung hin zur Ziellandschaft zu unterstützen.